Аудит расчетов с подотчетными лицами

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию  на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает  необходимые документы для отправки в командировку работника, а также  их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о  том, что для целей налогообложения  учет представительских расходов в  пределах норм и сверх норм не ведется.

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

Постановление Правительства  Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении  федеральных правил (стандартов) аудиторской  деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу  аудита, в том числе программу  аудита расчетов с подотчетными лицами.

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами.

Для принятия обоснованного  решения необходимо целенаправленно  и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

1. наблюдение или участие в инвентаризации;
2. наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
3. устный опрос;
4. получение письменных подтверждений;
5. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
6. проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
7. проверка арифметических расчетов;
8. анализ.

Указанные методы применяются  к различным объектам контроля и  служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений .

Аудитор должен планировать  свою работу, чтобы провести проверку эффективно и в срок. Планирование должно проводиться в соответствии с такими признаками, как:

1. комплексность (обеспечение взаимоувязанности и согласованности всех этапов планирования – от предварительного до составления общего плана и программы аудита);
2. непрерывность (увязка этапов планирования по срокам);
3. оптимальность (выбор оптимального варианта общего плана и программы аудита).

Планы должны быть основаны на знании особенностей деятельности предприятия. Их составление необходимо для того чтобы отразить:

1. полученное представление о применяемой клиентом системе бухгалтерского учета, проводимой учетной политике и мероприятиях внутреннего контроля;
2. установленный ожидаемый уровень доверия к данным внутреннего контроля;
3. установленные и изложенные в виде программы характер, сроки и объем планируемых аудиторских процедур;
4. порядок координации в ходе проделанной работы.

Аудитор должен иметь такой  уровень знаний о предприятии  клиента, который позволяет ему  выделять события, операции и виды деятельности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую информацию.

При работе с материалами  аудиторской проверки предыдущего  года и другими соответствующими документами аудитор должен обратить внимание на обстоятельства, требующие  особого рассмотрения, и принять  решение о возможном их влиянии  на предстоящую работу по проверке в текущем году.

Аудитор должен составлять полный план в письменном виде. Кроме  того, он обязан подготовить в письменном виде программу аудиторской проверки с разработкой мероприятий, необходимых  для выполнения этого плана. Программа  должна быть достаточно детальной, чтобы  служить инструкцией для подчиненных, задействованных в проверке, а  также средством контроля за надлежащим выполнением работы. Аудитор должен принять во внимание сроки выполняемых процедур с учетом ожидаемой помощи со стороны клиента, наличия помощников, а также привлечения других аудиторов и экспедиторов.

При составлении плана  проверки аудитору следует произвести обобщенную оценку риска аудиторской  проверки, основанную на знании предприятия клиента, его отрасли, методов управления и руководства, а также факторов хозяйственной деятельности.

Планы, если необходимо, дорабатываются и пересматриваются в ходе проверки. При этом планирование в процессе работы должно носить преемственный  характер, а причины внесения существенных изменений документироваться.

Подготовительная деятельность до начала проверки предполагает получение  аудитором материалов заседаний  акционеров и отчетности по хозяйственной  деятельности, выяснение направления  и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет  деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод  о степени деловой безупречности  клиента и принимает решение  о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых  лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

После принятия решения о  проведение аудиторской проверки, перед  началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами можно использовать вопросник.

По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.
5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса РФ «Налог на прибыль организаций» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

Представленный вопросник позволяет  сделать аудитору целый ряд промежуточных  выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных процедур, которые оформлены в программу.

Некоторые дополнения к процедурам в программе аудита расчетов с  подотчетными лицами. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислен единый социальный налог.

Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости  населения (в Фонд социального страхования  отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные  командировки как внутри страны, так  и за ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются: суточные в пределах норм, установленных законодательством; расходы по найму жилья в пределах норм; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Суммы НДС выделяют по проезду  к месту служебной командировки и обратно; затратам на пользование  в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму  жилого помещения в пределах норм.

Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.