Язык и стиль служебных документов

3. Употребление языковых формул

 
 

     Одна  из особенностей деловой речи –  широкое употребление языковых формул (см. приложение 1) - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. 

     Языковые  формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы  нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например:

• В гарантийном письме:

«Гарантируем  возврат кредита  в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш  расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади  гарантируем».

• В письме-претензии:

« в противном случае Вам будут предъявлены  штрафные санкции»

« в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

• В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается…» 

     Владение  деловым стилем - это в значительной степени знание  и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста. 
 

4. Употребление слов в одной падежной форме

 
 

     Употребление  однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

     «Предлагаем Вам варианты решений  реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

       Широкое использование таких конструкций, видимо, объясняется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.  
 

5. Ограниченная  сочетаемость слов

 
 

     Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами (см. приложение 2). Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.

     Ограниченная  сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа 
 

6. Конструкции с отглагольным существительным

 
 

     В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

           «провести учет», а не «учесть»

           «оказать  поддержку», а не «поддержать»

           «произвести ремонт», а не «отремонтировать».

     Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

       Появление таких конструкций,  очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («peмонт»), В то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме. 
 

7. Ограниченное  употребление глаголов в личной форме

 
 

     Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.

       Выражается это в ограниченном  употреблении глаголов в форме  первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:

           «Комиссией  проведена проверка и установлено...»,

           «Акт  подписан членами  комиссии и утвержден  руководством».

     С этим же явлением связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

     «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего  мировым стандартам» (а  не: «Проект предусматривает ...») 
 

8. Построение  предложений

 
 

     Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами.

     При построении предложений следует  учитывать закономерности, характерные  для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенным есть односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым как главный член, из которого начинается предложение.  Например:

           Просим  выслать план модернизации оборудования.

     В двухсоставных предложениях преобладает  прямой порядок слов (подлежащее передует сказуемому). Например:

     Комиссия  проверила организацию  и условия хранения управленческих документов.

     Из  сложных предложений наиболее потребляемые сложноподчиненные предложения. Место  дополнительного предложения в  них зависит от того, какой член главного предложения оно объясняет. Если дополнительное предложение объясняет какое-нибудь слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:

       В работе совещания,  на котором присутствовало  свыше 100 человек,  приняли участие...

     Если  дополнительное относится ко всему главному предложению, то она относится перед главным, если акцентируются обстоятельства осуществления действия, или после главного, если оно объясняет основную мысль предложения. Например:

     При условии досрочного и качественного  выполнения полного объема работы, заказчик обязуется ... (обстоятельства осуществления действия), или

     Одновременно  сообщаем, что в  данное время подготовленное технико-экономическое  обоснование... (объясняется  основная мысль предложения). 
 

9. Употребление  неологизмов

 
 

     Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предметы делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

     Неологизмы  первой группы имеют полное право  на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

     Неологизмы  второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой  речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирование» - «оздоровление» и т.п. 
 
 
 

     10. Употребление заимствованных слов 
 

     Заимствованными называют слова, пришедшие в русский  язык из других языков мира. Часто слова  заимствуются вместе с новыми понятиями  и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

     «пролонгировать»  вместо «продлить»; «спонсор»  вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»; «анонс» вместо «объявление»; «эксклюзивный» вместо «исключительный».

     Если  для обозначения предмета или  понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения  недопустимо. 
 

     11. Употребление слов с «универсальным» значением 
 

     Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

     «До настоящего времени  слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо.

     «Протокол слабо отражает позиции  сторон в вопросе  формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово  «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

     Если  в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в  описательной части документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной. 
 

     12. Употребление сокращений 
 

     Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий  используются сокращения.

     Различаются два основных вида сокращенных слов:

• лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
• графические сокращения - применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др.

     Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют  как самостоятельные слова. Графические  сокращения словами не являются, применяются  только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью. 

     При включении в текст документа  сокращения следует тщательно проанализировать:

• удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
• не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
• Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.

 
 

     Типичные  языковые ошибки в языке и стиле 
 
 

     К сожалению, составители служебных документов зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.