Аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками

     2. Оценивается внутрихозяйственный риск системы первичного учета по результатам проведения аналитических процедур.

     3. Определяется примерный объем первичной учетной документации, представляемой к проверке.

     Один  из вариантов опросника работников бухгалтерии, ведущих учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, представим в таблице №7.

Таблица №7       Вопросник к определению объема и характеристик первичной документации, подлежащей проверке

     При проведении аудита организации первичного учета по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются следующие  методы сбора аудиторских доказательств.

     Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг.

Основной целью  проверки является достижение уверенности  в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению товарно-материальных ценностей проводится выборка репрезентативная, которая осуществляется с помощью случайного или систематического отбора; операции по приобретению работ, услуг проводят с помощью выборки непредставительной, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. При этом, проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном «наборе» услуг, представляемых проверяемой организации за определенный период, которую можно получить в устном опросе используя учетные регистры за предыдущие периоды. При проведении данной процедуры аудитор сверяет данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем аудитор проверяет наличие  счетов- фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке, при этом используя журнал регистрации счетов-фактур. После чего аудитор сверяет данные этих документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работам, услугам.

     Проверка  законности оформления и содержания первичной учетной документации по операциям расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Проведение этой процедуры является обязательным. Цель данной процедуры получение достаточного количества доказательств того, что  весь массив ПУД имеет юридическую  силу (соблюдены все требования к  оформлению документации). Аудитор  полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, подходят с особой тщательностью.

По результатам  проведения данной процедуры аудитор выявляет общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отражает их в акте проверки. Информацию по операциям, где документов не было обнаружено, либо они оформлены неверно (отсутствуют отдельные реквизиты, либо в документах имеются неоговоренные исправления) обязательно учитывают в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета. 

     Проверка  соблюдения графика документооборота.

Целью проверки является установление наличия или отсутствия графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками и его существование составления на все первичные документы. В ходе данной операции желательно заполнять таблицу №8, чтобы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками. 

Таблица №8 Основные этапы документооборота, создаваемого  (обрабатываемого) документооборота  
 

При необходимости  аудитор может также лично  проследить за движением конкретного документа и исполнением его сроков создания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не составлены или составлены только формально, есть риск того, что первичные документы:

• могут отсутствовать;
• могут быть утеряны;
• будут приняты к учету (проверенны и обработаны) несвоевременно (например, в следующем отчетном периоде);
• содержат приписки (так как отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

      Поэтому аудитор должен обратить особое внимание на документацию, на которую нет графиков документооборота или эти графики реально не используются при проведении процедуры Проверка полноты и точности регистрации документов в учетных регистрах.

     Данная  проверка нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что  при принятии документа к учету были соблюдены принципы:

1. Было достаточно оснований для регистрации документа в системе учета;
2. Все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;
3. Все документы зарегистрированы своевременно;
4. Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;
5. Все документы отраженны в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам проведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;
6. Документ принят к учету единожды.

      Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно подходят к:

• документам, на которые не составлены графики документооборота;
• операциям, где отсутствуют либо первичные документы, либо определенные реквизиты в них.

      Проверка  организации хранения документов и  организации доступа к первичной  учетной документации. Цель проведения этой процедуры – установить, соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения документов в архиве предприятия. Если на предприятии нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, возникает большой риск несанкционированного доступа к ПУД. Это, в свою очередь, может привести как к утере документов, так и к разного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией: припискам, исправлениям в документах, уничтожению или подлогу документов.

     Все организации обязаны хранить  первичную учетную документацию не менее пяти лет. Соблюдение этого  срока также надлежит проверить  в ходе проведения данной процедуры.

     Источниками информации аудитору могут служить  графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив), оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного раздела учета.

     Сведения, полученные в ходе аудита организации  первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. 

Аудит организации бухгалтерского и налогового учёта  расчётов с поставщиками и подрядчиками.

     С учетом результатов по проведенным  ранее процедурам, аудитор может  приступить к детальной  проверке оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками аудитором применяются процедуры:

     Проверка  реальности дебиторской и кредиторской задолженностей. Целью данной процедуры является достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация расчетов.  С учетом того, что на некоторых предприятиях инвентаризация расчетов проводится некачественно или не проводится совсем, аудитор вправе настоять на проведении данной процедуры. В процессе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности. Инвентаризацию лучше проводить с помощью запросов к контрагентам аудируемой организации о состоянии расчетов на определенную дату с приложением к запросу расшифровки задолженности. Запросы-подтверждения или акты сверок могут быть оформлены на бланке предприятия. Такой запрос отправляется поставщику или подрядчику в двух экземплярах, один из которых с подтвержденной или не подтвержденной суммой возвращается аудитору. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности. Важно принимать данный факт во внимание и знать типичные методы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм. Данный факт легко выявить в ходе инвентаризации и сверок расчетов. Так  и довольно сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Аудитор также должен убедиться, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.