Бухгалтерский учет как информационная база управления банком

     Содержащаяся  в принятых к учету документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.⁸

     Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники. Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

     К числу регистров бухгалтерского учета в банках относятся: ведомость остатков по счетам; ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств; ежедневная оборотная ведомость; ежедневный баланс.

     Организация работы бухгалтерского аппарата в банках строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю; Департамент (управление) бухгалтерского учета является самостоятельным структурным подразделением банка и возглавляется главным бухгалтером.

     Главный бухгалтер банка утверждает положения  об отделах, он (или по его поручению  начальники отделов) определяет конкретные обязанности бухгалтерских работников и обслуживаемые ими счета. Распоряжения руководителя банка по ведению  бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

     Банки самостоятельно определяют продолжительность  операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня, в течение которого осуществляется обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения в учете,  кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего дня .

     Согласно  Федеральному закону «О бухгалтерском  учете» своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

     Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете (создание или получение от других подразделений банка, от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) должны регламентироваться графиком документооборота. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы банка, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

     График  документооборота оформляется в  виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением банка, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Контроль  за соблюдением исполнения графика документооборота по департаменту бухгалтерского учета осуществляет главный бухгалтер. В соответствии с действующими Правилами требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в департамент бухгалтерского учета необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб банка.⁹

     В своей учетной политике банки  самостоятельно разрабатывают правила документооборота, основываясь при этом на Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29 июля 1983 г. N 105 и действующих Правилах.

     Правила документооборота устанавливают порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в банке. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

     - все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам банка в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка;

     - документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется банком и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

     Документы по операциям, связанным с перечислением  средств через учреждения Банка  России, оформляются в соответствии с установленным порядком Банка России и требованиями РКЦ, принимающего документы к исполнению.

     Расчетные операции через другие кредитные  организации (их филиалы) осуществляются на основе договора о корреспондентских отношениях, в котором должны быть определены:

     -  документы, которыми оформляются расчеты между банками корреспондентами;

     - порядок направления документов и используемые технические средства;

     -  способы удостоверения права распоряжения денежными  средствами;

     - контроль и выверка расчетов.

           Существующий в  банке порядок хранения первичных  документов и учетных регистров должен обеспечивать выполнение следующих обязательных требований, установленных действующими Правилами:

     - первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в архив и  хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилам и организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет;

     - первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив банка должны храниться в департаменте бухгалтерского учета в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером;

     - бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их coxpaнность.

     Сформированные  в установленном порядке и  сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архив для хранения на общих основаниях.

     3 Бухгалтерский учет как информационная база управления банком

     3.1 Управленческий учет и движение  информации

     Процесс учета в любой организации представляет собой метод отбора информации, необходимой для управления рисками и отражения показателей работы, а также финансового положения организации. Финансовые учреждения уникальны в том смысле, что их процесс учета не ограничивается функцией управления финансами, но проникает во все участки и сферы организации. Все оперативные подразделения финансового учреждения создают информацию для учета, когда они записывают свои операции в журналах учета или вводят их в компьютерную систему. Следовательно, обязанности финансового управления в отношении процесса учета простираются за рамки ведения учета операций в регистрационном журнале, который ведется в бухгалтерии и в контрольном управлении.

     В небольших финансовых учреждениях  в США (имеющих активы менее 50 млн. долл.) и, зачастую, в финансовых учреждениях развивающихся стран взаимопереплетенность бухгалтерской, учетной и операционной деятельности отражена в структуре организации. В вышеупомянутых банках функции учета обычно являются составляющей функции операционной служб. Такая организационная структура позволяет большую скоординированность функций учета и операционной деятельности. Однако, именно это и ограничивает разнообразие учетной деятельности, замыкая ее на операционный уровень деятельности банка, сосредотачивая внимание этой службы на технических вопросах и ограничивая цели этой службы - необходимостью достижения определенных результатов вместо того, чтобы сделать ее основной задачей обеспечение информации для эффективного управления банком.

     По  мере того как растет мощь финансового  учреждения, усложняются его операции и услуги наблюдается отход службы учета от банковских операций в результате возрастающей необходимости удовлетворения более сложных требований в области регулирования и в области финансового учета. В самом начале эта служба подчиняется старшему банковскому служащему по операционной работе, однако, функции учета постепенно становятся важной частью забот главного руководства банка или областью финансового управления, как отмечено ниже.

     Процесс управленческого учета ставит акцент на динамику роста доходов кредитного учреждения Т.е. выносит вперед значение и вклад потребителей (клиентов, отдельных служб и отделений в чистый доход от операций банков. Следовательно, управленческие отчетность и учет существенны для организации информации, необходимой для стратегического планирования, разработки бюджета, распределения ресурсов.

     Вообще  всю систему учета в банке  принято делить на две большие  части - управленческий и финансовый учет. Причем под финансовым учетом понимается деятельность по подготовке отчетов для внешних пользователей, в качестве которых выступают  ЦБ РФ, налоговые органы, клиенты банка, его акционеры, инвесторы, а также другие заинтересованные лица. Такое разделение обусловлено следующими факторами:

1. Для управления банком необходима более детальная информация, чем та, что требуется внешним пользователям. Например, в ЦБ достаточно предоставить сводные данные о доходах и расходах по различным статьям, в то время как для ведения внутреннего бюджета банку требуется детализация этой информации в разрезе подразделений (центров ответственности).
2. Часто внутренняя информация для удобства пользования должна быть представлена в другом разрезе, например структура управленческого баланса всегда отличается от плана счетов ЦБ, хотя и тот и другой строятся на основе одних и тех же данных аналитического учета.
3. Зачастую в целях оптимизации налогообложения, например, или для того, чтобы уложиться в нормативы ЦБ, сведения, предоставляемые внешним пользователям, не совсем адекватно отражают реальную деятельность банка. А для управления нужна максимально объективная информация о положении дел.

     В принципе источником информации для  управленческого и финансового  учета служат одни и те же первичные  документы, отражающие операционную и  хозяйственную деятельность банка. Поэтому можно сказать, что управленческий и финансовый учета отражают деятельность банка с разных точек зрения. Чтобы более формально определить их сущность и назначение, а также отличие друг от друга, составим таблицу, где отразим специфику каждого.  
 
Таблица 1. Структура управленческого и финансового учета в банке