В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику.

    Весьма  распространенным способом изложения  является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис).

    Рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами, но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.

      Следует, однако, отметить, что в  чистом виде названные нами  типы изложения текстов встречаются  редко. Чаще всего они переплетаются  между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

    Это отнюдь не значит, что составителю  документации не следует учитывать  особенность каждого из видов  изложения. Наоборот, необходимо творчески  их использовать в работе по документированию.

    Тексты  сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами  в соответствии с требованиями.⁶ Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких. 
 
 
 
 
 
 

1.2. Правила сокращений в текстах документов.

    К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.⁷ Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений.

          Некоторые частные правила использования  сокращений и сложносокращенных  слов:

    1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом:

    а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

    б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

    2. Названия ученых степеней, званий  или профессий могут сокращаться  в тексте непосредственно перед  фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов. 

    3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ).

    В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся  прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский  институт строительного и дорожного  машиностроения).

    С прописной буквы пишутся сложносокращенные  слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.⁸

    Одними  прописными буквами пишутся все  аббревиатуры, читаемые no названиям  букв, например: МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").

    Если  аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными  буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом.

    От  буквенных аббревиатур следует  отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью  и сокращаются только на письме.

    Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных  обозначений метрических мер) пишутся  с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

    4. При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск., а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин.

    5. При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение: отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

    6. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

    7. Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

    8. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

    9. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

    Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме.⁹ Напр.: г. — при чтении произносят год, а не гэ. Исключение — обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417—81, пишутся без точки на конце.

    Не  ставится точка:

    1) в конце сокращения, если сокращенное  словосочетание при чтении вслух  произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД, а не к.п.д., т. к. читается «капэдэ»; ЭДС, а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»);

    2) в конце сокращения, если выброшена  срединная часть слова, замененная  дефисом, и сокращение заканчивается  на последней букве полного  слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов; 

    3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д;

    4) в середине удвоенного однобуквенного  графического сокращения (сокращение  пишется слитно, и точку ставят  только в конце); напр.: вв., гг., пп. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Написание чисел и оформление таблиц в документах.

    Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

    Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся  смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

    Порядковые  числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

    Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

    Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

    Денежные  суммы пишутся так: вначале сумма  указывается цифрами, а в скобках  — словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

    Если  в тексте документа приводится ряд  числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

    Интервалы между числовым значением величин  записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

    Цифровой  материал, помещенный в документе, рекомендуется  оформлять в виде таблиц.

    Таблица может иметь заголовок, который  размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают  на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

    Если  текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. ¹⁰Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2. При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

    Таблицу с большим количеством граф допускается  делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы. 
 
 
 
 
 
 
 

1.4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

    С прописной буквы пишутся все  слова в названиях высших органов  власти и управления.

    В названиях республиканских государственных  комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной  буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена.

    Названия  самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут  с прописной буквы.

    Названия  отделов, входящих в состав главных  управлений, пишут со строчной буквы.

    В официальных названиях организаций  с прописной буквы пишется первое слово.¹¹

    Названия  объединений, комбинатов, шахт, трестов  и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся  в кавычках и не склоняются.

    При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются¹².