Аудит ТМЗ

     Метод НИФО предполагает списание материалов по ценам «следующим поступил – первым убыл». При этом методе необходимы поправки для уравнения стоимости отпуска со стоимостью поступлений. Этот метод подобен методу цены замещения.

    При использовании метода оценки стандартной  цены (нормативная стоимость) материалы, отпущенные в производство, оцениваются по их стандартной цене (нормативной). Различия между реальной ценой и нормативной накапливается на отдельном счете. 

    1.3. Документооборот по товарно-материальным ценностям. 

    Основными документами, которыми оформляется  отгрузка ценностей поставщиками, являются счет-фактура  и товарно-транспортная накладная.    Счет-фактуру выписывают в двух экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен для покупателя.

        В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить  платежное требование или платежное  поручение, если за наличный расчет - то кассовый чек.

      При проверке выписанных поставщиками  документов необходимо обращать  внимание, насколько соблюдены условия  договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству  ценностей, а также на правильность  цен, возможных скидок, транспортных  расходов, арифметических подсчетов.

        По характеру доставки различают  приемку:

- по  количеству;

- качеству  и комплектности.

 Приемка  по количеству - это приемка ценностей  в установленные сроки:

- по  массе нетто и их количеству  при поставке их без тары  или в открытой таре;

- по  массе брутто и числу мест  продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы  нетто и количества товарных  единиц в каждом упакованном  месте. 

          Приемка по качеству - это проверка  в установленные сроки сохранности  качества и комплектности ценностей,  соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам  и другим условиям, предусмотренным  договором поставки.

          Во всех случаях их должны  принимать материально-ответственные  работники предприятия, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки ценностей тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки ценностей по количеству материально-ответственными лицами.

          Если приемка ценностей по качеству совпадает по времени с их приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

           Приемка ценностей по качеству  и комплектности, в случае ее  несовпадения по времени с  приемкой по количеству, дает  основание для списания с материально-ответственных  лиц по актам сумм, связанных  с несоответствием качества или  комплектности, а также для  предъявления претензий и санкций  поставщику. Приемку следует проводить  в установленные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача ценностей или ухудшение их качества. Все это имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.

    Для получения материальных ценностей  со склада поставщика работнику складского хозяйства выдается доверенность (типовая форма №ТМЗ-1 или №ТМЗ -2). Доверенность - документ на право получения определенным лицом товарно-материальных ценностей.

    Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагается на бухгалтера. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные по приказу. Выданные доверенности должны строго учитываться. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью. В нем указывают: номер доверенности, дату выдачи, срок действия, должность и фамилию лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товаров или документ, по которому получают ценности (номер и дата наряда, счета, спецификации и др.). В этом журнале должна быть расписка в получении доверенности и отметка бухгалтерии об ее использовании.       

    Работник, получивший доверенность, обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением  документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить. Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены или заполнены  частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

         Доверенности выдают на определенный  срок, но, как правило, не более  чем на 10 дней.

         Материально-ответственное лицо, получившее  доверенность, приняв и оприходовав  ценности не позднее следующего  дня, независимо от того, получены  ценности полностью или частично, должно представить в бухгалтерию  организации все оправдательные  документы. В журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются номер и дата сопроводительного документа. Если ценности не получены, доверенность возвращают в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности. При этом бухгалтер погашает ее надписью «Не использована» и делает отметку в журнале учета выданных доверенностей. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года у бухгалтера, ответственного за их регистрацию.

         Поступающие документы (счета-фактуры,  платежные требования-поручения,  товарно-транспортные накладные), связанные  с получением материальных запасов,  передают в бухгалтерию для  проверки и акцепта (приема  к оплате). Здесь их регистрируют  в журнале учета поступающих  грузов, который предназначен для  контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

    Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

         Акт о приемке  материалов (типовая  форма № ТМЗ-4) применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

           Акт о недостачах  и потерях материальных  ценностей в процессе  заготовления, хранения  в производстве (типовая  форма № ТМЗ-4а) применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к акту о приемке материалов (типовой формы № ТМЗ-4). Он заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении.

         Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных запасов (типовая форма № ТМЗ-46) применяется для учета запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенных на предприятии порче, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

        При доставке товаров автотранспортом  поставщика материально-ответственное  лицо (заведующий складом) принимает  у экспедитора поставщика товар  по количеству мест и массе  брутто и сопоставляет их с  данными товарно-транспортной накладной,  заполненной в двух экземплярах.  В случае если недостач или  других расхождений (количество, вес, сорт, качество и т. п.) фактического  наличия товаров с данными  товарно-транспортной накладной  не обнаружено, материально-ответственное  лицо, принявшее товар, подтверждает приемку росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально-ответственного лица, получившего товар, а второй возвращается лицу, доставившему товар на склад покупателя.

         При выявлении расхождений между  фактическими данными и отраженными  в товарно-транспортной накладной  или при наличии повреждений  упаковки проверке подвергается  каждое место, о чем должен  быть составлен акт. В том  случае, если повреждение упаковки может вызвать

потерю  в весе, товары следует принимать  по массе нетто и количеству товара. В акте отражают данные о выявленных расхождениях, как правило, указывают  только те товары, по которым установлены  расхождения. Материальные ценности, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Акт о выявленных расхождениях составляют в двух экземплярах, его подписывают лица, принимавшие участие в приемке-передаче товаров. Один экземпляр акта отсылают поставщику, а другой оставляют у материально-ответственного лица получателя, принявшего товары. В дальнейшем он должен быть передан в бухгалтерию.

         Акт служит основанием для  предъявления поставщику претензии.  При доставке товаров железнодорожным транспортом приемка ценностей должна проводиться в месте разгрузки вагонов, контейнеров, цистерн или на складе железной дороги. Представитель организации принимает их на основании сопроводительного документа - накладной на перевозку груза в присутствии представителя перевозчика и, если есть необходимость (в случае расхождений фактического количества полученных ценностей в сравнении с данными поставщиков), представителя поставщика, но если это не представляется возможным, то приглашают независимого наблюдателя, например представителя Торгово-промышленной палаты. В первую очередь проверяют целостность вагона (контейнера, цистерны), наличие пломб, четкость оттисков печати организации, опломбировавшей вагон (контейнер, цистерну).

          В случае прибытия груза без  сопроводительного документа поставщика  разгрузку товара оформляют актом, в котором указывается фактическое наличие товара и учетная (отпускная) цена. Разгрузку товара без сопроводительного документа поставщика необходимо проводить в присутствии представителя поставщика, а в случае его неявки - в присутствии независимого наблюдателя.

          Приемка товаров на станции  назначения, прибывших в исправном  вагоне (контейнере, цистерне) с неповрежденными  пломбами грузоотправителя, осуществляется  по количеству мест и массе брутто, если товар упакован в тару, а если он не упакован, то по массе нетто и качеству. Дальнейший досмотр товара проводят непосредственно на складе покупателя.

           В случае обнаружения повреждений  вагона (контейнера, цистерны), отсутствия  или повреждения пломбы, отсутствия  или неясности оттиска печати  на ней необходимо провести взвешивание всего груза или проверку содержимого каждого товарного места. Такая же процедура проверки количества и качества товаров осуществляется в случае повреждения тары или

порчи груза, несоответствия наименования, количества, массы товара, количества мест данным, указанным в сопроводительном документе, а также в случае если вагон опломбирован пломбами не станции отправления или промежуточных станций. Все выявленные недостатки подлежат отражению в акте, форма и содержание которого зависят от причин его составления: нарушение целостности вагона (контейнера, цистерны), нарушение или отсутствие пломбы, повреждение тары, несоответствие количества или качества товара данным, указанным в сопроводительных документах за неповрежденной пломбой, отсутствие сопроводительных документов, простой вагонов и т. п. Акт, составленный с соблюдением всех правил приемки товаров, является полноценным юридическим документом для предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации (склад временного хранения).

         После разгрузки транспортного  средства (вагона, контейнера, цистерны) товары должны быть перемещены на склад покупателя или сданы на ответственное хранение на склад железной дороги.

        Оприходование ценностей на баланс  предприятия осуществляется на  основании документов поставщика:

1. счета-фактуры, в котором указываются порядковый номер и дата составления; наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя товаров; наименование (описание) поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, а по подакцизным товарам - и без акциза; сумма акциза по подакцизным товара ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товаров с учетом налога на добавленную стоимость;
2. товарно-транспортной накладной;
3. накладной и документов, выписанных материально-ответственным лицом, принявшим ценности.