Возможности текстовых процессоров

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от ...напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на ... и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов — так называемые «комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением,

Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной области деятельности, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Та­ким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица (от лат. tabula - доска, список) — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка-, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-921, который называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл.1).

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь ре­комендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица 1

Тематический заголовок (необязателен)

Боковик                                                                       Графы (колонки)

(графа для заголовков)

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, ре­комендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение, Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть уста­новлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостра­ничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде­ла на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах.

Таблица 2

Таблица 3

ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл. 4).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями ти­пов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или на­жатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

Таблица 4