Технології вдосконалення процесу зберігання документів в установі

Системи іншого класу орієнтовані  на аналітичне оброблення даних (OLAP — Online Analytical Processing — оперативний аналіз даних). Іншими словами, це системи підтримки  прийняття рішень. На відміну від OLTP-систем, такі системи нагромаджують  інформацію для її ретроспективного аналізу. Природно, що системи класу OLAP вимагають набагато більшого обсягу даних, ніж класу OLTP.

Відповідно до наведених  вимог розроблюються і впроваджуються системи управління електронними документами  і документообігом. В Україні  набула поширення система діловодства  «ДОКПроф». Вона призначена для автоматизації  процесів діловодства в державних  установах будь-якого рівня і  дає змогу об’єднати розрізнені потоки документів територіально відокремлених  установ у єдину систему. При  цьому забезпечується централізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційних  документів, що дає змогу інтегрувати  її в систему управління в установі. Робота підприємств підтримується  як у режимі on-line, так і у режимі off-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільного розсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження.

Система «ДОКПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структура, допуск, клієнт. У підсистемі «Структура» вирішуються задачі централізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задати організаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічне розміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачів системи.

Підсистема «Допуск» вирішує  задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогу сформувати реєстр журналів і документів, характерних  для даного підрозділу, розмежувати  правила взаємодії посадових  осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» уможливлює організацію роботи користувачів у системі відповідно до заданих  правил.

У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:

• складання завдання на розроблення проекту документа;
• розроблення проекту документа;
• розроблення системи реєстрації документів;
• зберігання документів в журналі реєстрації;
• виконання і контроль виконання документів;
• списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення  проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або  зведеною схемою. Виконавець, отримавши  завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа  виконавець може сформувати доручення  на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Реєстрацію документів у  системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних  атрибутів і створення контрольно-реєстраційної  картки (номер, дата, контрольні терміни  виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України  № 1153 від 17.10.1997 р.

Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у  малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій  компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться  поняття «супервізор реєстрації»  — користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині  системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [14, с.68].

Зберігання документів після  реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають  користувачі, наділені відповідними правами  доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і  контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах  зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому  система дає змогу переглянути  весь ланцюжок виконавців документа  й одержати інформацію щодо кожного  етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання  доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував  це доручення.

По закінченні роботи з  документом користувач, який ініціював  ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв’язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв’язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв’язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [14, 73-74].

Якщо стандартизація технології створення  типових модулів і моделей  даних є першим архівознавчим  напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення  уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного  термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв’язку з тим, що вже  на першому етапі інформатизації з’являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення  як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп’ютерні  технології промислового ґатунку з  типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп’ютерного  комплексу архівної справи (СККДС).

Оскільки на першому етапі  основним об’єктом автоматизації має  стати облікова інформація рівня  фонду, необхідно прийняти рішення  про стандартизовану структуру  даних та її зміст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням  у цьому напрямі є вирішення  проблем сумісності існуючих і перспективних  БД, вихід на БД країн СНД, передусім  Росії, країн Балтії та Білорусії, а  також європейських країн з метою  об’єднання ресурсів «україніки» в  зарубіжних архівах, створення мета-БД, налагодження доступу до існуючих БД, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім Росії, на компакт-дисках.

Структура СККАС, розміщення сукупності БД і сховищ даних архівів  відбиває організаційну та функціональну  побудову архівної системи, де органічно  поєднуються централізація та регіональна  самостійність. Для рівня загальнодержавної та національної інформаційних систем інтеграція ресурсів здійснюється на базі інформації НАІС, Фондового каталогу та інших БД, які репрезентують сукупні інформаційні ресурси галузі на найвищому рівні узагальнення. На першому етапі ця інформація створюється на базі існуючого фондового каталогу, даних централізованого комплектування та обліку, що надійшли традиційним шляхом. За тією самою технологією може створюватися й зведений Державний реєстр національного культурного надбання, унікальних документальних пам’яток НАФ України, тоді як повнотекстові ресурси документів формуються й зберігаються в архівах.

Технічне забезпечення СККАС  і локальних комп’ютерних мереж  архівів складається з web-серверів, CD-ROM-серверів, серверів БД для підтримки  електронних БД обліку та НДА, комунікаційних серверів з модемами для здійснення телекомунікаційних зв’язків, робочих  станцій для центральних та обласних архівів. Функції серверів виконують  комп’ютери типу Pentium відповідної конфігурації. Транспортним середовищем для інтеграції локальних БД пропонується обрати Internet. На серверах багатьох установ, що комп’ютеризують  документну інформацію, як загальне програмне  забезпечення використовуються операційні системи UNIX та Windows NT, а на робочих  станціях — Windows і MS-DOS. Ці операційні системи  є найпоширенішими й можуть виконувати свої функції й стосовно архівної інформації. Для здійснення різноманітних  функції введення, зберігання та використання інформації необхідні спеціальні технічні засоби: сканери, лазерні принтери, ксерокси, факсимільні апарати, пристрої для записування інформації на CD-ROM, магнітооптичні накопичувачі з перезаписом  інформації тощо.

Прикладне програмне забезпечення має спиратися на дві групи  пакетів прикладних програм, орієнтованих на автоматизацію внутрішніх технологічних  процесів та підтримку Internet-технологій для обміну в міжнародних комп’ютерних мережах. Такий підхід вимагає відмови  від реляційних підходів і використання постреляційної програми продукції  фірм Netscape Communication і Microsoft, які набувають поширення в глобальних комп’ютерних мережах. Українські універсальні та наукові бібліотеки вже прийняли такий курс розвитку. Вибір цієї програмної продукції зумовлений не лише її високими технологічними параметрами, а й можливістю безкоштовної інсталяції значної частини розробок цих фірм на серверах і робочих станціях. Зважаючи на те, що архівна інформація є набагато складнішим об’єктом комп’ютеризації, лише такий підхід дасть змогу реалізувати інформатизацію архівної галузі в комплексі з бібліотечними фондами.

Отже, розгортання СККАС  має створити організаційні, методичні, техніко-технологічні та лінгвістичні передумови для інформаційної інтеграції НАФу. З одного боку, вона має забезпечити  мобільність і відкритість архівної інформаційної бази України та надати можливість поліпшити архівний облік, описування, каталогізацію, значно вдосконалити систему управління архівною справою. З іншого боку, збільшиться кількість  і підвищиться якість пропонованої інформації, що стимулюватиме розвиток користувачами на загальних фундаментальних  засадах власних методів здійснення пошуку та оброблення інформації. Комплексний  підхід до інформатизації архівної справи дасть змогу з найменшими витратами  перейти до другого етапу, який передбачає системний розвиток комп’ютеризації, створення інтегрованих масивів  інформації та розвинену мережу безпосередньо  в архівах.

ВИСНОВКИ

Отже, з поведеного аналізу  можна зробити висновки, що проблема збереження документів існувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо.

Документи як такі виникли  практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації. Документи є  одним із найважливіших сховищ, людської пам'яті, життєвого досвіду, суспільного  знання.

З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних малюнків та написів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам'яних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з  очерету, якого вдосталь росло в  дельті Нілу, старослов'янські письмена на берестяній корі, середньовічні  манускрипти, написані на вже винайденому  тоді папері тощо. За їх допомогою ми маємо можливість пізнавати власну історію, особливості побуту, рівень соціальних відносин, події, що відбувались  у ті далекі часи.

У ХІХ - ХХ ст. кількість документального  матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації  життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали  цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали  державних, громадських установ  та організацій, приватні архіви.

Ніхто і ніщо у світі  не зникає безвісти. Кожна людина, група  людей чи суспільство, держава залишає  більшою чи меншою мірою сліди  своєї діяльності. Тому так важливо  забезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням  документів займається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситься визначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. На основі цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів. Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, що представляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часом можуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягають реставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження.

В результаті проведеного  дослідження був проведений аналіз сучасного стану особливостей зберігання документів в установі, проаналізовано засоби і методи збереження ділової документації, які можуть представляти цінність в подальшому. Також було проаналізовано особливості матеріального забезпечення в галузі забезпечення збереження документів, а саме стан сучасних технологій які можливо застосовувати для вдосконалення процесу збереження документів на підприємстві. Не менш важливими на сучасному етапі є проблеми впровадження електронного документообігу та електронних баз данних на підприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих і цінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності підприємств є введення сучасної системи електронного документообігу та електронної СУБД. 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Антоненко І. Є. Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології: автореф. дис. к. і. н. 07.00.10 / І. Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с.
2. Антоненко І. Є. Стандартизація процесів управління документацією / І. Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність : проблеми науки, освіти, практики : зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25–26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60–62.
3. Банасюкевич В. Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В. Д. Банасюкевич // Отеч. архивы. – 1992. – №2. – С. 100–106.
4. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–89.
5. Бездрабко В. В. Традиційне документознавство і діловодство : компаративний аналіз визначення понять / В. В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни : питання теорії і методики. Збірка наук. праць. – К., 2007. – Ч. 14. – С. 190–206.
6. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. — К.: КНТ, 2006. — 277 с.
7. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. — К., 2002. — Т. 8. — С. 139–141.
8. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб./ Л. Зубенко, В. Нємцов, М. Чупріна — К.: ЕксОб, 2003. — 269 с.
9. Комова М. Діловодство: навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ М. Комова — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
10. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об’єкт дослідження інформатики / С. Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. – 1996. – Т. 1. – С. 72–76.
11. Кулешов С. Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. — К. : ДАКККіМ, 2000. — 167 с.
12. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. — М. : Науч. книга, 1998. — 187 с.
13. Ларин М. В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М. В.Ларин // Делопроизводство. — 2001. — № 1. — С. 7–10.
14. Ларин М. В. Форум по электронным документам / М. В. Ларин // Отеч. архивы. — 1997. — №2. — 215 с.
15. Палеха Ю.Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Ю. І. Палеха — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003 — 327 с.
16. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Є. Пашутинський — К.: КНТ, 2004. — 268 с.
17. Сокова А. Н. Деловая документация в сфере управления / А. Н. Сокова. — М. : Знание, 1985. – 64 с.
18. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с.