Технології вдосконалення процесу зберігання документів в установі

Розділ 2. ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

2.1. Технології вдосконалення процесу зберігання документів  в установі

У сучасному світі інформація є  стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у  системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільстві  спостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівень інформаційного забезпечення підприємствами та організаціями значною мірою  впливає на розвиток економіки та політичну обстановку в країні. Він  пов’язаний з можливістю найефективнішого використання інтелектуального потенціалу як своєї, так і інших країн  для розвитку економіки, а також  застосуванням усіх видів інформаційних  технологій для формування соціокультури  — глибинної основи нації, призначеної  запроваджувати та розповсюджувати  духовні та ідейні цінності народу, його культуру [12, с.42].

Аналіз стану розробок, впровадження та експлуатації інформаційних  систем для підприємствами та організаціями  в Україні показав, що протягом останніх років виконано значну роботу із застосування інформаційних технологій. Практично  в усіх підприємствами та організаціями  забезпечується інформаційна підтримка  поточної роботи з використанням  персональних комп’ютерів із набором  типових програмних продуктів.

Більшість підприємствами та організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, коли Україні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративна  реформа, питання формування інформаційної  та аналітичної бази для прийняття  управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствами та організаціями відчувають недостатність  інформаційного забезпечення своєї  діяльності.

Поглиблене вивчення процесів комп’ютеризації підприємствами та організаціями, що:

1) аналітичні служби ще недостатньо технічно оснащені, особливо засобами комунікації;

2) підвищуються вимоги до якості прийманих рішень, які залежать від професійних якостей аналітиків і від впровадження сучасних інформаційних технологій в процес прийняття рішень;

3) обсяги та потоки інформації і в середині держави, і міждержавні зросли так, що процес інформаційного обміну не може бути ефективним без структурування системних угод за допомогою телекомунікаційних систем.

Єдиний підхід до подолання  становища, що склалося, полягає у  створенні гармонізованої інформаційно-аналітичної  системи (ІАС) підприємств та організацій. Закон України «Про національну  програму інформатизації», Указ Президента України «Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади», Постанови  Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації», і «Про затвердження Порядку формування та виконання  галузевої програми і проекту  інформатизації» визначили основні  пріорітетні напрямки розвитку системи  документаційного забезпечення підприємств  та організацій [7].

Національна програма інформатизації визначає стратегію розв’язання  проблем забезпечення інформаційних  потреб та інформаційної підтримки  соціально-економічної, науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншої діяльності в сферах загальнодержавного управління.

Програма спрямована на вирішення  таких основних завдань:

• розробити нормативно-правові сфери інформатизації, комплекси заходів методичного, інформаційного, організаційного забезпечення Національної програми інформатизації;
• розробити основні державні стандарти засобів інформатизації та інформаційно-телекомунікаційних систем;
• розробити сучасну телекомунікаційну структуру та забезпечити її розвиток;
• створити національну систему інформаційних ресурсів;
• інформатизація діяльності органів державної влади (законодавчої, виконавчої, судової) та органів місцевого самоврядування;
• інформатизація фінансово-економічної, соціальної та адміністративно-правової сфер державного управління;
• створити систему інформаційно-аналітичного забезпечення органів державного управління (за галузевою програмою).

В управлінні підприємствами та організаціями  суттєве значення має забезпеченість спеціалістів, керівників державних  органів необхідною інформацією. Від  достовірності інформації і своєчасного  її подання значною мірою залежить якість прийняття управлінських  рішень. Тому для підвищення ефективності і своєчасності прийняття управлінських  рішень необхідна раціональна організація  інформаційних баз. Під інформаційною  базою розуміється сукупність інформації, певним чином організованої, зафіксованої на носіях системи і збереженої для  автоматизації функцій державного управління.

Поняття «організація інформаційної  бази» включає визначення її елементів  і структур, способів подання, нагромадження, зберігання, перетворення, передавання  інформації для всіх категорій користувачів у необхідній формі та за вимогами в часі. Ці визначення є загальними і можуть бути застосовані при  розробленні інформаційних систем у державному управлінні економікою, соціальною сферою, в адміністративно-правових та інших аспектах [13, с.7].

Щодо структури ІБ, то вона має свої особливості в кожній інформаційній системі, в кожному  напрямі управління підприємствами та організаціями. Структура ІБ, як її склад і зміст, визначається, з  одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами комп’ютерних технологій оброблення даних, що застосовуються в  управлінні конкретними підприємствами та організаціями.

