Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

Институт  экономики, управления и права 
 
 

Экономический факультет 
 
 

Кафедра бухгалтерского учёта и аудита 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

По  дисциплине:

Бухгалтерский финансовый учёт

на  тему:

Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами 
 
 
 
 

                                 Студентка 162 группы Ананьева И. И.

                                 Руководитель Фахрутдинова Н. М. 
 
 
 
 

Казань - 2008

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение……………………………………………………………………………...3

1. Понятия подотчётных лиц, служебной командировки и общий порядок направления работника в командировку…………………..…………………....5
2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по командировочным расходам…………………………………………………………………………10
3. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по административно-хозяйственным и представительским расходам………………...……..……...15
4. Особенности применения пластиковых карт в расчётах с подотчётными лицами…………………………………………………………………………...22

Заключение………………………………………………………………………….28

Список  использованной литературы……………………………………………...30

Приложения…………………………………………………………………………32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ

      Тема  работы выбрана мной в соответствии с тем, что бухгалтерия предприятий по-прежнему совершает большое количество ошибок в документальном оформлении и учете данных операций.

      В основном, в процессе функционирования предприятий возникают вопросы  по учету расчетов с подотчетными лицами. Поэтому основная часть работы посвящена именно этим расчетам (в частности – это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки).

      Большое внимание уделено правильности отражения  административно-хозяйственных и  представительских расходам. Подробно рассмотрены вопросы выдачи наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей, работ, услуг, нормативные ограничения налично-денежного обращения, особенности документального оформления покупок за наличный расчет у юридических лиц, физических лиц, в розничной торговле, особенности учета приобретения ГСМ за наличный расчет, оформление и учет представительских расходов.

      Особое  внимание в работе уделено учету  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. В работе приведены нормы возмещения суточных, расходов по найму жилого помещения.

      Перед данной курсовой работой поставлена цель - осветить как можно больше проблемных вопросов в отношении бухгалтерского учета и расчетов с подотчетными лицами, а в частности:

• порядок направления работника в командировку;
• возмещение расходов по командировке;
• документальное оформление командировочных расходов;
• оформление и учёт представительских расходов;
• выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей, работ, услуг.

      Также в работе приведены бухгалтерские проводки, цифровые примеры, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы, оформить бухгалтерские документы. В работе рассмотрены вопросы документирования, учета соответствующих расходов, даны примерные формы и образцы их заполнения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие  подотчётных лиц, служебной командировки.

Общий порядок  направления работника в командировку.

Документальное  оформление.

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Подотчётные лица – это работники организации, получившие авансом денежные средства на предстоящие административно-хозяйственные, представительские и командировочные расходы.

    Служебной командировкой признаётся поездка  работника по распоряжению руководителя организации на определённый срок в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы. Установлены особенности направления работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал) также признается командировкой.

    Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий  и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (приложение 1). Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован. Вместе с тем, фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении.

    По  усмотрению руководителя организации  направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом (приложение 2), в котором отражается причитающийся к выдаче аванс. Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

    Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций [3]. Пунктом 11 названного Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

    Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу.

    Днем  выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

    При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

    При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время  пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и  дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. [4]

    В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме (приложение 4).

    Руководитель  министерства, ведомства, предприятия  приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

    Следует отметить, что на работников, находящихся  в командировке, распространяется режим  рабочего времени и отдыха тех  предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

    В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в  командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

    За  командированным работником сохраняется  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ.

    Заработная  плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними. [5]

    Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

    Не  исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

    В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник  прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного  сбора.

    В бухгалтерском учете затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов на основании пункта 12 ПБУ 10/99.

    В соответствии с пунктом 16 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР» сотруднику, заболевшему во время командировки, на общем основании:

• возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, нахождения на стационарном лечении);
• выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не более двух месяцев;
• назначается пособие по временной нетрудоспособности.