Названия  организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся  с прописной буквы.

    Слово "совет" в единственном и множественном  числе всегда пишется с прописной  буквы, если входит в полное наименование органа власти.

    В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы.

    Географические  названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы.

    В символических, условных названиях  предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной  буквы и все название заключается  в кавычки.

    Не  пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово "имени" или "памяти".

    Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек.

    Во  множественном числе слова "государственные  комитеты", "министерства", пишутся со строчной буквы.

    При перечислении в тексте нескольких министерств  или комитетов следует писать их полное наименование.

    Однако  при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п.

1.5 Написание должностей, званий и фамилий.

Наименования  высших государственных и правительственных  должностей пишут с прописной  буквы.

    Названия  всех других должностей — со строчной.

    Наименования  воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы. В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы.¹³

    Имеются некоторые особенности написания  и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др. Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные.¹⁴ Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например.

    Однако  фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются.

    В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется.            
 
 
 
 
 

1.6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

     Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

    

    Глава 2. Официально-деловой стиль

    2.1 Общие сведения о официально-деловом  стиле

    Официально-деловой  стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д.

    Несмотря  на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль  в целом характеризуется рядом  общих черт.¹⁵ К ним относятся:

    1) сжатость, компактность изложения,  экономное использование языковых  средств;

    2) стандартное расположение материала,  нередкая обязательность формы  (удостоверение личности, различного  рода дипломы, свидетельства о  рождении и браке, денежные документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

    3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических,  дипломатических, военных, административных  и др.), наличие особого запаса  лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

    4) частое употребление отглагольных  существительных, отыменных предлогов  (на основании, в отношении,  в соответствии с, в деле, в  силу, в целях, за счет, по линии  и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);

    5) повествовательный характер изложения,  использование номинативных предложений  с перечислением;

    6) прямой порядок слов в предложении  как преобладающий принцип его  конструирования;

    7) тенденция к употреблению сложных  предложений, отражающих логическое  подчинение одних фактов другим;

    8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных  речевых средств;

    9) слабая индивидуализация стиля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2.1 Основные особенности официально-деловой  стиль.

       Языком делового общения является  официально-деловой стиль — функциональная  разновидность языка, предназначенная  для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью  языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

       Речевое общение в сфере управления  обладает рядом специфических  особенностей, объясняемых условиями  делового общения. Особое значение  в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица — организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники.¹⁶ Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

    Специфика делового общения выражается и в  том, что автором и адресатом  документа почти всегда является организация в делом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом — руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

    Другая  важная характеристика документного общения  — адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

    Существенный  фактор делового общения — повторяемость  управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

    Другая  характерная особенность делового общения — тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

    Следовательно, условия делового общения формируют  следующие свойства управленческой информации:

1. официальный характер информации;
2. адресность информации;
3. повторяемость информации;
4. тематическая ограниченность.

    Условия делового общения, кроме того, предъявляют  и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых  зависит эффективность делового общения.

    Одно  из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

    Актуальность  информации связана с целым рядом  других свойств управленческой информации, в частности:

1. достоверность (объективность);
2. убедительность (аргументированность);
3. полнота (достаточность информации) и др.

    Требование  достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние  дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.¹⁷

    Убедительность (аргументированность) информации вызвана  необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

    Требование  полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую  информацию для принятия обоснованного  решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

    В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней. 

    Заключение

    Стиль - это особенность языка, проявляющаяся  в отборе, сочетании и организации  языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

    Любая информация нуждается в языке, нa котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный  процесс может быть осуществлен  с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

    Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру  и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языкy деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.