Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается по дебету 10 «Материалы» с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» на сумму оприходованных материалов.

    По дебету 20 «Основное производство» (23 «вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и так далее) с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

    Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.

    При этом должны быть сопоставлены документы  на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.

    Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

    1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ.  Продажа товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

    2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

    Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются по дебету 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» с кредитом 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (50 «Касса») на сумму оплаченных счетов.

    3. Не позднее десяти дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру. [12]

    В счёте-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счёта-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги); наименование получателя товара (работы, услуги); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); сумма налога на добавленную стоимость; дата представления счёта-фактуры.

    Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счёт-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.

    При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих  право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию. Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

    При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег  из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

    Теперь  перейдём непосредственно к представительским  расходам. Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

    Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические  расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

    При составлении сметы на представительские  расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

    Руководитель  предприятия должен издать приказ, в котором  будет определен  круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

    Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

    Не  следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

    В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены:

Д 71 «Расчёты с подотчётными лицами» К 50 «Касса» – выдано под отчёт на представительские расходы;

Д 26 «Общехозяйственные расходы» К 71 «Расчёты с подотчётными лицами» – списаны представительские расходы по предъявленным документам. [13]

    Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

    Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством  финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Особенности  применения пластиковых карт в расчётах с подотчётными лицами.

    В последнее время всё более  широкое применение в нашей повседневной жизни приобретают пластиковые  карты, с помощью которых можно  произвести расчёты без применения наличных денежных средств. Такая форма  расчётов достаточно удобна и практична.

    Использование корпоративной карты на предприятии  значительно сокращает операционные расходы и время, связанное с  выдачей подотчетных сумм, упрощается процесс отчета по их использованию, оптимизируется финансовый документооборот. Кроме того, исчезает необходимость получения в банке наличных денежных средств на командировочные, представительские, хозяйственные расходы.

    Если  сотрудники предприятия постоянно  пребывают в командировках или разъездах (например, водители), гораздо удобнее использовать корпоративные карты.

    Корпоративная карта - удобное и эффективное средство безналичной оплаты представительских, командировочных и хозяйственных расходов сотрудников предприятия. Все траты и поступления четко фиксируются. При этом, если у сотрудника, находящегося в другом городе возникла срочная необходимость в деньгах - счет корпоративной карты может быть оперативно пополнен (в течение получаса-часа)

    Для получения корпоративной карты  и открытия корпоративного карточного счета для ее использования необходимо:

1. предоставить в банк документы, необходимые для открытия расчётного счёта (приложение 3).
2. представить в банк справку об уведомлении налоговой инспекции о намерениях открыть корпоративный карточный счет;
3. заключить с банком договор об обслуживании предприятия по пластиковым картам;
4. перечислить средства с расчетного счета предприятия на корпоративный карточный счёт.

    Может быть так, что карточный счёт один, а корпоративных карт несколько. Выпуск одной карты на несколько  человек не допускается. Правила многих платных систем (например,Visa) предполагает, что корпоративная карта должна быть именной. Карточка заводится на имя материально-ответственной лицо предприятия – держателя карты. Если по одному спецкартсчёту выдано несколько корпоративных карт, то рекомендуется бухгалтеру открыть к счёту 55 субсчёт «Специальные карточные счета» дополнительную аналитику по держателям карт: субконто «Иванов И. И.», субконто «Сидоров С. С.»

    Если  карта была выдана организации на основании заключённого договора банк счёта и в связи с открытием нового банковского счёта, то организация должна письменно сообщить в налоговый орган об открытии счёта в десятидневный срок. Это требование установлено ст. 23 НК РФ, нарушение которого влечёт взыскание штрафа в размере 5 тысяч рублей (ст. 118 НК РФ).

    Корпоративные карты могут быть как расчётными, так и кредитными. Эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация  должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный  счёт в банке, а во втором случае банк фактически предоставляет организации кредит. Для того, чтобы получить расчётную корпоративную карту, организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счёт в банке. Использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счёте. В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет её держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.

    Правила расчётов с помощью пластиковых  карт установлены Положением Центрального банка РФ от 24 декабря 2004 года №266-П  «Об эмиссии банковских карт и  об операциях, совершаемых с использованием пластиковых карт».