Автоматизированная форма бухгалтерского учета

 

     Для обслуживания и учета операций с  наличными денежными средствами, включая расчеты с персоналом по оплате труда и по иным выплатам, расчеты с подотчетными лицами (в  т.ч. с командируемыми работниками), расчеты с поставщиками и покупателями предназначен модуль "Касса".

     Функциональные  возможности модуля обеспечивают решение  следующих задач:

     - учет, формирование и печать первичных кассовых документов (Приложение Б), составление по ним бухгалтерских проводок; ввод, обработка и закрытие платежных ведомостей и ведомостей депонирования; оформление и печать командировочных документов, просмотр сведений о командировках сотрудников предприятия; формирование и печать доверенностей различных типов ;

     - учет расчетов с подотчетными лицами и депонентами; контроль превышения норм расходов наличных денежных средств и передачу этих данных в модуль "Заработная плата"; ведение книги учета денежных средств; формирование журнала регистрации кассовых документов и журнала регистрации платежных ведомостей; проведение инвентаризации наличных денежных средств;

     - ведение кассовой книги в НДЕ (Приложение В) и валютной кассовой книги; формирование различных отчетов по кассовым операциям и реестров документов (Приложение Г).

     Возможность ограничения доступа к документам касс позволяет установить режим  доступа к кассам и типам кассовых документов для конкретных сотрудников  предприятия. Идентификация сотрудников производится по сетевому имени и дескриптору, для каждого из них можно установить доступ к определенным видам кассовых документов с помощью специальной настройки.

     Функция создания и ведения справочника  норм расходов различного назначения позволяет производить контроль расходования денежных сумм, например, при расчете авансов и отчетов по командировкам. Для каждой нормы расхода можно указать страну и город, сумму нормы и валюту, в которой выражена данная норма.

     Модуль  тесно интегрирован с модулем  "Заработная плата": платежные ведомости в модуле "Касса" формируются согласно произведенным в модуле "Заработная плата" начислениям. Данные о превышении нормы расхода передаются в модуль "Заработная плата" для удержания подоходного налога и т.д.

     Результаты  расчетов по кассовым операциям используются для получения отчетов как в самом модуле, так и в модулях "ФРО", "Бухгалтерская отчетность", "Поставщики Получатели", "Платежный календарь". 

5. Расчеты с подотчетными лицами

 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Все обороты счета 71 с другими счетами отражаются в журнале-ордере. (Приложение Д)

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждому подотчетному лицу (Приложение Е)

     Для ввода в информационную базу данных авансового отчета в программе предназначен документ "Авансовый отчет". Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Печатная форма имеется в прил. Ж (Авансовый отчет).

     Для того, чтобы командировка была правильно  оформлена необходимы документы: внутренний приказ директора о направлении  в командировку; авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов; утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.  Приказ о направлении в командировку, служебное задание, печатная форма командировочного удостоверения (унифицированная форма № Т-10) и авансового отчета (унифицированная форма № АО-1) оформляется работником канцелярии. Печатные формы имеются в прил. З.

     Бухгалтер на основании оформленного в Галактике  приказа делает расчет расходов по командировке и выписывает расходный кассовый ордер.

     Пополнение  списка документов осуществляется как  вручную (F7), так и автоматически - посредством передачи из других модулей или формирования из других документов. Например, из приказа на командировку можно автоматически сформировать расходные документы (кассовый ордер, платежное поручение) на сумму аванса, а из авансового отчета - как расходные, так и приходные документы.

     При необходимости можно получить в рамках заданного периода: реестр авансовых отчетов,  книгу проводок по счетам бухгалтерского учета и др. отчеты. (Приложение И) 
 

6. Учет  основных средств

 

     Для автоматизации операций учета поступления, внутреннего перемещения, выбытия  основных средств, начисления амортизации, распределение ее по счетам затрат, ведения классификации по видам, группам, признакам использования, материально-ответственным лицам и подразделениям предназначен модуль "Основные средства".

