Аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками

           Источниками информации аудитору могут служить: графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив), оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизи­рованным рабочим местам, на которых осуществляется создание, и обработка документов данного раздела учета.

             Сведения, полученные в ходе аудита организации первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (глубины проверки бухгалтерского и налогового уче­та, определения объемов выборки на отдельных участках и спосо­бов отбора проверяемой совокупности).

2.4. Аудит организации бухгалтерского и налогового учета

расчетов с поставщиками и подрядчиками

              Учитывая результаты проведенных ранее процедур, аудитор мо­жет приступить к детальной проверке оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для проверки пра­вильности и полноты отражения в учете и отчетности операций дан­ного раздела учета применяются следующие аудиторские процедуры.[5]

              Проверка реальности дебиторской и кре­диторской задолженностей. Цель процедуры — достиже­ние уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолжен­ности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных зна­чениях. Наиболее эффективным способом проведения данной про­цедуры является инвентаризация расчетов. Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию расчетов, как правило, проводят нека­чественно или не проводят вовсе, эту работу должен организовать аудитор. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникнове­ния задолженности, реальность ее погашения, тождественность рас­четов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолжен­ностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности. Инвентаризацию целесообразно прово­пить посредством запроса к контрагенту аудируемого предприятия о состоянии расчетов на определенную дату с приложением к запросу расшифровки задолженности. Запросы-подтверждения или акты све­рок (обычно используют именно их) могут быть оформлены на блан­ке предприятия. Такой запрос отправляется поставщику или подрядчику в двух экземплярах, один из которых с подтвержденной (или нет) суммой возвращается аудитору. Это одна из важнейших проце­дур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как опера­ции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенниче­ства, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

       Проверка правильности списания дебитор­ской задолженности, безнадежной ко взыска­нию. Процедура проводится, если на предприятии имели место случаи списания дебиторской задолженности со счета 60, субсчета «Авансы выданные» (так как дебиторская задолженность может возникнуть только на этом субсчете). Проверке подлежат обороты по следующим счетам: по дебету счета 63 «Резервы по сомнитель­ным долгам» или дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Кроме тою, надлежит проверить факт отражения списан­ных в качестве безнадежных к взысканию сумм на забалансовом счете 007 «Списанная и убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

              Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности (в общем случае 3 года), а также другие долги, нереальные ко взысканию, списываются по каждому обязательству на основа­нии данных проведенной инвентаризации, письменного обоснова­ния и приказа (распоряжения) руководителя организации и отно­сятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на счет прочих доходов и расходов, если в период, предшествующий отчет­ному, суммы этих долгов  не резервировались.

                 Аудитору следует иметь в виду, что при списании задолженно­сти в связи с истечением срока исковой давности, началом течения срока исковой давности считается дата окончания срока исполне­ния обязательств должником.

               По обязательствам, срок исполнения которых не определен ли­бо определен моментом востребования, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъя­вить требование об исполнении обязательства.

В случае если на предприятии списывается дебиторская задол­женность, нереальная к взысканию, аудитору надлежит убедиться, что во взыскании списанной задолженности было отказано в су­дебном порядке, и на предприятии присутствуют оправдательные документы (постановление суда о признании должника неплатеже­способным, выписка из государственного реестра о том, что орга­низация прекратила свою деятельность и проч.).

            Списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность долж­на отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с мо­мента списания для наблюдения за возможностью ее изыскания в случае изменения имущественного положения должника.

            Проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Цель процедуры — проверка отражения на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения аудита системы первичного учета но данному разделу. При проверке необходимо учитывать следующее:

•  аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен обеспечивать получение данных по неот­фактурованным поставкам;

•  материальные ценности (работы, услуги) по неотфактурован­ным поставкам должны быть учтены по ценам и на условиях, пре­дусмотренных договором.

Аудитору надлежит убедиться в том, что истребование докумен­тов по неотфактурованным поставкам производится на предприятии в разумные сроки. По тем неотфактурованным поставкам, где под­тверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (име­ется в виду, что на момент составления отчетов — налоговых и фи­нансовых — документы еще не поступили), аудитору надлежит убе­диться в том, что входящий НДС по таким поставкам, но был принят к возмещению. В случае если подтверждающие документы поступили, и  следует проверить правильность корректировки сумм по соответст­вующим позициям на счетах бухгалтерского учета (особое внимание уделить ТМЦ (работам, услугам), которые к моменту поступления до­кументов уже были списаны на затраты проверяемого периода. При этом следует учесть, что в случае когда подтверждающие документы поступают в следующем отчетном периоде, суммы корректировки от­носятся на счета внереализационных доходов (расходов).

         Проверка расчетов по векселям выданным. Если на предприятии практикуется проведение расчетов за поставленные материальные ценности (выполненные работы, ока­занные услуги) собственными векселями, аудитору надлежит обра­тить внимание на следующие моменты:

• аналитический учет по счету 60 должен обеспечить возмож­ность получения данных в разрезе поставщиков по выданным век­селям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным опла­той векселям;

•  по векселям, просроченным оплатой, с истекшим сроком ис­ковой давности необходимо проверить своевременность списания кредиторской задолженности на внереализационные доходы орга­низации;

•   если по выданному векселю предусмотрено начисление про­центов (или дисконт), то эти проценты (или дисконт) должны свое­временно увеличивать кредиторскую задолженность предприятия и отражаться на счетах учета прочих доходов и расходов (по дебету счета 91).

