Язык и стиль служебных документов

• Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре служебного документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям.
• Синтаксические ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

     Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко  составители служебных документов неоправданно усложняют текст. Хотя специфика служебного документа требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

• Морфологические ошибки. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
• Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

     Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

     Ошибки  в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов - синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

• Стилистические помехи. Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в документах того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке служебно-деловых документов  недопустимы слишком длинные обороты.
• Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

     Заключение

     Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции - доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

     Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом. 
 
 
 
 
 

     Библиографический список

1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация справочник. - М.; Высшая школа, 2008 
2. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».
3. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»
4. Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Л.В.Санкина Делопроизводство. Уч-к. М; МЦФЭР, 2004.
5. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М;

Инфар-М, 2003

6. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. М.; СПб., 2004
7. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 2003.

       Приложение 1

     Употребление  языковых формул

     «Сообщаем, что в период с … по …»

     «Установлено, что в период … по …»

     «Сообщаем, что по состоянию на …»

     «Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам…»

     «Направляем вам, согласованный с …»

     «Направляем на рассмотрение и утверждение …»

     «Проверкой  установлено, что …»

     «Выражаем глубокую признательность за …»

     «Считаем  целесообразным …»

     «В  соответствии с договоренностью, достигнутой  …»

     «Во время переговоров стороны обсудили возможности …»

     «Просим вас рассмотреть вопрос о …»

     «Просим вас изыскать возможность …»

     «Принимая во внимание, что …, просим …» и др.

      Приложение 2

     Ограниченная  сочетаемость слов