Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

    Корпоративные карты организации связаны с  каким-либо одним ее специальным  карточным счетом. На карточном счете  может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная  карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно, по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита. 
Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг или получения наличных денежных средств.

    Пример  № 2:

    Фирма «Омега» заключила договор с  банком на обслуживание расчетной корпоративной  карты. Банк выставил фирме счет на годовое обслуживание пластика в сумме 1200 руб. «Омега» оплатила услуги банка. На корпоративный счет она перечислила 20 000 руб. для оплаты хозяйственных расходов. Карта записана на работника фирмы Михайлова Алексея, который снял через банкомат все деньги и истратил 15 000 руб. из них на покупку материалов. Оставшиеся 5000 руб. он вернул в кассу «Омеги».

    Таблица 2

    Отражение в учёте соответствующих операций

    В течение года в конце каждого  месяца бухгалтер будет делать проводку:

    Д 91-2 «Прочие расходы» К 97 «Расходы будущих периодов» – 100 руб. – оплата услуг банка учтена в составе прочих расходов.

    Поскольку средства, снятые с карты, считаются  выданными под отчет, то и отчитаться по ним нужно по всем правилам. По возвращении из командировки или по окончании срока выдачи под отчет подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются 
все оправдательные первичные документы: счета за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, квитанции, чеки и другие документы. Кроме того, сдаются оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Кстати говоря, банк имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт.

    Таким образом, корпоративные пластиковые  карты имеют ряд преимуществ: замена чековой книжки на «электронный кошелёк»; возможность выпуска к корпоративному карточному счёту дополнительных карт на то же, либо на другое лицо, при этом на каждую карту возможно установление индивидуального лимита; удобный контроль за целевым использованием денежных средств в виде ежедневной выписки движений по корпоративному карточному счёту, а в случае выпуска более одной карты к данному карточному счёту также и по операциям, осуществляемым посредством каждой карты; дополнительный доход в виде начисляемых процентов на остаток по карточному счёту; независимость от режима работы банка.

    Также помимо стандартных возможностей по получению наличных денежных средств  в банкоматах или в кассах  банков-участников платежной системы, а также оплаты товаров и услуг, проводимых на электронных POS-терминалах, современные пластиковые карты предоставляют их держателям следующие дополнительные возможности: запрос через банкомат остатка на счете (с обязательным введением ПИН-кода); оплата дополнительных услуг (коммунальных платежей, услуг операторов сотовой связи, интернет-провайдеров и т.д.); проведение операций и получение информации о движении по счету через обычный телефон (голосовая система); управление банковским счетом и получение информации об остатках и движениях по банковскому счету через Интернет; получение в реальном времени информации о зачислениях и списаниях с карточного счета на мобильный телефон посредством SMS-сообщений; оплата услуг мобильных операторов через мобильный телефон.

    Помимо  всего этого существует ряд недостатков:

1. корпоративная карта всегда именная. То есть выпускают ее на определенного работника фирмы, которого ее директор уполномочил совершать операции по карточному счету. Это не очень удобно тем фирмам, где деньги, например, на закупку сырья или командировки выдают большому количеству работников. (Хорошо еще, что у фирмы может быть и несколько таких карт. При этом для каждой будет открыт отдельный счет или все они будут выпущены к одному счету. Сделать это позволяет банкам положение Центробанка от 9 апреля 1998 г. № 23-П.);
2. еще один не очень приятный момент заключается в следующем. Раз карточный счет подпадает под определение счета, которое дано в ст. 11 НК, значит, на него, как и на расчетный счет фирмы, налоговики могут выставить инкассо на взыскание «налоговой» недоимки;
3. в отличие от кассиров и работников для бухгалтера корпоративная карта – это всегда источник дополнительных хлопот. Дело в том, что банк в любой момент может потребовать у фирмы все первичные документы, подтверждающие, что «карточные» суммы подотчётное лицо истратило по назначению (счета гостиниц, билеты на транспорт, чеки, оригиналы слипов и квитанции банкоматов о снятых со счета суммах). Собрать такие бумаги не всегда просто.

    Однако, есть люди, которые, не имея на то законных оснований, пытаются завладеть имуществом других людей. Преступность в сфере пластиковых карт развивается достаточно быстро. Предметом преступного посягательства являются денежные средства владельца пластиковой карты, размещённые на спецкартсчёте. Но, следует отметить, что с развитием высоких технологий традиционные формы преступных посягательств приобрели новый характер, в частности, говоря о пластиковых картах, целью преступников стало завладение указанными инструментами для того, чтобы иметь возможность распоряжаться средствами на карточном счёте. Объектом преступного посягательства является не сама карта, которая не представляет собой ценность, а возможность посредством карты как инструмента безналичных расчётов распоряжаться денежными средствами на счёте.

