Технології вдосконалення процесу зберігання документів в установі

• обладнанням приміщення архіву засобами пожежного гасіння, охоронної сигналізації;

• застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів та ін.);

• створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням  санітарно-гігієнічних заходів.

Видача справ у тимчасове  користування стороннім установам  проводиться з дозволу керівника  установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ  постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення  документа допускається з дозволу  керівника установи з обов'язковим  залишенням у справі засвідченої  копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися  у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового  зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ [15, c.82].

Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передача справ до відомчого  архіву і забезпечення схоронності  документів.

Підготовка виконаних  документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства.

Основна мета впорядкування  і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для  їх використання в довідковій роботі установ і поповненні Національного  архівного фонду.

Підготовка виконаних  документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової  і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного  й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження  документів

5. Передавання справ в  архів установи (відомчий архів)

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють  постійну експертну комісію (ЕК), а  у відповідному державному архіві - експертно-перевірну комісію (ЕПК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", затвердженого  Постановою Кабінету Міністрів України  від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію  державного і комунального підприємства, установи та організації", затвердженого  Постановою Кабінету Міністрів України  від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного  фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного  культурного надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи  документів постійного і тривалого  термінів зберігання та акт про виділення  для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для  знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого  термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для  знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно  з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів Для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна  комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання.

Після затвердження акта про  виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного! підрозділу установи здають зазначені  документи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі  вторинної сировини.

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного  року. Справи постійного і тривалого  термінів зберігання підлягають такому оформленню [15, c.85]:

- справи підшивають в  обкладинку з твердого картону;

- нумерують аркуші у  справі;

- складають підсумковий  напис;

- складають (у разі потреби)  внутрішній опис документів;

- оформляють обкладинку  справи.

Документи тимчасового терміну  зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, уточнення  елементів обкладинки не провадять.

Окремі групи справ  постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні  мати внутрішній опис у справі. Опис розміщують на початку справи і містить  зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів  у справі.

Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою.

Після закінчення діловодного  року до написів на обкладинках справ  постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі потреби до заголовка  справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку  і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні  роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: " Є  документи за ... роки ".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого  і останнього документів кожного  тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи ставлять номер справи за описом і, за погодженням  з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначають нову назву  установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках  справ постійного і тривалого  термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або  тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складають описи  справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Описи справ постійного, тривалого  термінів зберігання і з особового  складу як установи загалом (для установ  з централізованим формуванням  і зберіганням справ), так і  кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою) складають за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства  у структурному підрозділі. Методичну  допомогу в цьому надає архівний підрозділ установи.

Опис справ структурного підрозділу складають з дотриманням  таких правил [15, c.87]:

1. Номер опису справ  структурного підрозділу повинен  складатися з цифрового позначення  структурного підрозділу за номенклатурою  справ з додаванням початкової  літери найменування категорії,  що входять до опису та двох  останніх цифр року, в якому  заведено справи, включені до  опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, з особового складу структурного підрозділу № 4, що входять до номенклатури справ і заведені у 2004 році, будуть мати номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюють  відповідно до відомостей, вказаних  на обкладинці справи. Опис на  справи тривалого терміну зберігання  повинен мати додаткову графу  "Термін зберігання, стаття за  переліком".

3. Графу опису "Примітка" використовують для позначок  про особливості фізичного стану  справ, про передавання справ  іншим структурним підрозділам  установи, про наявність копій  тощо.

4. Систематизація справ  структурного підрозділу, що включені  до опису, повинна відповідати  систематизації за номенклатурою  справ як структурного підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожну справу вносять  до опису під самостійним по-рядковим  номером. Якщо справа складається  з кількох томів (частин), то  кожен том (частина) записують  до опису під окремим номером.

6. У разі внесення до  опису підряд кількох справ  з однаковим заголовком зазначають  повністю лише заголовок першої  справи. Під час запису інших  справ заголовок не повторюють, але інші відомості про справи  записують до опису повністю. На кожному новому аркуші опису  заголовок повторюють повністю.

7. Справи з особового  складу вносять до опису за  алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною  нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису роблять  підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості  справ, що містить опис, перший і  останній номери справ за описом, а  також вказують особливості нумерації  справ в описі (літерні та пропущені  номери справ).

У річний розділ опису вносять  також справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису  кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, роблять напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік , № ".

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням  його посади, погоджується з керівником канцелярії, затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядає та ухвалює ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у  двох примірниках, один з яких передають  разом із справами в архівний підрозділ  установи, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складають у трьох  примірниках, оскільки один примірник  опису додають як підставу до протоколу  ЕК.

Описи справ структурних  підрозділів є підставою для  складання річного розділу зведеного  опису справ установи, за яким справи передають на зберігання до державних  архівів.

Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають  у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для  затвердження. Один з них після  затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передати справи до державного архіву в установлені терміни.

Зведені описи справ тривалого  терміну зберігання складають у  двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого  терміну зберігання державний архів  не затверджує.

Відомчий архів є в  безпосередньому підпорядкуванні  відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є  структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання [10, c.52].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового  зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням  з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після  завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового  терміну зберігання передають в  архівний підрозділ на розсуд керівників установи.

Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з  керівниками структурних підрозділів  і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного  підрозділу і працівник діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного  упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну  зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому  на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про  її нявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про  прийняття справ з обов'язковим  зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного  підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі установи.

Справи тимчасового терміну  зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.

Справи передають до архівного  підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Збереження документів в  установі забезпечує наявність архівного  підрозділу установи згідно із законом  України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".