Автоматизированная форма бухгалтерского учета

     4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

     5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ТЕХНОЛОГИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ  АВТОМАТИЗАЦИИ БУХУЧЕТА

     В данной главе преимущества ведения автоматизированного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы КИС "ГАЛАКТИКА". Это обусловлено тем, что эта программа соответствует современным требованиям к системам автоматизации бухгалтерского учета, определенным в главе 1 и на ОАО "ВГОК" на данных которого пишется эта курсовая работа, используется именно эта система.  

1. Общие сведения о программе

     Корпорация  Галактика с 1987 года разрабатывает  программные продукты, с помощью  которых тысячи предприятий стран  СНГ решают проблему автоматизации  управления хозяйственной деятельностью.

     Система "Галактика" является средством непрерывного управления деятельностью предприятия и его подразделений, использованием ими ресурсов, инвестиций, а также инструментом преодоления возникающих трудностей и предотвращения возможных срывов в работе. Располагая этим мощным инструментом, предприятие полностью решает фундаментальную проблему своего существования - эффективную организацию бизнес-процессов в быстро изменяющихся окружающих условиях. Система "Галактика" состоит из нескольких модулей, которые позволяют осуществлять планирование хозяйственной деятельности, оперативное управление ею, бухгалтерский учет, анализ результатов реализации плана.

     Разумеется, система учитывает специфику  предприятия. "Галактика" имеет  более трехсот различных настроек и это позволяет учитывать особенности нашего предприятия. В корпорации очень большое значение уделяют тестированию программы, то есть ее практической пригодности. Благодаря чему удается своевременно выявлять ошибки и вносить необходимые изменения. Какие это могут быть ошибки? Например, несоответствие условиям работы предприятия, либо изменения законодательной базы. Каждый квартал корпорация выпускает новый релиз, и в среднем 1 раз в год новую версию. Эти версии пользователь "Галактики", в том числе и наше предприятие, получает бесплатно. Таким образом, система постоянно совершенствуется.

     Известно, что хозяйственная деятельность предприятия сопровождается оформлением  значительного количества различных  документов, фиксирующих суть проводимых хозяйственных операций, условия их осуществления и называемых первичными документами. Исчерпывающее документирование деятельности, своевременная генерация корректных первичных документов - это первый этап учетной работы. Второй этап состоит в отражении на основе первичных документов хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. В такой же последовательности организована работа в системе "Галактика": ввод первичного документа; составление бухгалтерской проводки. Следует отметить, что первичные документы, сформированные в отдельных функциональных модулях программы, хранятся в единой базе данных и только по мере необходимости по ним формируются бухгалтерские проводки. Таким образом, программа "Галактика" предоставляет нам возможность получать отчеты о положении дел на предприятии на основании первичных документов (договоров, актов, накладных, складских ордеров и т.д.) и отчеты на основании счетов бухгалтерского учета.

     В системе "Галактика" реализован механизм, который позволяет к каждому  первичному документу привязать  соответствующую бухгалтерскую проводку. Лучше всего это делать с помощью Типовых Хозяйственных Операций (ТХО). Это обеспечивает автоматизированное выполнение действий, связанных с отражением хозяйственных средств предприятия на счетах бухгалтерского учета. Специальный программный модуль "Хозоперации" связывает данные оперативного учета со счетам и бухгалтерского учета посредством Типовых Хозяйственных Операций. Эффективно используя все возможности этого модуля, бухгалтер освобождается от рутинной работы, состоящей в многократном повторении одних и те же стандартных действий, и, кроме этого, избегает некоторых возможных ошибок, возникающих в результате невнимательности при составлении бухгалтерских проводок "вручную". 

     Рис. 1 Схема формирования проводок с  помощью ТХО 

     Автоматизированное  формирование проводок к документам основано на том, что для каждого  типа документа существует определенный перечень хозяйственных операций. Например, для документа "Приходный кассовый ордер" можно составить следующие  Типовые Хозяйственные Операции:

     "Поступление  в кассу денежных средств с  расчетного счета" (проводка: Дебет  50 - Кредит 51).

     "Возврат  подотчетными лицами неиспользованных  сумм" (проводка: Дебет 50 - Кредит 71).

     "Поступление  денежных средств от работников  предприятия в счет погашения задолженностей по недостачам" (проводка: Дебет 50 - Кредит 73) и т.д.

     Таким образом, бухгалтер в процессе ввода  системы в промышленную эксплуатацию определяет перечень Типовых Хозяйственных  Операций к первичным документам и, затем, в дальнейшем при формировании бухгалтерских проводок к документу ему остается только из предложенного списка операций выбрать ту, которая соответствует созданному первичному документу, при этом сумма по бухгалтерской проводке будет соответствовать сумме, проходящей по документу.

     Следует учесть, особенность документов, созданных  в Контуре Бухгалтерского учета, - привязывать бухгалтерские проводки к ним можно двумя способами: 1-ый способ - определять типовую хозяйственную операцию непосредственно в первичном документе; 2-ой способ - определять типовую хозяйственную операцию для группы документов в модуле "ХозОперации". Допустим, на предприятии за день по банку проходит несколько десятков платежных поручений. Вы можете формировать бухгалтерские проводки в каждом вновь созданном платежном поручении или в конце дня в модуле "ХозОперации" по одной команде сформировать проводки сразу для всех платежных поручений.

     Этим  преимущества автоматизированного  бухучета не исчерпываются. Типовую  хозяйственную операцию можно настроить так, что суммы оборотов по проводке будут рассчитываться по заданным алгоритмам. В таких алгоритмах используются функции языка проектирования отчетов и системные ключи. С помощью функций языка проектирования отчетов определяются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Системные ключи - это реквизиты первичных документов (счетов, договоров, накладных, актов).

     Нельзя  не упомянуть о том, что механизм Типовых Хозяйственных Операций дает возможность автоматизированного  расчета налогов с одновременным формированием проводки.

     Для того чтобы представить процесс  настройки Типовой Хозяйственной  Операции, опишем типовую операцию, например, для документа "Бухгалтерская  справка", с помощью которой  впоследствии автоматически будет  формироваться проводка по начислению налога на недвижимость:

Наименование  операции: Начислен налог на недвижимость за квартал  Дебет 81 Кредит 68

Алгоритм  расчета суммы для формирования проводки:(СКД01-СКК02)*0,0025

где СКД01, СКК02 - сальдо на начало квартала по дебету счета 01 и кредиту счета 02

     При создании в модуле "Банк, отчеты" бухгалтерской справки система  автоматически рассчитает сумму  оборота по проводке на основании  введенной формулы после выбора данной операции.

     К одной типовой хозяйственной  операции можно сформировать несколько бухгалтерских проводок.

     Механизм  Типовых Хозяйственных Операций избавит от рутинной работы, связанной  с ведением трудоемкого аналитического учета. Но для этого бухгалтер  должен определить, во-первых, четкую систему  аналитических счетов и, во-вторых, порядок группировки исходных данных.

     Кроме описанных выше основных операций по формированию бухгалтерских проводок к документам, в системе "Галактика" существуют дополнительные операции: отмена сформированных проводок, формирование групповых (свернутых и развернутых) проводок, формирование корректирующих проводок в случае несоответствия суммы по документу и суммы по проводкам, относящихся к данному документу, составление отчетных форм (реестров), настройка Типовых хозяйственных операций для автоматического закрытия временных счетов в конце отчетного периода.

     Система "Галактика" - сетевой многопользовательский комплекс. Это означает, что оформлением первичных документов могут заниматься менеджеры предприятия, а бухгалтеру предстоит к созданным документам привязать бухгалтерские проводки. В этом случае актуально такое достоинство системы, как возможность групповой обработки документов одной типовой хозяйственной операцией, т.е. к нескольким ранее созданным однотипным документам можно за один прием добавить бухгалтерские проводки. 
 
 

2. Краткая характеристика предприятия

      ОАО ВГОК – одно из крупнейших горнодобывающих предприятий в Уральском регионе, входит в вертикально интегрированную горно-металлургическую компанию "Евраз Групп".

      Основная  продукция предприятия – железная руда, которая добывается как открытым, так и подземным способом, концентрат мокрой магнитной сепарации, доменный агломерат, известняк, дунит, щебень, песчано-щебеночная смесь и ряд других продуктов.

      Производственные  мощности комбината позволяют добывать около 3,8 млн. тонн руды и производить более 3 млн. тонн агломерата.

      Основным  потребителем продукции ВГОКа является Нижнетагильский металлургический комбинат (предприятие "Евраз Групп"), флагман отечественной черной металлургии.

      Своей главной стратегической целью руководство Высокогорского ГОКа считает устойчивое развитие предприятия, которое возможно при комплексном решении экономических, технических, экологических задач, вопросов развития персонала и охраны труда, а также при обеспечении социальной стабильности на комбинате.

      На  ВГОКе реализуется ряд программ по расширению производственных мощностей, осваиваются прогрессивные технологии в области горнорудного и обогатительного производств.

      Бухгалтерский учет в ОАО "ВГОК" осуществляется в соответствии с требованиями законодательства в области бухгалтерского учета на основании рабочего плана счетов бухгалтерского учета, а также в соответствии с локальными нормативными актами по бухгалтерскому учету.

      Учет использования прибыли текущего года ведется по дебету счета 99 «Использование прибыли»  с последующим списанием накопленных сумм в конце года в дебет счета 84 при реформации баланса.

     Моментом реализации, используемым на предприятии является отгрузка.

     Учет трудовых затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) ведется в разрезе технологических операций. Это означает, что для каждого вида выпускаемых изделий определяется набор операций (например сборка, покраска и т.д.) совокупная стоимость которых и определяет сумму трудовых затрат в себестоимости изделия.

     Учет общехозяйственных (накладных) расходов  ведется обособленно от прямых расходов и может списываться ежемесячно полностью на затраты реализованной продукции.