Возможности текстовых процессоров

Если при вставке диаграммы была выбрана опция Связать, то при изменениях в исходной таблице Excel соответственно автоматически может быть изменена и диаграмма.

Если на компьютере не используется MS Excel, то диаграмму можно построить с помощью специального модуля MS Word - Microsoft Graph.

На рис. 2 показана точечная диаграмма, построенная в MS Graph 2000 на основе той же таблицы. Если бы была выбрана плоская гистограмма, внешний вид диаграммы не отличался бы от представленной на рис. 1.

Рис. 2. Точечная диаграмма

Для представления процентного соотношения удобно ис­пользовать круговую диаграмму (рис. 3).

Размеры диаграммы изменяются, как и размеры любого графического изображения.

Рис. 3. Круговая диаграмма

Документ также может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п. Например, к диаграмме на рис. 2 добавлена надпись «Обратите внимание».

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2—3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны  быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New, которые имеются во всех версиях Windows - 95. 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, кур­сива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно исполь­зовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке текста на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста - использование рамок.

Чтобы в Word 95 рамка не смешалась относительно осталь­ного текста, следует установить ее расположение относительно абзаца и привязку.

Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Для этого можно воспользоваться командой Обрамление и заливка в меню Формат или кнопкой Обрамление на панели инструментов

Рамки особенно удобны для пояснений в организационных документах, таких, как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее, рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари - синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 - еще и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на пяти и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack.

Таким образом,  компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

3. Организация работы с документами

Для  любого  предприятия, ведущего активный  документооборот, актуальной является проблема наведения порядка, контроля за прохождением информации.  Особую  важность имеет возможность быстрого поиска необходимых данных. Образно говоря, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота получили путевку в жизнь тогда, когда время, затрачиваемое на поиск необходимых бумаж­ных документов стало превышать время работы с ними.    Работая в офисе, вы наверняка столкнетесь с проблемой оптималь­ной организации потока документов и системы их хранения. Конечно, если объем документов относительно мал, то можно обойтись стандарт­ными  средствами и знанием определенных начальных правил.

1. Создать отдельный каталог для каждого глобального раздела   документов и подкаталог для более мелких структурных частей, входящих в раздел. Созданные (полученные) документы (файлы) всегда записывать в определенный раздел (каталог) по их предназначению). Это приведет к созданию системы хранения данных, в которой можно будет легко ориентироваться.  

2. При возможности структурировать данные в соответствии с конкретными проектами и разделами проектов. Не допускать хаотичного размещения документов, так как в дальнейшем будет весьма непросто в них ориентироваться.  

3. При работе над  документами  одного проекта, раздела  (или назначения) называть их однотипно, используя в именах файлов   цифровые символы. Например: letter01.doc  и  letter02.doc и т.д.

4. Называть файлы документов наиболее понятными  именами, в которых можно будет легко ориентироваться. Использовать для этого понятные  логические ассоциации. И, например,  если речь  идет о квартальных отчетах по продаже 15 воздушных шариков, файлы можно  назвать: ball-96.doc или  ball2-96.doc или  ball3-96.doc и т. д.

5. Придумать систему именования документов и затем строго придерживаться ее.

6. Периодически проводить ревизию (обновление) каталогов документов. Сортировать документы, изменившие свое состояние, и уничтожать  те, которые стали безусловно не нужны.  Документы, в хранении которых есть необходимость, но не нужные для работы в течение длительного времени, сбрасывать в архив. Для архива можно  использовать как определенные каталоги жесткого диска, так и  другие носители электронной информации, например, дискеты или  специальные устройства (например, стример), если они имеются.

7. Пользоваться средствами сортировки и быстрого поиска, доступными из различных программ (как физически, так и в соответствии с имеющимися   навыками).

8. Всегда заполнять Сводки документов, содержащие полезную информацию  о  документе: заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, а также статистическую информацию: имя автора, время создания и обработки, объем и т. д. Это позволит всегда получать полную информацию  о документе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

              Рассмотрев в данной работе основные этапы подготовки документов на компьютере и организацию работы с ними, можно сказать следующее:

- компьютер стал основным средством составления и редактирования документов, что позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа;

- подготовка к составлению документа на компьютере состоит из нескольких этапов, которые основываются на изучении и сборе данных по конкретному документу. Без этой предварительной работы невозможно составить собственный документ;

- многие документы существуют в памяти компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используются при документировании повторяющихся  ситуаций. Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами;

- при составлении и редактировании документа на компьютере используются  специальные программы Microsoft Word, Word Perfect, ChiWriter, TeX, Multi-Edit, BASIC, Pascal, таблицы диаграммы. Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТом.

Таким образом,  компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Издательство ПРИОР, 1999. - 224 с.

2.      Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.

3.      Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: ИНФРА-М, 1999. - 575 с. 

4.      Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютер­ные технологии в делопроизводстве) - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез, 1999.—208с.

5.      Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО  Юстицинформ, 2005.- 192с.

6.      Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). — СПб.: Питер, 2005. —240 с.

7.      Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; 2004. – 320 с.

2