    Таким образом, безопасность расчётов платёжными картами зависит от технологической  безопасности как обстоятельства, препятствующего  совершению преступлений, и законодательного регулирования в этой области. Можно  сказать, что ключевыми факторами, определяющими интенсивность использования пластиковых карт, является удобство, простота обращения, обеспечение контроля за платежами и их безопасность, расширенные функциональные возможности.

    Россия  живет в мировом сообществе, уже  сегодня широко использующем системы расчетов по пластиковым карточкам, оставаться в стороне от общего процесса при расширении культурных, политических и экономических связей с другими странами практически невозможно и невыгодно.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    В результате проделанной работы была раскрыта тема бухгалтерского учёта расчетов  с подотчетными лицами. Бухгалтерский учёт расчетов  с  подотчетными  лицами  проводится  на основе первичных документов по расчетам  с  подотчетными  лицами, а именно: авансовые  отчет;  приказы  о  направлении сотрудников   в   командировки;   командировочные    удостоверения;      список  лиц,  которым разрешено  получение  наличных  денег  из  кассы;  сметы   представительских расходов;  оправдательные первичные документы.

    Особое  внимание уделено вопросам учета командировочных расходов, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены, бухгалтерские проводки, приведены примеры, таблицы, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, представительские и командировочные, оформить бухгалтерские документы. Также определён порядок направления работника в командировку с соответствующими документами, рассмотрены вопросы документирования и учета административно-хозяйственных и представительских расходов.

    Бухгалтеру  нужно, прежде всего, знать, что при расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверить правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).

    Проверка  правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.2003 г.

    Изучение  типичных ошибок, допускаемых на предприятиях  при  расчетах  с подотчетными лицами  позволяет  утверждать,  что  большинство  таких  ошибок происходит не из-за сложности в    бухгалтерском  учете,  а  в  результате небрежного его ведения и отсутствия контроля  за  расчетами  с  работниками. Основными  ошибками,  допускаемыми   организациями   являются   несоблюдение порядка  выдачи  денег  под  отчет;  отсутствие  инвентаризаций  расчетов  с подотчетными  лицами;  приложение  к  авансовым  отчетам  не  имеющих   всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с  другими  юридическим лицами выданными  под  отчет  наличными  деньгами  в  размерах,  превышающих установленные лимиты и другие.

    Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с вышеуказанными расчетами. Тем не менее, как нам кажется, получилась неплохая работа, в которой были рассмотрены все самые важные проблемы, связанные с документацией и расчётами с подотчётными лицами. Также был рассмотрен ряд возникающих вопросов при отправке работника в командировку,  выдаче наличных денежных средств подотчётным лицам и многое другое. 
 
 
 
 
 
 
 

    СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.).
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60).
3. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (с изм. и доп. от 7 мая 2003 г.).
4. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? // Главбух. – 2005. - № 4 – С. 11-13.
5. Борисов Л.П. Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами // «Консультант бухгалтера». – 2005. - № 3. – С. 10-12.
6. Бухгалтерское дело: Учебное пособие / Под ред. Н.Н. Хахоновой. Москва: ИЦК «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. – 687с.
7. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов обучающихся по экон. специальностям – 3-е изд., доп. и пер. – М.: Омега-Л, 2006. – 576с.
8. Габец Н. Бухгалтерские тонкости командировок // «Практическая бухгалтерия». – 2007. - № 3. – С. 11-14.
9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2004. – 592с.
10. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2008. – 621с.
11. Сергеева С.Н. Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет // Консультант бухгалтера. – 2003. - № 11. – С. 11-14.
12. Субботина О.М. Материальная ответственность работника // Главбух. – 2006. - № 19. – С. 9-12.
13. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: 000 «НИТАР АЛЬЯНС», 2003. -467с.
14. Банки и банковские операции: Учебник / Под ред. Проф. Е. Ф. Жукова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2004.
15. Международные экономические отношения: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2005.
16. Усоскин В. М. Современный коммерческий банк. Управление и операции. – М.: Всё для Вас, 2006.
17. Коровяковский Д. Г. Правовая защита расчётов пластиковыми картами от преступных действий // Финансы и кредит. – 2008. - №2. С. 10-14.