Аудит расчетов с подотчетными лицами

      По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с  кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 90 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 90), отрицательную — на убыток (дебет счета 90, кредит счета 71) [28.C.82].

      Таким образом, система учета расчетов с подотчетными лицами представляет собой сложный и трудоемкий процесс, который требует большого внимания. 
 

1.2. Этапы  проведения аудиторской проверки. Методы проверки учета расчетов с подотчетными лицами 
 

      Для принятия обоснованного решения  необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным  клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата [20], [22.C.46].

      При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

      При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств [19.С. 128]: - наблюдение или участие  в инвентаризации; - наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов; анализ. Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

      Методы  контроля представлены в Приложении 1 [23.C.112]. Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

      В акте аудиторской проверки с достаточной  подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту  о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной.

      После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей  их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

      Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого  предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью [21.C.49].

      Возможны  четыре вида аудиторских заключений [27.C.91]: - заключение без замечаний (безоговорочное заключение); - заключение с замечаниями (заключение с оговорками); отрицательное заключение; заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

      Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. [22.C.87].

      Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются [26.C.73]: приказ об учетной политике; авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении работников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов.

      Заявления на выдачу денег из кассы.

      В целях сопоставления взаимосвязи  между регистрами бухгалтерского учета  и проверяемыми первичными документами необходимо [24.C.81]:

      1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из  кассы предприятия, путем сличения  данных ж/о № 1 и ж/о №  7 за каждый месяц.

      2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

      3. Сопоставляется месячный оборот  по возврату подотчетных сумм  в кассу по ж/о № 7 с соответствующим  итогом по ведомости к ж/о  № 1.

      4. Проверяется соответствие данных  о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.

      5. Сопоставляются месячные обороты  по кредиту счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", отражающие  расходы, отнесенные в дебет  счетов 08, 10, 26, 41,91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

      6. Проверяется соответствие сумм  в представленных оправдательных  документах суммам, отраженным в  авансовых отчетах.

      7. Проверяется соответствие аналитических  данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

      При проведении инвентаризации расчетов с  подотчетными лицами аудитору следует  ознакомиться с материалами инвентаризации.

      Таким образом, аудит проверки расчетов с  подотчетными лицами — аудиторская деятельность, направленная на установление достоверности этих расчетов и соответствия совершенных ими финансово-хозяйственных операций нормативным актам. 
 
 

      2. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ  ОАО «ГОРМОЛЗАВОД» ГОРОД ЯКУТСК 
 

      2.1. Организация аудиторской деятельности расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Якутский Гормолзавод» 
 

      ОАО «Якутский Гормолзавод» - главный поставщик молочных изделий по городу Якутску. ОАО «Якутский Гормолзавод» образовалось 25 июня 1996 года. ОАО «Якутский Гормолзавод» является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правом юридического лица, имеет самостоятельным баланс, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты.

      Устав ОАО «Якутский Гормолзавод» был  утвержден 24 июля 1996 г. Общее число занятых на предприятии - 120 человек.

      Дочерние  и зависимые общества у предприятия  отсутствуют.

      Основные  направления деятельности Общества: заготовка и переработка сельскохозяйственного  сырья; производство и реализация молочных и других пищевых продуктов; торговые услуги.

      В своей деятельности финансовая служба руководствуется: Нормативно-правовой базой; Уставом предприятия; Рабочим  планом счетов; Учетной политикой. Финансовая отчетность предприятия представлена следующими формами: бухгалтерский  баланс; отчет о прибылях и убытках; формы 2, 3, 4, 5. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете в РФ» предприятие осуществляет так же ведение статистической отчетности по формам П-3, П-2, П-4, 5-3, П-1.

      Целью аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Якутский Гормолзавод» является контроль за соблюдением целевого использования денежных средств подотчетными лицами.

      Перед аудитом в данной области стоят  следующие задачи:

      - проверка внутреннего контроля  за расходованием и целевым  использованием денежных средств из кассы предприятия;

      - нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ по  лицам, не отчитавшимся за полученные  ранее подотчетные суммы;

      - нарушения в сфере документального  оформления приказов о направлении  работников в командировку;

      - нарушения порядка ведения кассовых операций по суточным, возмещенным сверх норм работникам предприятия, не облагаемых подоходным налогом.

      - нарушения главы 23 НК РФ "Налог  на доходы физических лиц"  и Закона "О налоге на добавленную  стоимость" для целей налогообложения  по учету командировочных сумм в пределах норм и сверх норм;

      - нарушения главы 25 Налогового  Кодекса РФ по смете представительских  расходов;

      - нарушения Налогового Кодекса  РФ главы 25 «Налог на прибыль»  и главы 21 «НДС» для целей  налогообложения по учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

      - нарушения порядка ведения кассовых  операций при выдаче денег  под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

      Основными документами, которые необходимо изучить  при проверке расчетов с подотчетами лицами на ОАО «Якутский Гормолзавод» являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства. При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо принимать во внимание уровень существенности (табл. 2.1)

      Таблица 2.1

      Значение  уровня существенности

 

      Значение  уровня существенности для конкретной аудиторской проверки должно быть определено по завершении этапа планирования аудиторской  проверки. Полученное значение уровня существенности в обязательном порядке  фиксируется в общем плане  аудита.

      Показатель  «Балансовая прибыль» не находит  отражение в данной таблице, а  показывает убыток.

      Определяется  единый уровень существенности как  средняя величина значений, приведенных  в графе 4.

      (8893,9696 +9807,24 + (-16988) + 2418,8 )/ 4 == 1033 руб.

      Аудитор отбрасывает значение не сильно отклоняющее его и округляет значение.

      (1000/1033) * 100% = 96,8%

      Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор составляет программу и план изучения документов в зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии ОАО «Якутский Гормолзавод» (Приложение 2).

      Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами был  использован вопросник, приведенный  в Приложении 3.

      По  результатам опроса ответственных работников ОАО «Якутский Гормолзавод» по вышеназванному вопроснику аудитор делает следующие выводы: