Трудовая книжка. Порядок и требования к ведению и записям

     Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с  указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

     В-четвертых, проверить наличие в организации  необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (раздел VI п. 44 Постановления). Количество бланков  определяется потребностью организации  в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые). Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге (раздел VI, пункты 40-43 Постановления). ³

     В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

     Предъявление  трудовой книжки при поступлении  на работу является обязательным для  рабочих и служащих, т. к. прием  на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...". Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

     В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином  любого имеющегося у него документа  о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства.

     Особенно  сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд  в Россию из бывших союзных республик  и т. п. Трудовые книжки у них могут  быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим, не зависящим от человека причинам

     Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда  необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

     Трудовая  книжка является сложным по составу  информации документом и включает следующие  элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

     Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных  на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция (п. 2.3.) говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта (прил. 3).

 

Документы для открытия трудовой книжки 

     Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

     Согласно  Инструкции, заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения. ⁴

     Оформление  титульного листа

     В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

     Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются  на основании паспорта, а уровень  образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т. п.).

     Внесение  этих, казалось бы, самых простых  сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно недопустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами.

     Информация  об уровне образования работника  в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

     Другой  ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

     Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой  профессии или специальности, нередко  вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или  выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

     Правильность  внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

     В титульном листе предусматривается  еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники  кадровых служб нередко ставят в  правом нижнем углу титульного листа  свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

     Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации  или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе  является недействительной.

     Достаточно  четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.

     При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

     Внесенные в титульный лист изменения обязательно  подтверждаются ссылками на соответствующие  документы: паспорт, свидетельство  о рождении, свидетельство о браке  и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

     В таком же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

     Довольно  часто работники организаций  и предприятий, получая новые  профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке. 

     Содержательная  часть трудовой книжки имеет табличную  форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

 

Оформление  сведений о работе 

     Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

·        информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

·        информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

·        дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового  стажа работника и специфики  деятельности организации, в которой  этот стаж заработан.

Заполняя  трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника  документы, подтверждающие периоды  обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:

· о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

·  о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики).

     Чаще  всего такие записи приходится вносить  при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам  учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

     Сведения  о работе в данной организации  нумеруются и датируются. Датами записей  являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу. Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки. ⁵

     Анализ  содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

·        записи о работе не нумеруются или  нумерация прерывается;

·        номера записей исправляются, зачеркиваются;

·        даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

·        даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

·        даты написаны шестью, а не восемью  арабскими цифрами (год написан  двумя, не четырьмя цифрами);

·        в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

·        нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению  с датой увольнения из предыдущей организации);

·        ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

·  в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).