Аудит расчетов с подотчетными лицами

На лицевой стороне  этого документа должны быть указаны:

- наименование организации,  которая выдала под отчет деньги  своему сотруднику;

- номер авансового отчета  и дата его составления;

- структурное подразделение,  в котором работает сотрудник,  получивший деньги под отчет; 

- фамилия, имя, отчество  и профессия этого сотрудника;

- назначение аванса;

- сумма, выданная из  кассы сотруднику;

- расход и остаток (перерасход) денег. 

На лицевой стороне  отчета предусмотрена таблица для  отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом  отчете под линией отреза появилась  расписка. Ее заполняет бухгалтер  и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице  приводится перечень документов, которые  подтверждают расходы работников. Еще  здесь указываются израсходованные  суммы, а также те, которые бухгалтер  принял к учету. В последней графе  таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Необходимо проверить, чтобы  сотрудник, который составляет авансовый  отчет, подтвердил свои расходы так  называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и  кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т. п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил  подотчетный сотрудник. Это позволить  избежать споров при проверке. К  товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек.

Аудитор установил, что данные требования в ООО «КФХ Возрождение» выполняются при ведении учета расчетов с подотчетными лицами.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило  ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет  нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток»  и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть денег  осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу  предприятия, при этом в авансовом  отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер  предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

Важным внутренним первичным  документом является служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т -  9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом.

Особую важность имеет  форма № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении»  с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Обращается внимание на правомерность  оформления представительских расходов.

Представительские расходы  могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет с  прилагаемыми товарными и кассовыми  чеками, закупочным актом  и др.

Представительские расходы  должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским  расходам можно отнести следующие  затраты:

- по проведению официального  приема

- по транспортному обеспечению  представителей других организаций,  связанному сих доставкой до  места проведения встречи и  обратно;

- по буфетному обслуживанию  лиц участвующих  во встрече  во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

Как правило, подотчетные  лица покупают для своего предприятия  материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить  акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда  со счета 71 материалы можно списать  на счета учета затрат – 20, 26, 23 и  т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно  доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные  материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать  на счет 10, а списать только в момент передачи в производство.

Заполненный авансовый отчет  сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы  отчет был подписан самим подотчетным  лицом, главным бухгалтером и  сотрудником бухгалтерии, принявшим  этот отчет, утвержден руководителем  организации или уполномоченным на это лицом.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные суммы. Заполненный  и утвержденный авансовый отчет  вместе с приложенными к нему документами  переплетается и сдается в  текущий архив организации. В  этом архиве он хранится пять лет.

 

 

Выводы и предложения

 

В результате аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «КФХ Возрождение» расчетов с подотчетными лицами за период с 1 января по 31 декабря 2009 г. включительно. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «КФХ Возрождение» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций».

Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «КФХ Возрождение». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита.

Проверка была проведена  в соответствии с Законом «Об  аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить достаточную  уверенность в том, что бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ООО «КФХ Возрождение» соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2009 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

В результате проведенной  проверки можно сделать вывод  о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует  нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.

В качестве рекомендации ООО «КФХ Возрождение» можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

В заключении можно сдать  выводы о том, что в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно определены цели, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами;  рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете; рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с  подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия.

 

Список литературы

 

1. Алборов Р.А. Аудит в организациях, промышленности, торговли и АПК: Учебное пособие. / Р.А. Алборов – 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательство "Дело и Сервис", 2008.
2. Андреев В.Д. Практикум по аудиту: Учеб. пособие. / В.Д. Андреев, Т.И. Киселевич, И.В. Атаманюк – М.: Финансы и статистика, 2009.
3. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. / Н.П. Барышников - 4 изд., перераб. и доп. - М.: ФИЛИНЪ, 2007.
4. Киселева Г.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие. / Г.В. Киселева. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2009.
5. Лабынцев Н.Т. Аудит: теория и практика: Учеб. пособие. / Н.Т. Лабынцев, О.В. Ковалева – М.: "Издательство ПРИОР", 2010.
6. Парушина Н.В., Суворова С.П. Аудит: учебное пособие. – М.: Форум – Инфра – М, 2008.
7. Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами // Аудитор- 2010-№1.
8. Подольский В.И. Аудит. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2010
9. Рогуленко Т.М. Аудит: учебник. – М.: Экономистъ, 2010.
10. Соколов Я.В. Основы аудита М.: Бух. учет, 2009.
11. Харченко О.Н. Аудит: Практикум: Учебное пособие–М.: Кнорус, 2011.
12. Шеремет А.Д. Аудит: Учебник. / А.Д. Шеремет, В.Л. Суйц – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2010.