Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Дт 10/1 Кт 71 — 97 руб. стоимость ацетона;

     Дт 10/3 Кт 71 — 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

     Согласно  а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.04 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8 013 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71 — 8 013 руб.

      Согласно  вышеупомянутой Инструкции это следовало  отразить в учете следующим образом:

      Дт 10/9 Кт 71 – 8 013 руб. приобретен музыкальный  центр

      Дт 10/9 Кт 26 – 8 013 руб. передача в эксплуатацию.

      В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.03 Юшкова С.Д., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 840 руб.

      На  предприятии приобретались подарки  для работников. Например, по а/о  № 46 от 26.02.04 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650 руб.

      По  а/о №84 от 10.04.04 приобретен музыкальный  центр стоимостью 60013 руб. и нарушен  лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицамив соответствии с Письмом ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 14.11.01 № 1059-У.

     В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на предприятии  допускается передача подотчетных  сумм одним подотчетным лицом  другому. Например:

- к авансовому отчету Сметанина A.M. № 6 от 10.03.04 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК - 50 руб. - плательщиком в квитанции указано другое лицо;

- к авансовому  отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.04 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. - плательщик Бадыгин Л.В.

     Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.04 на сумму 1025 руб. не нашел отражения  в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем ОАО «Якутский Гормолзавод» провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

     Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость  должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:

     услуги  правления Всероссийского общества инвалидов

     Дт 26 Кт 71 - 178 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.03:

     услуги  ТОО «КИРА» Дт 26 Кт 71 - 150 руб.,

     Дт 19 Кт 71 - 30 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.04

и др.

     При условии оформления необходимых  документов эти суммы можно отнести  на себестоимость.

      Согласно  а/о № 95 в апреле 2004 г. Сопырину М.В. возмещены командировочные расходы  в сумме 7 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Калуга).

      Таким образом, завышена себестоимость и  излишне возмещен НДС из бюджета.

      Согласно  а/о № 76 в январе 2004 г. возмещены  командировочные расходы по командировке в г. Архангельск Вьюнову П.В. в  сумме 8 876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Якутск - Москва» на рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 30 руб.

      По  а/о № 91 от 23.03.04 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы  по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 100 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 марта. Прилагаются 2 авиабилета: Москва-Архангельск - 20.03.04, Архангельск-Москва - 21.03.04.

      Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 200 руб. из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в сумме 4,5 руб. (в соответствии со ст. 264 НК РФ).

      Согласно  а/о в июле 2004 г. Садыковой Э.Р. приобретены авиабилеты для генерального директора Зязина В.В. маршрутом «Якутск-Ларнака-Якутск» стоимостью 30 600 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Но авансовый отчет и командировочное удостоверение Шарова В.М., подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем, что завышена себестоимость на 30 600 руб.

     Согласно  а/о от 23.02.03 Зязину В.В. возмещены  командировочные расходы в сумме 2 529 руб., в т.ч. расходы по проживанию в гостинице (3 суток) в сумме 1 315 руб., в учете отражено:

Дт 26/1 Кт 71 - 1000 руб. расходы в пределах норм Дт 26/2 Кт 71 - 315 руб. расходы сверх норм

     Итого:        1315 руб.

     В соответствии с 25 главой НК РФ для целей  налогообложения отдельные произведенные  организацией затраты корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм и нормативов. Расходы следовало отразить в учете следующим образом:

     Дт 26/1 Кт 71 - 810 руб. расходы по найму  жилого помещения в пределах норм

     Дт 26/2 Кт 71 - 505 руб. НДС с суммы расходов в пределах норм

     Итого:         1315 руб.

     Следовательно, предприятием завышена себестоимость на 109 руб.

     Аналогичное замечание по а/о Носкова А.А. Согласно а/о в марте 2004 г. Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных командировках № 62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 3 815 руб.

      В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок и составлен акт (приложение 5). Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления. 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 
 

      В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских  доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета.

      К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных  или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

      Была  изучена методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемая таким автором, как В.И. Подольский.

      Применение  данной методики имеет целью выявление  допускаемых в организациях нарушений  бухгалтерского учета расчетов с  подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

      Изучение  типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

     Основными ошибками, допускаемыми организациями  являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет:

- отсутствие  инвентаризаций расчетов с подотчетными  лицами;

- приложение  к авансовым отчетам не имеющих  всех обязательных реквизитов первичных документов;

- расчет  с другими юридическим лицами, выданными под отчет наличными  деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 
 
 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. ч.1, 2 от 20.02.96. № 18-ФЗ
2. Налоговый кодекс Российской Федерации, ч.1. от 31.07.98г. № 146-ФЗ
3. Налоговый кодекс Российской Федерации. ч.2. от 5.08.00 № 117- ФЗ
4. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (в редакции от 30.06.03)
5. Об аудиторской деятельности. Федеральный закон от 07.08.01 № 119-ФЗ
6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.00 г. № 94н. (в редакции от 07.05.03)
7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н. (в редакции приказов Минфина РФ от 24.03.00 № 31н)
8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено приказом Минфина РФ от 09.12.98г. №60н.
9. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99). Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 34н. Ю.Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99). Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99. № 32н.
10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99). Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99. № 33н.
11. Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации. Утверждены приказом Минфина РФ от 28.07.2000 г. № 60н. (в редакции от 22.07.03 № 67н)
12. Правило (стандарт) № 1 Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности.
13. Правило (стандарт) № 2 «Документирование аудита».
14. Правило (стандарт) № 3 «Планирование аудита».
15. Правило (стандарт) № 4 «Существенность в аудите».
16. Правило (стандарт) № 5 «Аудиторские доказательства».
17. Правило (стандарт) № 6 «Аудиторское заключение по финансовой бухгалтерской) отчетности.
18. Аудит / Под ред. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 308 с.
19. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 450 с.
20. Болонин Н. Аудит подотчетных сумм // Современный бухучет. - 2003. - № 6. - С.4-8
21. Бриттон Э., Ватерсон К. Вводный курс по бухгалтерскому учету, аудиту, анализу / Под ред. Я.В. Соколова. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 200 с.
22. Гутцайт Е.М., Островский О.М., Ремизов Н.А. Отечественные правила (стандарты) аудита и их использование. - М.: ФБК-ПРЕСС, 2002. - 300 с.
23. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Ремизов Н.А., Старовойтова Е.В. Аудит. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. - 602 с.
24. Крикунов А.М. Аудит расчетов с подотчетными лицами // Главбух. - 2003. - № 4. - С.4-9
25. Овсийчук М.Ф. Аудит. Организация. Методика проведения. - М.: ИНФРА-М, 2000. – 215 с.
26. Суйц В.П., Ахметбеков А.Н., Дубровина Т.А. Аудит: общий, банковский, страховой. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 500 с.
27. Терехов А.А. Аудит. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 308 с.
28. Чекин В.Д. Курс лекций по аудиту. - М.: Финстатинформ, 2003. - 600 с.
29. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. /Учебное пособие. - М: 2003. - 401 с.

      ПРИЛОЖЕНИЕ 1

      Методы  контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами