Язык и стиль служебных документов

     Содержание

     Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

     Общие требования к составлению и оформлению документов . . . . . . . . .4

     1. Требования к составлению текста служебных документов. . . . . . . . . . .8

     2. Специальная лексика документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

     3. Употребление языковых формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

     4. Употребление слов в одной падежной форме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

     5. Ограниченная сочетаемость слов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

     6. Конструкции с отглагольным существительным. . . . . . . . . . . . . . . . . .14

     7. Ограниченное употребление глаголов в личной форме. . . . . . . . . . . . .15

     8. Построение предложений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

     9. Употребление неологизмов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

     10. Употребление заимствованных слов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

     11. Употребление слов с «универсальным» значением . . . . . . . . . . . . . . .18

     12. Употребление сокращений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

     Типичные ошибки в языке и стиле. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

     Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

     Библиографический список. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

     Приложение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 
 
 

     Согласно  стандартному определению документ – это материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу согласно законодательству.

     Документы, основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ

     И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 
 
 

     Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических норм и требований.

     Требования  к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

     Как уже отмечалось, среди разнообразных  систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, Особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и о6ъяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).

• Единая государственная система документооборота учреждений. ГОСТ –

     Государственные стандарты предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" площадь место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы, выполняют свою основную функцию (сохранение информации), и обеспечивают эргономичность документов легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

     На  основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий, работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

• состав применяемых в управленческой системе документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процесс ах работы с документами;
• порядок подписания, согласования и визирования  документов, их
• заверение печатью;
• виды применяемых бланков и порядок их использования;
• порядок движения основных видов документов;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

     Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов свойственный документам этой системы  документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой  формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     требования  к составлению  текста

       служебнах документов 
 
 

1. Официально-деловой  стиль

 
 

     Языком  делового общения является официально-деловой стиль – это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений. Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятия, учреждений, организаций, средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания.

     Официально-деловой  стиль относится к книжно-письменным стилям литературного языка. Он реализуется  в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей в деловой переписке учреждений.

     Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих eгo наиболее удобным инструментом делового общения.

       Основные черты официально-делового  стиля: 

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность, краткость текста.

     Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

     Точность  изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста  не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое восприятие. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок, в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

     Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль  в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.  
 

2. Специальная лексика документов

 
 

     Понятие «специальная лексика» относится к  трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

     Термин  - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

     Термины, используемые в управленческой документации, это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

     Правильность  и стабильность терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

     При употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

• Дать официальное определение термина;
• Расшифровать его словами нейтральной лексики;
• Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

     Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.

     Профессиональная  жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.