Фактор времени

    4) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности.

 Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает наиболее легкие и приятные дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом он расходует время, необходимое для решения действительно важных и неотложных проблем.

    5) Слабая мотивация труда.

Мотивация труда - это система мер, цель которых - создать у работников стимулы  к труду и побудить их работать с полной отдачей. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, но так как в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, то главной задачей руководителя является:  знать людей, наблюдать за ними, чтобы определить, какие активные потребности движут ими и на этой основе более эффективно использовать потенциал работников предприятия.

    Однако на предприятии эта проблема может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени. [3]

    

 

 

    [3] http://studentbank.ru/view.php?id=70497&p=2

  

     Причины, независящие от руководителя

 

    Ко второй группе отнесем факторы, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «поглотители времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

    Рассмотрим эти факторы:

    1) Работа с корреспонденцией.

Потери  времени руководителя в связи  с неудовлетворительным ведением корреспонденции  весьма значительны. Исследования показывают, что 20% - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции. Он просматривает в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. Время на обработку входящей почты, составление стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовки и т.п. можно значительно уменьшить при рациональной постановке дела:

- Предупредить о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас значение, и отказаться от всей «рутинной  почты».

 - Поручить делать предварительную рассортировку входящей почты, например, по приоритетности, делать раскладку ее в специальные папки.

- Все,  что не представляет информационной  ценности, не подлежит обработке  или хранению и должно немедленно  переправляться в корзину для  бумаг.

- Распорядиться о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.

-  Снабжать  письмо указаниями и замечаниями  по обработке, указывать, например, ключевые слова предстоящего  ответа, срок исполнения, место в  архиве и т.п. Пользуйтесь в  этих целях имеющимися формулярами.

- При  чтении  письма сразу же помечать все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

-  Обрабатывать  письмо по возможности сразу  после получения, т.е. во время  просмотра почты.

- Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправлять по назначению.

- Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

    2) «Поглотители времени».

«Поглотители времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения  и не могут быть перепоручены подчиненным.

Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

- Телефонные звонки.

- Заглядывающие к нам люди.

- Проблемы с компьютерным оборудованием.

- Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

- Отвлекающие факторы на рабочем месте.

-  Неумение слушать других людей.

- Недостаток организационного планирования.

- Плохая организационная структура.

- Нерешительность в деловых вопросах.

-  Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.

- Плохо организованные и скоординированные собрания.

- Чрезмерная офисная бюрократия.

    3) Большой поток рутинных дел, которые являются часто срочными, работа над которыми занимает много времени.

Примерами могут послужить такие дела, как выбор мебели, оформление помещений, в которых проводится ремонт, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбой помочь». [4]

 

     Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

 

    К третьей группе отнесем психологические факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это перенос принятия

решения проблемы на завтра, постоянные доработки дома, выполнение работы не до конца, суетливость или стремление сделать все сразу. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело,

особенно  человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

     Рассмотрим эти факторы:

    1) Перенос принятия решения проблемы на завтра.

Эта ошибка самая распространенная. Главная  причина такой ситуации–

 
 

    [4] http://www.zarplata.ru/education/article_id~22.asp

несобранность, неуверенность и нерешительность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут– это начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением.

2) Постоянные доработки дома.

Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг. Человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы. В итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни, у него нет возможности полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень тяжело.

    3)Выполнение работы не до конца.

Человек может заниматься множеством дел, но успеет решить лишь их малую часть. С точки зрения повседневной производительности и результативности труда, а так же сохранения нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца и приведет лишь к бесполезной трате времени. К тому же нерешенные дела тяжелым грузом ложатся на нашу психику, а вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

    4) Суетливость или стремление сделать все сразу.

Суетливость– результат плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливым людям тяжело выбрать за какое дело взяться, они привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Так как эти папки постоянно будут перед глазами, а в результате мысли будут все время скакать с одной проблемы на другую, то таким образом ни одна проблема не решиться. Результат–  низкая эффективность труда, невысокое качество выполнения дел, дополнительные затраты времени на исправление ошибок. Правильным в такой ситуации будет научиться концентрировать свое внимание и прилагать все усилия к решению главной задачи. [5]

 

   

 
 
 
 
 
 
 

    [5] http://www.gipp.ru/viewer.php?id=23048

 

    1.2 Основные методы тайм-менеджмента

 

    Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

    Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер  и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

    В настоящее время в России одним из известных специалистов в области

тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.[6]

 

    Анализ использования рабочего времени

 

    Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен быть анализ использования рабочего времени. Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный  учет времени. Самый

эффективный способ учета времени – это  ведение записей. Вести записи можно, например с помощью такой компьютерной программы как Visual Time Analyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры: - вид деятельности – для определения вида деятельности;

- время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

- длительность соответствующего вида деятельности – для определения

 

    [6] http://www.improvement.ru

 

необходимого  для данного вида деятельности времени.

    Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели, также надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

    В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования

временного  ресурса. Для этого необходимо проанализировать каждую работу, ответив на некоторые вопросы, такие как: