Аудит учета расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям

• в праздничные или выходные дни;
• в ночное время;
• при совмещении профессий или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

     Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые  категории работников имеют также  право на дополнительный оплачиваемый отпуск (например, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда; работающие в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностям и т.д.)¹¹.

     Работникам, совмещающим работу с обучением, ТК РФ предоставляет определенные гарантии и компенсации. Гарантии и компенсации предоставля-ются только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, работник обучается в нем успешно и получает образование соответствующего уровня впервые¹². Чтобы получить учебный отпуск, студент должен принести на работу справку-вызов. Ее форма утверждена Министерством образования:

• для студентов высших учебных заведений – приказом от 13 мая 2003 г. №2057;
• для студентов средних профессиональных учебных заведений – приказом от 17 декабря 2002 г. №4426.

     Отпуск  по беременности и родам предоставляют  на основании заявления работницы  и медицинского свидетельства, в  котором указан предполагаемый срок родов. Продолжительность отпуска  составляет¹³:

• при нормальных родах – 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов;
• при осложненных родах – 70 календарных дней до родов и 86 календарных дней после родов;
• при рождении двух и более детей – 84 календарных дня до и 110 календарных дней после родов.

     Во  время нахождения в отпуске по беременности и родам работница не может быть уволена.

     Работникам  по их желанию может быть предоставлен отпуск по уходу за ребенком14. Отпуск предоставляется с момента рождения ребенка и до достижения им возраста полутора лет. По желанию работника отпуск может быть продлен до достижения ребенком трех лет.

     По  семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может  быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность  которого определяется по соглашению между работником и работодателем¹⁵. Предоставлять отпуск без сохранения заработной платы принудительно запрещено.

     Для оплаты отпускных работникам организация  может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого резерва  не обязательно. Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на оплату отпусков зависит от того, создан такой резерв в организации или нет.

     Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляет-ся на счете 70. Счет является пассивным. По кредиту счета 70 отражаются суммы, начисленные работнику. По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и другие удержания.

     Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К этому счету могут быть открыты субсчета:

     73-1 «Расчеты по предоставленным  займам»;

     73-2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба» и др.

     На  субсчете 73-1 отражаются расчеты с  работниками организации по предоставленным  им займам (например, на индивидуальное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков  или садовых участков и т.д.).

     По  дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается  сумма  предоставленного работнику организации  займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».

     На  сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).

     На  субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

     В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

     По  кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами: учета  денежных средств – на суммы внесенных  платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний  из сумм по оплате труда; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

     Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому  работнику организации.

     Если  организация решила дать работнику  денег взаймы, необходимо заключить письменный договор, даже если сумма займа незначительна¹⁶. В договоре определяется сумма займа, срок, на который он выдается, а также то, как работник будет возвращать деньги (целиком или частями, вносить деньги в кассу или сумма займа будет удерживаться из заработной платы и т.д.). Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены.   Если срок возврата займа в договоре не указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как организация потребует¹⁷.

     Ущерб, который работник причинил организации, отражается в зависимости от того, как оформлены отношения между  организацией и работником. Если с  работником заключен трудовой договор, ущерб возмещает-ся в соответствии с ТК РФ; если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с ГК РФ (как правило, в полном объеме).

     Согласно  ТК РФ, работника в большинстве  случаев можно привлечь лишь к  ограниченной материальной ответственности, т.е. с него можно удержать сумму, не превышающую его средний месячный заработок¹⁸. 

     Основные  бухгалтерские операции по расчетам с персоналом по оплате труда:

2. Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными  лицами.

     В настоящее время в организациях довольно редко применяются расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров, в основном практикуются безналичные операции. Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами применяются при приобре-тении материально-производственных запасов в небольших количествах и объектов нематериальных активов. Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

     В настоящее время наличное денежное обращение в РФ регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 №40.

     Для того, чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации  был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

• наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусма-тривать круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных средств; сроки их возврата или отчета об израсходовании;
• соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
• соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.
• Работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность, поэтому с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственнос-ти. При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками,  с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 г. №85.

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни  работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  из касс организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с резвизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия, или лицами, на это уполномоченными.

     Составление и регистрация расходного кассового  ордера в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии  работником, ответственным за ведение  соответствующей группы операций (а  не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру.

     Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и шариковой ручкой или напечатаны на компьютере. Исправления и помарки в таких документах не допускаются. В расходных кассовых ордерах указывается основание их составление и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составле-ния. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

1. наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
2. правильность оформления документов;
3. наличие перечисленных в документах приложений.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денежных средств подписы-ваются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты.