Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

 

Таблица 6 – Вопросник для проведения контроля расчетов с подотчетными лицами.

Направления и вопросы  тестирования	Нет ответа		Да		Нет
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных  лиц, сроков отчетности и подотчетных  сумм?			Х
Своевременно ли  сдаются  авансовые отчеты в бухгалтерию  организации?					Х
Производится ли выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам?			Х
Используются ли унифицированные  формы первичных документов?			Х
Проверяются ли авансовые  отчеты по формальным признакам и  по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?				Х
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?				Х
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными  между  юридическими  лицами?		Х
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?				Х
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?				Х

 

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Представленный вопросник  позволяет сделать вывод, что  порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

Теперь, используя формулу  факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).

Формула факторной модели:

ВР × РК × РН = ПАР,

 

Где будем считать что: внутрихозяйственный риск (ВР) - 60%

риск контроля (РК) – 50%

риск не обнаружения (РН) – 10%

ПАР = 0,6 × 0,5 × 0,1 = 0,03 или 3%.

Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать  план приемлемым.

 

3.2 План и программа аудита

 

Разработка общего плана  и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом  субъекте, а также на результатах  проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое  для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В  общем плане аудиторская организация  определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа,

оценки надежности системы  внутреннего контроля и рисков аудита.

 

Таблица 7 – Общий план аудита

Аудиторская организация	ЗАО  «Маркетинг, Консалтинг, Дизайн»
Проверяемая организация	ООО «КФХ Возрождение»
Период аудита	С 01.03.10 по 20.03.10
Руководитель аудиторской  группы	Воропаев Ю.Н.
Состав аудиторской группы	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.
Аудиторский риск	3%
Уровень существенности, тыс.руб.	25000

 

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор  должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. При составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно  использовать за основу план.

Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских  процедур по существу.

 

 

Таблица 8 – Программа аудита

Перечень аудиторских  процедур	Период проведения	Исполнитель	Источники информации
Наличие приказа руководителя об определении круга подотчетных  лиц, сроков отчетности и подотчетных  сумм.	01.03-02.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Приказы руководителя, учетная  политика организации для целей  бухгалтерского учета
Своевременность сдачи авансовых  отчетов в бухгалтерию организации.	03.02-05.03	Газарян А.В.	Авансовые отчеты
Проверка авансовых отчетов  по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых  отчетов и прилагаемых к ним  документов.	06.03-08.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Учетная политика организации  для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
Проверка использования  унифицированных форм первичных  документов.	09.03	Газарян А.В.	Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами.	10.03	Газарян А.В.	Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами
Выдаются ли деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему  авансу	11.03-14.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильность отражения  на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами.	15.03-17.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге.	17.03-20.03	Воропаев Ю.Н., Газарян А.В.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации

 

Разработка программы  проведения аудита включает этапы, аналогичные  тем, что и разработка общего плана  аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

 

 

3.3. Процедура аудита 

 

При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитору следует запросить  приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации  о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

В ходе проверки было установлено, что выдача наличных денег под отчет в ООО «КФХ Возрождение» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил  деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В ООО «КФХ Возрождение» не всегда выполняются данные правила.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислить подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Аудитор должен проверить, чтобы  каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был  ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда  направляет их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит  деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер  и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет  получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия  с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные  материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов  на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в  котором указывает, кому, на какие  цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

В ходе аудиторской проверки аудитор установил, что иногда предприятие выдает деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Аудитор должен проверить  чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер  № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем  отражались те же сведения, что и  в журнале-ордере № 7, а именно: когда  и кому выданы деньги, в каком  размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета  отнесены расходы подотчетного лица.

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер  предприятия отразил следующей  проводкой: Дебет 71 Кредит 50 -  выданы деньги под отчет.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет. Форма  авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все  предприятия и организации, кроме  бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.