     Модуль  позволяет:

     - создавать и вести картотеку основных средств;

     - вести учет нескольких однотипных объектов ОС с помощью групповой инвентарной карточки. Ее использование позволяет производить любые операции одновременно по всем объектам учета. При выбытии, внутреннем перемещении и другим подобным операциям, производимым только с частью объектов, происходит автоматическое тиражирование групповой инвентарной карточки: она раздваивается. В имеющейся инвентарной карточке продолжает вестись учет оставшихся объектов, а во вновь созданной - отражается состояние объектов, над которыми производилась та или иная операция;

     - вести учет сложных иерархических объектов. Сложный объект в системе представляет собой объект учета, состоящий из нескольких объектов ОС, учет которых может вестись как в качестве единого целого, так и независимо друг от друга. Начислять амортизацию по сложному объекту можно двумя способами: а) расчет амортизации производится в целом на сложный объект, затем сумма амортизации распределяется на составляющие части пропорционально их стоимости, затем производится суммирование; б) амортизация начисляется отдельно на каждый компонент сложного объекта, а затем суммируется. Все остальные операции (внутреннее перемещение, изменение стоимости, выбытие) возможны как в целом по сложному объекту, так и по его составляющим или группе составляющих;

     - вести параллельный учет основных средств на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета, используемым планом счетов бухгалтерского учета, алгоритмами начисления износа, ТХО для формирования проводок. При создании ТХО можно воспользоваться возможностью формирования проводок в различных планах счетов;

     - осуществлять все операции по учету основных фондов: поступление, начисление амортизации, изменение стоимости, переоценка, выбытие, внутреннее перемещение, как с формированием проводок, так и без них;

     - производить расчет амортизации, как по всей картотеке, так и по группе выбранных объектов учета;

     - производить расчет амортизации ОС как в зависимости от срока их использования, так и в зависимости от их выработки, пробега и т.п. параметров (специализированное оборудование). Для этого в модуле реализован мощный механизм создания алгоритмов начисления амортизации;

     - вести учет содержания драгоценных металлов и камней в ОС;

     - учитывать размещение ОС на распределенной территории с целью расчета налога на имущество территориально распределенных предприятий;

     - сохранять историю изменений и начисления износа ОС, возвращаться к предыдущим отчетным периодам для проведения корректировок и исправления ошибок;

     - прогнозировать суммы амортизационных отчислений за любой будущий период времени с разбивкой по месяцам и кварталам на основе данных предыдущих периодов. Прогноз строится как с учетом ускоренной амортизации, так и без нее;

     - получать различные настраиваемые статистические (форма 11) и бухгалтерские отчеты с учетом требуемой группировки данных и накладываемых ограничений.

     Одна  из важнейших задач модуля "Основные средства" заключается в удовлетворении многочисленных требований, предъявляемых к составлению отчетов. В связи с этим в системе дается возможность построения всех отчетов в интерактивном режиме, с индивидуально настраиваемой технологией выполнения. Это позволяет задать необходимую группировку и сортировку данных, а также ограничить объем отображаемой в отчете информации с помощью всевозможных фильтров.

     В зависимости от потребности в информации стандартные отчеты могут формироваться с различной степенью детализации и сортироваться по различным критериям. Предусмотрено получение настраиваемых статистических и бухгалтерских отчетов, которые пользователь может сформировать согласно заданным условиям фильтрации и группировки данных.

7. Учет  нематериальных активов

 

     Для облегчения ведения учета нематериальных активов на предприятии в системе "ГАЛАКТИКА" предусмотрен отдельный  модуль - "Нематериальные активы".

     С помощью модуля возможно выполнение следующих функций:

     - ведение инвентарной картотеки НМА;

     - установление шаблона инвентарных номеров, отвечающего требованиям предприятия и законодательства;

     - формирование различных справочников и каталогов для удобства и быстроты заполнения в ходе работы необходимых форм;

     - ведение учета НМА несколькими методами (например, для целей бухгалтерского и налогового учета);

     - осуществление различных операций с НМА, а именно: поступление, начисление амортизации, изменение стоимости, внутреннее перемещение и выбытие;

     - автоматическое перепроведение операций при переходе на новый отчетный период;

     - сохранение истории проведения операций с НМА для возвращения к предыдущим отчетным периодам с целью проведения корректировок и исправления ошибок;

     - архивирование карточек выбывших объектов;

     - формирование различных бухгалтерских отчетов с применением многочисленных фильтров (ведомостей наличия и износа НМА, движения НМА, итоговых ведомостей за период);

     - оставление статистического отчета формы 11 в целом и по разделам.

     В модуле "Нематериальные активы" необходимо различать состав нематериальных активов  в зависимости от срока полезного  использования:

     - нематериальные активы, срок использования которых указан в сопроводительном документе (лицензия, права пользования патентом и др.);

     - нематериальные активы, по которым предприятие самостоятельно устанавливает срок их полезного использования, исходя из условий производства, технологий, морального износа ("ноу-хау", научно-технические разработки, программные продукты и др.);

     - нематериальные активы, срок полезного использования которых определить невозможно (товарный знак и др.). Строго говоря, данные нематериальные активы не имеют срока износа и относятся к группе неизнашиваемых, поэтому таким объектам законодательством установлен предельный срок в 10 лет.