Отчет по преддипломной практики в налоговой системе

7.  Порядок исполнения поступивших документов

20.        Рассмотренные руководством документы с соответствующими резолюциями передаются делопроизводителю, который после их получения в течение 1 дня вручает эти документы под роспись исполнителю. При наличии нескольких исполнителей, ответственным считается названный первым исполнитель.

21.        Копии всех нормативных правовых документов, поступающих в УГКНС по Первомайскому району г. Бишкек (Законы, Указы Президента, постановления и распоряжения Правительства Кыргызской Республики), а также писем обще-разъяснительного характера должны передаваться для работы в Отдел организационно - методологической работы.

6.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       22              Сроки исполнения, в соответствии с Типовой инструкцией по
документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства
Кыргызской Республики от 25 августа 1995 г. № 370, не должны
превышать 10 календарных дней. Если в резолюции руководства или в
письмах, поручениях вышестоящих органов указан срок исполнения, то
документ подлежит исполнению в указанный срок. Если в письмах
(поручениях) вышестоящих органов или в резолюции руководства указано на
срочность исполнения, документ подлежит исполнению в 3-х дневной срок Приостановить или продлить сроки исполнения документа имеет право только лицо, давшее поручение (в его отсутствие - заместитель).

23.        Документы, которые подлежат исполнению несколькими отделами, передаются им в копиях делопроизводителем.

24.        Исполнение документа обеспечивается подготовкой письма справкой, служебной запиской и т. д. При необходимости отделом может быть получена информация от другого отдела напрямую на основании письменного запроса. При этом информация может представляться за подписью начальника отдела (не фирменном бланке).

25.        Письма, информации, докладные записки, справки и другие документы должны готовиться тщательно, излагаться четко, кратко и конкретно, а содержащиеся в них предложения, разъяснения и выводы глубоко и четко аргументироваться.              Документ должен отражать объективную действительность, формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.

26.         Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы, мнения.

27.         При компьютерном наборе текста должен использоваться шрифт «Ariel» или « Times New Roman», размером. 12 или 14 пунктов. При подготовке нормативных правовых документов и приказов должен использоваться 14 размер шрифта. При наборе текста должны соблюдаться следующие условия:

■      размеры полей должны быть; левое - 25 мм: правое -15 мм; верхнее -20 мм; нижнее - 15 мм; номера листов проставляются по середине листа на расстоянии 10 мм; от верхнего поля арабскими цифрами без точек, а тире;

■      текст должен печататься через 1,5 межстрочных интервала, а при компьютерном наборе (Windows) - «одинарный» интервал.

28.              При подготовке и представлении документа (проекта документа)
руководству  на подпись,    при необходимости прилагаются соответствующие законодательные акты или другие документы, на которые идет ссылка в документе.

29.              Документы, представляемые на подпись начальнику УГКНС по
Первомайскому району г. Бишкек   в обязательном порядке должны быть:

■     завизированы исполнителями, начальником отдела, готовившими их;

■     завизированы (согласованы);

■     начальниками (в их отсутствие - гл. специалистами) отделов имеющими отношение к затрагиваемым в документе вопросам;

■     заместителями начальника, в функции которого входит рассмотрение данного вопроса.

30.       Документы, направляемые в страны ближнего и дальнего зарубежья, а также иностранные посольства, представительства и международные организации, представляемые на подпись руководителю, должны быть напечатаны на фирменных бланках.

31.       Подготовка ответа на письменный запрос о предоставлении информации юридическим и физическим лицам осуществляется в течение двухнедельного срока. Если в течение двухнедельного срока ответ на запрос не может быть подготовлен, об этом доводится до сведения лица, направившего запрос, с указанием причин отсрочки. Период отсрочки не может превышать двухнедельного срока.

32.       Если в резолюции руководства или в письмах, поручениях вышестоящих органов указан срок исполнения, документ должен быть исполнен строго в указанные сроки. Продлить сроки исполнения документа имеет право только лицо, давшее поручение (в его отсутствии -заместитель). Исчисление сроков исполнения документов ведется в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом КР.

Продление сроков исполнения документов производится только с разрешения начальника или его заместителя в пределах их полномочий, или с разрешения учреждений - авторов, установивших эти сроки. Если в процессе над документом выявляются причины препятствующие соблюдению указанного срока, следует продлить срок исполнения документа.   Служебные   записки   с   разрешением   о   продлении   сроков исполнения документов не позднее одного дня до окончания срока исполнения передаются делопроизводителю              для внесения соответствующих изменений.