Проаналізувавши перелік  таких вимог, доходимо висновку, що інформаційні бази слід розглядати як такі, що за загальними принципами структуризації поділяються на внутрішні та зовнішні. Зовнішня ІБ включає вхідні та вихідні  повідомлення, перелік яких завжди визначається відносно конкретної інформаційної  системи чи підсистеми. У управлінні підприємствами та організаціями за напрямами (функціями) управління виділено системи:

• законодавчої діяльності;
• фінансова;
• податкової служби;
• Національного банку України;
• правоохоронних та інших державних органів.

Кожна з наведених інформаційних  систем включає локальні системи  районного, обласного і державного рівнів, по відношенню до яких можна  розглядати вхідні і вихідні повідомлення.

Вхідні повідомлення за формою подання в інформаційних системах державного управління поділяються  на паперові та електронні документи, текстові і структуровані файли, сигнали. Перелік таких повідомлень  визначають для кожної системи чи підсистеми (автоматизованої функції). Їхній склад, зміст і форма  для кожного напряму державного управління регламентованій нормативними документами, що розглядатиметься у  відповідному розділі цього посібника.

Вихідні повідомлення — це результати оброблення даних, які видають  на монітор, до друку або пересилання  в інші системи чи на інші робочі місця. Ці результати видаються як відповіді  на запити, як складені звітні документи  чи аналітичні таблиці, графіки, діаграми, а також скомпоновані дані й тексти для запису в БД чи для передавання  по мережі. На підприємствами та організаціями перелік, зміст і форма тих вихідних повідомлень, що передаються в інші системи, в інші підприємствами та організаціями, строго унормований. Розповсюдження результатів оброблення даних є складовою технологічного процесу, через нього здійснюються інформаційні зв’язки між різними інформаційними системами державного і недержавного управління.

Внутрішні інформаційні бази підприємствами та організаціями містять  усі види спеціально організованої  інформації, наведеної у зручному для сприйняття технічними засобами вигляді. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записані в пам’яті  ЕОМ.

Інформаційні бази в управлінні мають бути організовані за такими принципами:

• об’єкти інформаційних баз можуть зберігатися централізовано або знаходитися на різних рівнях ІС управління (центральний, обласний, районний), тобто бути рознесеними територіально. Проте користувач системи не повинен помічати різниці при роботи з даними. Вся підтримка розподілених обчислень реалізується засобами серверів баз даних і серверів додатків;
• усі бази даних повинні надавати можливість одержання інформації в будь-який момент часу, за станом на будь-яку дату з урахуванням факту реального розміщення даних;
• доступ до інформації має здійснюватися за допомогою системи управління підприємствами та організаціями, яка дає змогу будувати запити на природній мові і на підставі існуючих у системі класифікаторів;
• має підтримуватися наскрізний пошук інформації;
• доступ до інформації має здійснюватися винятково на основі дозволу (сертифіката) адміністратора бази даних і власника інформації;
• відповідати типовим вимогам: цілісність, відновлюваність, доступність, ефективність, безпечність.

Склад і структура внутрішньої  інформаційної бази визначається способами  організації файлів, баз даних, сховищ даних, взаємозв’язками між ними, розвитком їх у часі. На практиці часто ототожнюють термінологічні поняття «масив» і «файл». Обидва вони являють собою сукупність однорідної, строго організованої та поіменованої інформації, але мають певні відмінності [14, с.67].

Для файлу точно визначено  місце його розміщення на магнітному диску, тоді як масив інформації може бути розміщений у пам’яті ЕОМ, а  може бути поданий сукупністю однорідних паперових документів. Для ідентифікації  кожного файлу при його записуванні  на магнітний диск присвоюється оригінальне  ім’я і розширення. За внутрішньою  організацією файли даних є сукупністю записів однорідної структури, які  включають задану послідовність  полів відповідного типу даних. Масиви за змістом поділяються на масиви даних і програмні масиви. Вони характеризуються такими класифікаціями: постійні, змінні, проміжні, вихідні, пошукові, службові та ін.

Пофайловий підхід до створення  ІБ відповідає принципу локальної організації  даних і використовується у разі незначних обсягів інформації. Така організація даних дає змогу  оперативно і зручно маніпулювати інформацією  у файлах. Локальний спосіб організації  даних не передбачає встановлення зв’язків між файлами. При збільшенні обсягів  інформації для багатоцільового  та ефективного використання інформації переходять до інтегрованого підходу  створення БД. Тоді ІБ організуються  за принципами створення баз даних  і сховищ даних.

В інформаційних системах державного управління створюються  і підтримуються локальні, центральні і глобальні БД.

