Возникновение делопроизводства

Важным этапом в  развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ  проект «Общих правил документации и  документооборота» (издан в 1931 г.). В  нем аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  этому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для  всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием  современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки  корреспонденции и указывалась  методика выполнения каждой операции.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально  циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

Статистическая  документация — важный и эффективный  инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время  шла интенсивная работа по организации  текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики  должна быть унифицирована в большей  мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях  управления, совершенствование учетных  форм документации — таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета  и его документирования в рассматриваемый  период.

Разработанные составителями  «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и  сейчас. В «Правилах» последовательно  и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

В 30-е гг. формируется  и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система  управления, исключающая возможность  рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся  структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все  крупные научно-исследовательские  внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются.

Конституция 1936 г. существенно  изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным  органом, таких прав лишились Съезд  Советов СССР, ЦИК СССР и его  Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая  система полномочий в издании  определенных видов документов для  каждой иерархической структуры. Указанные  нововведения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области  управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере  прекратились. Усилия ученых и практиков  реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где  издавались отраслевые, нормативные  и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились  исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской  и кадровой документации, предпринимались  неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического  центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном  масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое  отражение следующие вопросы  документационного обеспечения  управления:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
• механизация труда «канцелярских» работников;
• проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
• установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
• создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная  война.

2.2.История управления и делопроизводства в 1945—1990 гг.

Тяжелое состояние  разрушенной войной экономики и  проблемы восстановления народного  хозяйства после окончания войны  оттеснили на второй план вопросы  документационного обеспечения  Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических  работников и работников административно-управленческого  аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института  с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На пути подготовки Государственной системы документационного  обеспечения управления, действующей  в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров  СССР «О мерах по улучшению архивного  дела в СССР». Главному архивному  управлению и ряду государственных  комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом  этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной  системе делопроизводства». Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную  технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации  труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую  культуру управления и качество принимаемых  решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность  управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х  гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и  др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных  стандартов на эти унифицированные  системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее  в 90-х гг. Внедрение указанных  материалов в практику управления значительно  улучшило оформление документации, рационализировало  процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило  почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной  автоматизированной системы сбора  и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в  народном хозяйстве, а унифицированные  системы документации не получили достаточной  поддержки в средствах научной  и массовой информации и остались невостребованными. 

В 90-е гг. та же печальная  участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция  информатизации до настоящего времени  окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

ГЛАВА III

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ

3.1. Электронное  документирование.

В последнее время  начался переход на цифровой метод  записи информации. В 1995 г. ведущими мировыми фирмами-производителями электроники (Sony, Philips, Hitachi, Panasonic, JVC и др.) был принят цифровой формат видеозаписи на магнитную плёнку.

Начиная со второй половины XX столетия, электромагнитный способ документирования нашёл широкое применение в условиях использования электронно-вычислительной техники, положив начало электронному документированию.

Электронно-вычислительные машины (компьютеры), представляющие собой  комплексы технических средств, предназначенных для автоматического  преобразования информации, используются для записи и воспроизведения  как текстовой, так и графической  и аудио и видеоинформации.

Таким образом, создаваемые  с помощью электронно-вычислительной техники документы прочно вошли  в сферу социальной коммуникации. Начиная со второй половины 1990-х.г., они всё чаще стали обозначаться термином «электронные документы»

Подобная специфика  порождает дискуссии вокруг понятия  «электронный документ». Предлагаемые в документоведческих исследованиях  определения электронного документа  нуждаются в совершенствовании и уточнении. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вместо него в Государственном стандарте сохранён прежний термин – «документ на машинном носителе», который определяется как «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».