8.     Требования оформлению документов, направляемых в вышестоящие органы

34. При подготовке исходящего документа следует соблюдать следующие требования:

■                                     документ должен иметь заголовок, то есть краткое изложение содержания документа и располагаться в левой верхней части листа;

■                                     если документ подготовлен как ответ или запрос, то в левой верхней части указывается: на Ваш № от              200 г.;

■                                     документ, направляемые в Министерство финансов, организации иностранных государств и стран СНГ' имеют только один адрес и подписываются начальником, а в случае его отсутствия заместителем, исполняющим его обязанности;

■                                     при наличии приложений следует указать количество листов прилагаемых документов;

■                                     обязательным реквизитом документов является указание Ф.И.О. исполнителя и его телефоны (без слова исполнитель);

■                                     исходящий документ утверждается руководством при наличии листа согласования с подписями              заинтересованных отделов на обратной стороне последнего листа второго экземпляра;

■                                     оригинал документа отправляется адресату, если адресатов несколько, то оригинал отправляется первому адресату, остальным отправляются копии. В подшивке исходящей корреспонденции отдела подшивается второй экземпляр с листом согласования;

■                                     Начальники отделов и работники, подготовившие и завизировавшие документ, несут персональную ответственность за качество достоверность указываемых в документе сведений.

9.      Требования к оформлению приказов.

Проекты приказов разрабатываются отделами по поручению руководства или собственной инициативе, должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся предложения были              конкретными              и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием, и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой           предыдущего приказа.

35.       В констатирующей части излагается обоснование для принятия решения руководителем. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

36.       Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предлагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. В случае, если управленческое действие предлагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии). В качестве исполнителя могут быть названы отделы, секторы. Если приказ дополняет либо отнимает или заменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которого возлагается контроль исполнения.

37.       До представления на подпись, проект приказа по основной деятельности визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными отделами, главным специалистом по правовым вопросам, начальникам отдела организационно -методологической работы, который определяет его соответствие действующему законодательству Кыргызской Республики.

38.       До представления на подпись, проект приказа по командировкам визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра главным     специалистом     по     финансовым     вопросам     и     начальниками

соответствующих заинтересованных отделов. Начальники отделов, вносящие приказ на утверждение проверяют отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

40.              Проекты приказов подписываются начальником, а в его отсутствие
заместителем, исполняющий его обязанности, должность которого
указывается в реквизите «подпись». К приказам о командировании
сотрудников прилагается план - задание, основание на командировку,
подписанное руководителем соответствующего отдела.

10.     Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб   налогоплательщиков, граждан.

41.        Прием и регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за их исполнением осуществляется делопроизводителем.

42.        Все поступившие письменные обращения граждан после рассмотрения руководством^ передаются в соответствующие отделы для исполнения.

43.        Письма (заявления) налогоплательщиков, граждан с предложениями, жалобами, рассмотрение которых поручено отделам, секторам направляются им не позднее одного рабочего дня после получения документа. Копия сопроводительного письма направляется автору, а при личном приеме разъясняется, куда следует обратиться за ответом.

44.        Запрещается направлять жалобы граждан на разрешение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

45.        Письма (заявления), с жалобами и предложениями налогоплательщиков граждан рассматриваются в месячный срок (30 дней) со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки, в срок не позднее 15 дней.

46.        В случаях, когда для разрешения вопроса, указанного в заявлении или жалобе, необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки исполнения таких    документов    могут    быть    (в    порядке    исключения)    продлены начальником или заместителями начальника УГНС по Первомайскому району г. Бишкек, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

11.     Организация контроля исполнения документов.

47.              Поручения(задания),со/держащиеся              в        организационно-
распорядительных   документах, резолюциях к документам, а также устные
поручения    руководства    ставятся    на    контроль.    Их    выполнение    в
установленные сроки обеспечивается:

■       своевременным доведением до исполнителей;

■       контролем за ходом исполнения;

■       периодической информацией начальнику о состоянии;

■       исполнительской дисциплины в отделах управления.

48.              Сроки исполнения заданий и поручения исчисляются для:

■       входящих документов - со дня их поступления в УГНС по Первомайскому району;

■       исходящих документов - со дня их фактического отправлении;

■       внутренних документов со дня подписания или утверждения руководством УГНС по Первомайскому району г. Бишкек.

49.              На контроль берутся:

■       документы вышестоящих органов, требующие исполнения (в том числе постановления, распоряжения, приказы);

■       все предложения, заявления и жалобы налогоплательщиков, граждан. Сроки исполнения документов, поступивших из вышестоящих организаций, могут меняться только с письменного их согласия.

50.              Делопроизводитель осуществляет постоянный контроль за ходом
выполнения поручений руководства, приказов и решений коллегии
УГНС, своевременно докладывает руководству о фактах несвоевременного
рассмотрения документов в срок.

51.       Делопроизводитель еженедельно информирует начальников отделов о состоянии исполнения контрольных документов руководимыми ими отделами.

52.       Делопроизводитель              ежемесячно              анализирует              состояние исполнительской дисциплины по УГНС и докладывает начальнику управления.