          Проверка расчетов по коммерческим кре­дитам. Если с передачей в собственность другой стороне товаров (работ, услуг) предусматривается предоставление кредита, в том чис­ле в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров (работ, услуг), то эти операции должны быть оформ­лены договорами коммерческого кредита.

         В случае, когда материальные ценности поступили на условиях коммерческого кредита, аудитору следует иметь в виду, что:

• аналитический учет но счету 60 должен обеспечить возмож­ность получения данных в разрезе поставщиков по полученным коммерческим кредитам;

•   проценты, причитающиеся к уплате по договору коммерче­ского кредита, включаются в стоимость товарно-материальных цен­ностей (работ, услуг), приобретенных на условиях коммерческого кредита (отражаются по дебету счетов 10, 15, 20, 25, 26 и проч.), если эти проценты начислены до принятия ценностей к учету. По­сле этой даты проценты учитываются в составе операционных до­ходов (расходов).

              Проверка расчетов по претензиям. В случаях если счет поставщика оплачен и акцептован до поступления ТМЦ (оказания работ, выполнения услуг), а при приемке на склад обна­ружились недостача ТМЦ против отфактурованного количества либо несоответствие принятых ТМЦ (работ, услуг) по ценам, качеству, номенклатуре против оговоренных в договоре величин — поставщи­кам предъявляется претензия. На неудовлетворенные претензии по­ставщику должен быть предъявлен иск. При проверке таких опера­ций аудитор должен обратить внимание на следующие моменты:

• все претензии в соответствии с новым Планом счетов учиты­ваются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям»;

• необходимо убедиться (путем отправления запроса поставщи­ку) в том, что претензия действительно была предъявлена и что от­раженные на счете 76 (субсчет «Расчеты по претензиям») суммы соответствуют значениям, указанным в коммерческом акте:

•  претензия должна быть предъявлена своевременно (в против­ном случае суд может отказать в удовлетворении иска);

•  пакет документов, приложенных к претензии и исковым за­явлениям, должен быть доказательным. В частности, здесь должны присутствовать, как минимум: претензионный расчет, коммерче­ский акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме ТМЦ (в качестве при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии уча­стников количественной и качественной выбраковки, доку меты, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых воз­мещается за счет поставщика.

     Проверка учета курсовых и суммовых разниц. Если у проверяемого предприятия есть поставщики-нерези­денты, а также в случаях, когда расчеты между контрагептами-резидентами производятся в рублях, а в договоре сумма указана в иностранной валюте или в условных единицах, в учете возникают курсовые и суммовые разницы. При проверке аудитор должен убе­диться в правильности расчета курсовых разниц, отнесенных па вне­реализационные доходы и расходы организации. В соответствии с п. 7 ПБУ 3/2000 пересчет производится по курсу ЦБ РФ, действующе­му на дату совершения операции в иностранной валюте (при импор­те ТМЦ — на дату перехода нрава собственности на импортирован­ное имущество, при импорте услуг -- на дату фактического потреб­ления услуги), а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Курсовые разницы подлежат отражению па счете 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по дебету счета 91 — если кур­совая разница положительная, по кредиту — если отрицательная).[6]

         В случае образования суммовых разниц (при расчетах между контрагентами-резидентами) необходимо учитывать следующее. Если эти разницы возникли до принятия товарно-материальных ценностей к учету — разницы относятся на уменьшение (увеличе­ние) расходов по обычным видам деятельности (п. 6.6 ПБУ 10/99 и п. 6 ПБУ 5/01). Соответственно в учете должны присутствовать до­полнительные либо сторнировочные записи по дебету счетов учета внеоборотных активов, производственных запасов и затрат и креди­ту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При воз­никновении суммовых разниц после принятия товарно-матери­альных ценностей к учету — они отражаются в составе прочих до­ходов и расходов организации (на счете 91).

          Проверка соответствия данных аналити­ческого учета оборотам и остаткам по сче­там синтетического учета. В ходе проведения этой процедуры проверяется полнота и достоверность отражения на сче­тах синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Аудитору необходимо сверить методом пересчета итоговые данные по регистрам аналитического учета с суммами, отраженными на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и на субсчетах к этому счету. В частности, в случае ведения учета по журнально-ордерной форме счетоводства итоговые данные по журналу-ордеру № 6 должны совпадать с оборотами и остатками по счету 60, при этом ведомость учета неотфактурованных поставок (ф. № 6-с), ве­домость учета материалов в пути (ф. № ба-с) должны в сумме соот­ветствовать одноименным субсчетам к счету 60. При автоматизиро­ванном способе ведения учета (конечно, если автоматизация ком­плексная) необходимость в данной процедуре отпадает, так как все сводные (синтетические) регистры формируются автоматически на основании однократно введенной первичной информации.

           Проверка правильности отражения в от­четности итоговых данных по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

          Основная цель - определение достоверности сумм кредитор­ской и дебиторской задолженностей в части расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, отраженных в отчетности аудируемого пред­приятия. Проверяются бухгалтерский баланс (в части статей актива «Авансы выданные» и статей пассива «Поставщики и подрядчики», «Векселя к уплате») и приложение к бухгалтерскому балансу (в час­ти наличия на начало и конец года отдельных видов дебиторской и кредиторской задолженностей). Основные нарушения при отраже­нии сумм дебиторской и кредиторской задолженностей в отчетно­сти — зачет различных статей задолженности между собой (так называемое «сворачивание» задолженности). В ходе проверки аудито­ру следует убедиться, что суммы, отраженные в активе, пассиве ба­ланса и в приложении к бухгалтерскому балансу соответствуют ос­таткам дебиторской и кредиторской задолженностей на соответст­вующих счетах бухгалтерского учета.