Аудит расчетов с подотчетными лицами

      Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

      Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

      Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

      Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

      Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

      Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

      Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

      Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы  командировочных установлены ст. 264 НК РФ.

      Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания налога на доходы физичес5ких лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

     Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по: проезду к месту служебной командировки и обратно; затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

     Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у  организаций оптовой торговли при  наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС (глава 21 НК РФ «НДС»). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

     Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

     В соответствии с п. 22 ст. 264 НК РФ с 1 января 2002 года представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

      К представительским расходам относятся [22.С.120]:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

- расходы  на транспортное обеспечение  доставки этих лиц к месту  проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

- расходы  на буфетное обслуживание во  время переговоров;

- оплата  услуг переводчиков, не состоящих  в штате организации.

     К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих' расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

     Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

     Процедура 4.1.3 — проверка соответствия фактических  расходов на рекламу.

     В соответствии с п. 28 ст. 264 НК РФ с 1 января 2002 года расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

     К расходам организации на рекламу  относятся [22.С.126]:

- расходы  на рекламные мероприятия через  средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

- расходы  на световую и иную наружную  рекламу, включая изготовление  рекламных стендов и рекламных  щитов;

- расходы  на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок - продаж, комнат образцов и демонстрационных залов.

      Процедура 4.1.4 - проверка соответствия фактических расходов на компенсацию за использования личного автомобиля в служебных целях.

     В соответствии с п. 40 ст. 270 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.

      Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

      Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием карточки, представленной в Приложении 5.

      Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

      По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Якутский Гормолзавод». При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки на ОАО «Якутский Гормолзавод».

     Основные  нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

     1. Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм:

- Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам; несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

      2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов: отсутствие приказов о  направлении работников в командировку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке; отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

      3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов: нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

      4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

     5. Нарушения порядка учета представительских  расходов: несоответствие фактического  размера представительских расходов утвержденной смете; отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

     6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами: некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 "Расчеты с подотчетными лицами" или других регистрах. 

      2.2. Аудит расчетов с подотчетными  лицами в ОАО «Якутский Гормолзавод» 

      В результате проведения аудиторской  деятельности расчетов с подотчетными лицами ОАО «Якутский Гормолзавод» можно сделать следующие выводы. Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ОАО «Якутский Гормолзавод» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.

      Данные  аналитического учета соответствуют  данным, отраженным в главной книге. В нарушение Инструкции 94-н по применению плана счетов аналитический  учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет.

     Согласно  вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На ОАО «Якутский Гормолзавод» этот пункт Порядка не выполняется, например (табл. 2.2):

     Таблица 2.2

     Анализ  выдачи наличных денег под отчет

 

     В соответствии с п. 11 Порядка ведения  кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка  не выполняется, например: по а/о Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову B.C. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

     Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует  журнал регистрации авансовых  отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе 2004 г.);

- в авансовых  отчетах не указана сумма, полученная  из кассы (а/о Вронского Г.К.  в марте 2004 г.);

- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

     Не  всегда своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.04 Юшкова С. Д. проведен в феврале 2004 г., а/о № 81 от 26.02.03 Соболев  А. В. проведен в апреле 2004 г. и др.

     В нарушение Положения по бухгалтерскому учету № 5/01 и инструкции по применению плана счетов ОАО «Якутский Гормолзавод» допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте 2004 г. приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

     В нарушение Положения по бухгалтерскому учету № 6/01 и инструкции по применению плана счетов ОАО «Якутский Гормолзавод»   приобретенные основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо - на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе 2004 г. приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.03 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503 руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

     В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте 2004 г. отражено:

     Дт 10/5 Кт 71-118 руб.

     Следовало отразить: