Автоматизированная форма бухгалтерского учета

     Незавершенное производство учитывается по стоимости списанных в производство, но не использованных на выпуск готовой продукции затрат, с учетов доли косвенных затрат, приходящихся на незавершенное производство согласно выбранной базе распределения, и полностью остается на предприятии.

     Способ  начисления амортизации по ОС – в соответствии с установленными нормами по видам оборудования. Дополнительно списывается 10% стоимости приобретенных ОС в первый год их эксплуатации.

     Начисление основной заработной платы производственным рабочим - сдельное, остальным сотрудникам - месячный оклад, возможно начислять сотруднику одновременно как оклад, так и сдельную оплату труда.

     Учет готовой продукции ведется по плановой себестоимости изготовления (с использованием счета 40).

     Реализация готовой продукции осуществляется только через склад готовой продукции.

     Учет себестоимости продукции (работ, услуг) и остатков незавершенного производства ведется в разрезе видов продукции (работ, услуг), подразделений, видов затрат и каждого вида материалов и технологических операций.

     Поступление из производства на склады материальных ценностей, которые ранее были отпущены в производство или образовались в процессе технологического цикла, отражается по кредиту счетов учета производства (20, 23, 25, 26, 29) в корреспонденции с дебетом счета 10 «Материалы».

     Организация осуществляет формирование фактической себестоимости сырья и материалов с применением счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

       Учет транспортно-заготовительных  расходов осуществляется на счете  16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Списание транспортно-заготовительных расходов производится пропорционально учетной стоимости материалов.

     Поступление материалов от поставщиков дебет 10 кредит 60 с ведением аналитического учета по 10 счету происходит списание ТМЦ на 20 счет. Оплата осуществляется обычным образом с расчетного счета или через кассу. Налог на добавленную стоимость отражается на счете 19.

     Общехозяйственные расходы (счет 26) списываются в конце  месяца на счет 90 (Д90 К26).

     Стоимость готовой продукции формируется на счете 20 и в последствии списывается на счет 40, а потом передается в реализацию на счет 90: дебет 40 кредит 20, дебет 90 кредит 40.

     Финансовый  результат от реализации определяется дебет 90 кредит 99 ( прибыль) или дебет 99 кредит 90 (убыток).

      Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет Управляющий директор ВГОК. Бухгалтерский учет ведется специализированной сторонней организацией ЗАО "ОУС" "НТ РУЦ". При обработке учетной информации применяется компьютерная техника с программным обеспечением.

      На  предприятии в 1996 году была внедрена система "Галактика", до сих пор система успешно эксплуатируется и модернизируется. 
 
 

3. План  счетов

 

     Перед учетом любых хозяйственных операций, прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами, а также другие специальные планы счетов.

     Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе "Галактика" реализуется многоплановость счетов бухгалтерского учета, т. е. возможность ведения параллельного учета в нескольких планах  счетов  (количество планов не ограничено). Переключение на другой план счетов обеспечивается нажатием клавиш. Пользователь может самостоятельно строить планы счетов и номера счетов, а также и их названия.

     Типовые хозяйственные операции могут быть настроены таким образом, что они будут одновременно формировать проводки по всем существующим планам счетов, причем в каждом из них - в требуемой корреспонденции и с расчетами сумм оборотов.

     На  нашем предприятии используется план счетов, утвержденный учетной политикой. (см. приложение А)

4. Роль  документов в автоматизации  бухгалтерского учета

 

     Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал.

     Документ  может иметь две основные части: верхнюю и нижнюю панель.

     В верхней панели заносятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Нижняя панель документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.

     Уникальность  номеров и правила их автоматического  присвоения могут быть определены едиными  для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, ведомостей.

     Проведением документа называется действие, которое  выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

     Из  всего выше сказанного выходит, что  документы в системе "Галактика" играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того, они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии. 

5. Автоматизированное  осуществление операций и проводок

 

     Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в  системе "Галактика" практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

     Каждая  из проводок, в свою очередь, может  состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

       

     Рис. 2 Автоматизированное формирование проводок к документу

     Операция  включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую  ее в целом, - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты.

     Операции  могут автоматически формироваться  документами, или вводиться вручную. Для просмотра операций в "Галактике" предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

     Журнал  операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе, которому принадлежит операция.

     При проведении проводок также ведется  учет изменений по аналитике счетов. Во-первых, в проводке будут отражаться аналитика счетов дебета и кредита, во-вторых, может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений КАУ. Операции могут также вестись с учетом валюты.

     Ввод  счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором  из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой, то есть тот, который не может иметь субсчетов.

     Ввод  сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденций. При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета.

     Значения  аналитики дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений аналитики определяются также настройкой аналитического учета выбранных счетов.

     Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций  предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции.  Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.

     Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется  документ, который перепроводится и  вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений.

     В системе при определении прав пользователей отдельным категориям пользователей может быть запрещено вводить операции без использования контроля проводок. В этом случае механизм "Корректных проводок" будет обеспечивать защиту от записи в систему операций, не соответствующих принятой методологии учета.

     Кроме собственно контрольных функций, корректные проводки могут использоваться при вводе вручную проводок операций. При выборе корреспондирующего счета проводки существует возможность ограничить список выбираемых счетов теми счетами, которые могут быть использованы в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Допустимые корреспонденции счетов выбираются из  введенных корректных проводок. 

6. Отчеты

 

     Количество  и состав отчетов, которые могут  быть получены при использовании  системы, целиком определяется при  настройке. При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет. Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Для настройки параметров отчетов используются в основном такие типы значений как Счет, Субсчет, КАУ1…КАУ6, Подразделение. Совокупность параметров для отчета заданного вида можно сохранить для последующего использования.

1. Регламентированные  отчеты

     Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется, их состав зависит от страны в которой используется программа. Отдельные регламентированные отчеты могут создаваться самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.

     В комплект поставки "Галактика" входит набор регламентированных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.

     Данный  набор регламентированных отчетов  ежеквартально обновляется фирмой  и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

     Именно  эти отчеты служат эквивалентами  стандартных форм бухгалтерской  отчетности. Так что формы и  порядок составления этих отчетов хорошо известны бухгалтерам. Только при ведении ручного бухгалтерского учета им приходится самим заполнять и рассчитывать нужные для них данные. В системе "Галактика" они рассчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета. Бухгалтеру достаточно просто приказать программе сформировать их.