Локальні БД створюються  і підтримуються на функціональних АРМ, на АРМ спеціаліста, керівника. У ці БД перезаписується з центральних  БД нормативно-довідкова інформація в міру потреби в ній для  розрахунків чи інформування. Файли  оперативної інформації формуються, як правило, за призначенням на основі вхідних повідомлень, а після  певного оброблення (вхідного контролю, попереднього аналізу) передаються на верхній рівень в центральну БД в аналітичній формі або у вигляді зведень.

Основним напрямом подальшого розвитку інформаційних баз є побудова на підприємствах корпоративних сховищ даних (СД) й об’єднання їх в глобальні БД. Сховище даних — це предметно орієнтована, інтегрована, варіантна за часом, незмінювана сукупність даних, призначена для підтримки прийняття управлінських рішень.

Досягнення цієї мети уможливить:

• надання вивіреної, достовірної та несуперечливої інформації для прийняття управлінських рішень;
• належне формування та аналіз економічних показників, що характеризують розвиток економіки в Україні;
• фінансове та економічне моделювання процесів управління;
• аналіз і моніторинг ризиків;
• аналіз фінансового стану суб’єктів господарювання та його прогнозування.

Система сховищ даних охоплює  усі рівні управління та включає  такі технічні компоненти: засоби наповнення сховищ даних та засоби організації  даних. До засобів наповнення даних  належать: джерела даних, технічні засоби і засоби завантаження даних. Засоби організації даних — це системи  управління базами даних (СУБД) і репозитарій.

Сучасні СУБД забезпечують зберігання великих обсягів інформацій з  належним рівнем надійності та швидкості  їх добування і мають потужні  засоби адміністрування. Репозитарій  — це метадані, котрі можна розподілити  на технічні та економічні.

Технічні метадані включають  в себе опис моделей даних, структуру  джерел даних та алгоритми їх завантаження, способи формування та подання вихідної інформації тощо. Економічні метадані являють собою опис показників та іншої інформації, що зберігаються у СД, у термінах економіста-аналітика (наприклад, альбоми управлінської та економічної звітності, фінансових показників, а також методики їх розрахунків).

Організаційні засади створення, підтримки та використання сховищ даних  в установі є типовими й охоплюють:

• створення інтерфейсів для отримання інформації з різних джерел;
• визначення структури та форматів інформації, що зберігається у СД;
• адміністрування баз даних і доступу до системи;
• взаємодію з функціональними департаментами з питань визначення показників і різних методик їх аналізу;
• створення «вітрин даних» і стандартних звітних форм;
• моніторинг використання даних;
• реалізацію нових методик аналізу та прогнозування.

Проблемними в розбудові сховищ даних для підприємств є визначення архітектури, способів зберігання, оновлення та використання даних. Щодо архітектури сховищ даних, як показують дослідження, доцільним є використання СУБД реляційного типу з розподіленим зберіганням і обробленням даних на основі структур інтегрованих БД, без порушення при цьому цілісності всіх баз даних. Доступ користувача до даних досягається двома програмами: одна (сервер) управляє зберіганням і доступом до даних, а друга (клієнт) формує запити до серверу й отримує від нього відповіді. Програма, яка на клієнтській частині посилає на сервер запит на вибір або модифікацію даних, складена на мові SQL. Відпрацювавши запит, сервер повертає відповідь, включаючи сукупність даних, необхідних для оброблення програмою клієнта.

В архітектурі сховищ даних  передбачається, що один сервер може працювати  як клієнт по відношенню до другого. Така технологія дає змогу організувати оброблення інформації таким чином, що доступ до даних, фізично розміщених на різних серверах, для користувача  буде аналогічним доступу до даних, розміщених на локальному вузлі, що забезпечує незалежний доступ до даних. Ядром архітектури  «клієнт-сервер» при цьому стане СУБД Oracle, що забезпечить можливість підтримки великих БД і одночасну роботу з ними ряду користувачів, а також підтримку користувачів відносно невеликих БД. У корпоративних сховищах даних оновлення та використання даних здійснюватиметься за двома класами систем. Системи одного класу зорієнтовані на операційне (трансакційне) оброблення даних (OLTP — Online Transaction Processing — оперативне трансакційне оброблення).  Системі класу OLTP для роботи потрібна лише актуальна на поточний момент інформація, попередні (історичні) відомості нею не використовуються. Тому вона постійно виконує операції оновлення поточних даних, а дані, що втратили актуальність для щоденної роботи, регулярно переносяться до архівів (наприклад, інформація про залишки на клієнтських рахунках). Як наслідок, в OLTP-системах відповідь на запит безпосередньо залежить від часу його подання і містить наявну в базах даних на поточний момент інформацію.