Возникновение делопроизводства

 

3.2. Роль  персональных компьютеров в делопроизводстве.

 

Основой современной  организации рациональной и оперативной  работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

За пол века своего существования сменилось уже  пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок  и более возрастали их производительность и ёмкость запоминающих устройств. Электронно-вычислительные машины обычно разделяют на 4 класса: серверы, рабочие  станции, персональные и портативные  компьютеры.

В последнее время  компьютеры стали основным средством  письменного и графического документирования. В большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работы с документами  осуществляется преимущественно с  помощью электронно-вычислительной техники. Для этих целей разработано  множество специальных прикладных программ. Активно используются, в  частности, интегрированные офисные  пакеты программ (Microsoft Windows, Microsoft Office и др.). созданы и получили широкое распространение специализированные отечественные и зарубежные программные продукты для работы с отдельными системами и комплексами документов, в частности система программ 1С: Предприятие (1С: Бухгалтерия, 1С: зарплата и кадры, 1С: Архив и т.д.). Для делопроизводства имеются достаточно эффективные программные продукты, такие как: Делопроизводство 2.5; Босс-референт; БОСС-Кадровик; Кодекс; Документооборот; ЕВФРАТ-Документооборот; Документооборот 3.0; Гран-Док – Lite и другие. Эти программы позволяют быстро осуществлять операции по оформлению документов, их регистрации, автоматическому поиску, хранению, выводу на печать и т.д.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов)
• Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерный локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет).
• Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа).
• Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле и это автоматически позволяет информатировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчёты по документообороту).
• Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста).
• Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет  практически автоматизировать основные функции делопроизводства.

К принципам внедрения  электронного документооборота в организации  следует отнести:

• постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
• своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
• предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило-при переписке);
• понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

В настоящее время  рынок программных продуктов  ПЭВМ предоставляет широкие возможности  для выбора подходящих средств, позволяющих  организовать документооборот любого предприятия на современном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Каждый из нас  ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет, чек  в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, любуемся картинами, храним фотографии, читаем книги, журналы, газеты, покупаем видеокассеты с фильмами, компакт-диски с музыкальными записями и т.д. всё это тоже суть документов. Они сопровождают человека с первого дня жизни и до последнего (свидетельство о рождение , свидельство о браке, аттестат об окончании школы, пенсионное удостоверение, свидетельство о смерти и т.д.). Документ является одним из важнейших  средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества. В человеческом социуме постоянно  создаётся и находится в обращении  огромное количество самых разнообразный  документов.

Информационные  процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Для того, чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь проффесиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культурой. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Документационное  обеспечение управления сегодня  стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны и частными лицами – с другой, а также организациями между собой осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие документы.

Автоматизация и  механизация работы с документами  направлены на повышение оперативности  управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку  и передачу, использование документной  информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1). Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя 2-е издание доп. – М.: Эксмо, 2009. – 352с.

2). Ларьков Н.С.  Документоведение: учебное пособие  – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427с.

3) Басаков М.И.  и Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебний – 5 издание, испр. и  доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352с. (СПО)

4) Интернет http://delpro.narod.ru/histor1.html (Делопроизводство)

5) Интернет http://r8g.ru/?1. (История развития делопроизводства)

6) Савин В.А. Делопроизводство. 2003. №4. С. 4-13.

7) Интернет http://www.nuru.ru/delo/003.htm (этапы делопроизводства)