Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Февраля 2012 в 17:55, контрольная работа
Рассмотрев в данной работе основные этапы подготовки документов на компьютере и организацию работы с ними, можно сказать следующее:
- компьютер стал основным средством составления и редактирования документов, что позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа;
ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
1. Возможности текстовых процессоров . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
2. Подготовка документов на компьютере. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
3. Организация работы с документами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .22
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 5
Наименование показателя | 2004 г. | 2005 г. | 2006 г. |
Доход от личного подсобного хозяйства, млрд руб. | 992 | 586 | 436 |
Доход из других источников |
|
|
|
(поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб. | 93.4 | 335 | — |
Значение показателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в табл. 6.
Таблица 6
Наименование показателя | Пояснения по заполнению показателя |
Высшее и среднее специальное учебное заведение
Специальность | Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.»
Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию |
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 7).
Таблица 7
Работающая молодежь в возрасте | 1985 г. | 1990г. | 1995 г. |
От 16 до 17 включительно | 112 | 128 | 138 |
1820 | 199 | 211 | 203 |
2125 | 512 | 542 | 493 |
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 8).
Таблица 8
Наименование должности | Квалификационные требования |
Старший инженер
Старший механик Старший технолог | Высшее образование, стаж работы специальности не менее пяти лет
То же То же |
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 9).
Таблица 9
| Пол | Количество |
Руководители подразделений | Мужчины Женщины | 8 3 |
Менеджеры | Мужчины Женщины | 6 13 |
Продавцы-консультанты | Мужчины Женщины | 2 26 |
Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 10).
Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.
Таблица 10
| 1999 | |||||||||||
1 квартал | 2 квартал | 3 квартал | 4 квартал | |||||||||
Янв | Фев | Мар | Апр | Май | Июн | Июл | Авг | Сен | Окт | Ноя | Дек | |
1 отдел | 5 | 7 | 6 | 6 | 8 | 10 | 12 | 14 | 8 | 9 | 7 | 15 |
2 отдел | 12 | 11 | 10 | 11 | 15 | 18 | 11 | 10 | 12 | 15 | 17 | 18 |
3 отдел | 8 | 9 | 8 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 8 | 10 | 12 | 14 |
4 отдел | 4 | 6 | 6 | 5 | 7 | 8 | 8 | 7 | 9 | 9 | 10 | 8 |
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространенным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.
В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.
Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используются цветные диаграммы.
Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5-92.
Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.
Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.
Рис. 1 Столбиковая диаграмма
Как уже сказано выше, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. На рис. 1 приведена диаграмма, подготовленная на основе данных, представленных в табл. 10 в MS Excel и вставленная в документ как объект MS Excel. По своему усмотрению можно выбрать любой подходящий вид диаграммы из нескольких десятков вариантов.