Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

    При этом дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включается, а в табеле учета рабочего времени их отмечают буквенным кодом Б. Поскольку сотрудник находится вне места регистрации по месту жительства, листок нетрудоспособности ему выдается с разрешения главного врача (заместителя) медицинской организации с соответствующей записью в медицинской карте и листке нетрудоспособности. Продлевается больничный лист с учетом дней, необходимых для проезда домой - к месту регистрации или временного проживания.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам.

    Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в  бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

    Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию. [3]

    Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое  сальдо отражает сумму задолженности  подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

    Работник  предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет (приложение 5).

    В качестве оправдательных документов при  этом могут выступать: командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета; счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья; проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно; документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.). [6]  

    При проверке командировочных расходов прежде всего нужно обратить внимание на следующее:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку и указывается ли цель командировки;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчётов по командировкам;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчётной суммы.

    Кроме того, следует учитывать: если целью  командировки была доставка материальных ценностей и в течение командировки они были доставлены на служебном транспорте предприятия, то расходы по перевозке (командировочные, бензин и др.)  нельзя ставить в удорожание стоимости доставленных ТМЦ, как зачастую это делают на предприятиях. Согласно Инструкции по применению плана счетов материалы учитываются по фактической себестоимости, которая определяется, в частности, исходя из затрат на транспортировку, осуществляемую силами сторонних организаций.[8]

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету  руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

    Пример  № 1:

    Директор собирается в командировку из Казани в Заинск, для приобретения материалов. Он получает деньги из кассы в размере 5500 рублей. В Заинске покупает материалы и возвращается в Казань. При обработке авансового отчёта бухгалтер выясняет, что директор израсходовал только 5 тысяч рублей.

    Таблица 1

    Отражение бухгалтером проводок

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредитом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

    Для того чтобы найти правильное решение  при возникновении сложных и  неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

    Так, все отношения, возникающие между  работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления. [7]

    Командированному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.

    Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

    В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

    Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

    Суточные  выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

    Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно статье 168 ТК РФ их размер определяется работодателем самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных НК РФ.

    С 1 января 2008 года в Налоговом кодексе  РФ появилась новая норма законодательства, устанавливающая размер суточных необлагаемых НДФЛ. Такие изменения в абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ с указанной даты внес Федеральный закон от 24 июля 2007 года №216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации».

    Согласно  этим изменениям суточные освобождаются  от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории Российской Федерации. [10] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Бухгалтерский  учёт расчётов по административно-хозяйственным и представительским расходам.

    Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт не только на командировочные расходы, но и на административно-хозяйственные и  представительские. Рассмотрим сначала  административно-хозяйственные расходы. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться: либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы, либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации). [9]

    В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются по дебету 71 «Расчёты с подотчётными лицами» с кредитом 50 «Касса» (51 «Расчётный счёт») на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка. Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного  отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Следует проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

    Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается. Представленные подотчётными лицами авансовые  отчёты об израсходованных суммах и  приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.[11]

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца, номер кассового аппарата, номер и дату выдачи чека, стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.

    Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.