Сущность и особенности документной коммуникации

Введение

Документы или как  говорили раньше «бумаги» сопровождают человека с самого начала его жизни.

В настоящее время  общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как  и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Свойство документов быть памятью людей, привело к  тому, что люди их стали использовать в качестве средства передачи информации.

Рассмотренная мною тема является очень важной и играет большую  роль для каждого человека.

Актуальность темы заключается  в том, что документ – бесценное  средство связи и конечный результат  капиталовложений.

Беспорядок в хранении документов – это большой риск потери информации, который может негативно отразиться на деятельности организации.

В каждой организации  на составление документов и на работу с документами уходит примерно 60%  рабочего времени. Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.

На основе документов принимаются управленческие решения. Документы во всех случаях являются аргументом  в спорных ситуациях. Организации могут понести убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.        

В данной работе я поставила  цель – рассмотреть документ в  системе социальных коммуникаций и изучить роль документов в жизни человечества, в частности  в коммуникационной сфере.

Сущность и особенности  документной коммуникации

Движение социальной информации происходит между субъектами коммуникационного взаимодействия, т.е. между коммуникантами и реципиентами, в роли которых могут выступать личность, социальная группа либо массовая совокупность (в том числе и общество в целом). В зависимости от численности участников коммуникационного процесса выделяют следующие виды социальной коммуникации: двусторонние (межличностные), групповые и массовые коммуникации (печать, радио, телевидение, массовые издания).

Социальная коммуникация может быть устной и документной. Документная коммуникация представляет собой процесс движения в обществе документированной информации, т.е. информации, закрепленной на материальных носителях.

Поскольку коммуникации происходит в определенном пространстве и времени, поскольку ее можно  условно разделить на пространственную и временную. Пространственная коммуникация дифференцируется на одноместную (происходит в одном и том же месте) и разноместную (участники коммуникационного процесса находятся в разных местах). Временная коммуникация, в свою очередь, может быть синхронной (осуществляется практически одномоментно) и диахронной (совершается в разное для коммуниканта и реципиента время).

При этом нужно иметь  в виду, что движение документа  в обществе противоречиво. Будучи материальным носителем информации, он перемещается в материальном трехмерном пространстве и астрономическом времени. Однако информация, зафиксированная на этом материальном носителе, имеет иную скорость движения и подчиняется иным закономерностям, поскольку ее движение происходит в социальном пространстве и в социальном времени. Дело в том, что социальная коммуникация, в отличие от чисто технической коммуникации, имеет дело с движением смыслов, по-разному воспринимаемым реципиентами. Поэтому получение реципиентом какого-либо документа как материального носителя информации еще не означает, что зафиксированная на этом носителе информация будет понята и интерпретирована так, как того хотел коммуникант.

Что же касается движения документированной информации в  социальном времени, то это не что  иное, как длительность сохранения ею своей ценности. В отличие от календарно-астрономического времени, в котором происходит движение материальных носителей информации и которое измеряется сутками, годами, веками, социальное время измеряется скоростью общественных преобразований. Это, по определению А.В.Соколова, «интуитивное ощущение течения социальной жизни, переживаемое современниками». К примеру, в периоды революций, войн и иных социальных катаклизмов социальное время имеет гораздо большую скорость, нежели в периоды размеренной, спокойной общественной жизни.

Устаревание социальных смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, происходит по мере появления новых, более актуальных для общества. Поэтому в одних случаях социальные смыслы сохраняют свою ценность веками, например математические формулы, нормы морали и нравственности и т.п., а в других – люди теряют интерес к какой-либо документированной информации уже через несколько часов или суток. Движение смыслов в социальном времени иногда называют социальной памятью.

Элементарная документная  коммуникация включает три основных элемента: коммуникант – передаваемый объект (сообщение) – реципиент. Однако такая схема имеет место только в случае непосредственной переписки между участниками коммуникационного процесса. В реальной действительности документная коммуникация, как правило, имеет гораздо более сложные формы, включает посреднические звенья.

К числу наиболее сложных  относится процесс художественной коммуникации, представляющих собой  следующую схему: замысел произведения – выразительные средства – текст  – понимание, переживание – осознание.

Наряду с понятием социальной коммуникации, в литературе, прежде всего технической, используется иная, более узкая трактовка коммуникации, рассматривающая движение документированной  информации лишь в геометрическом трехмерном пространстве. Техническая схема передачи информации выглядит следующим образом: отправитель информации – кодирование информации – передатчик – сообщение, движущееся по каналам связи – приемник – декодирование – потребитель информации. Однако такая схема представляет собой лишь частный случай коммуникативной деятельности.

Документная коммуникация в современном  обществе представляет собой разветвленную, многоуровневую систему, включающую в  себя:

• документные каналы;
• социально-коммуникационные институты, т.е. специализированные посреднические звенья между отправителем и приемником информации.

Особо следует сказать  о церкви, которую можно отнести  к посредническим структурам между  коммуникантом и реципиентом, поскольку  она обеспечивает двустороннюю воображаемую связь между Богом и верующими – так называемую «квазикоммуникацию», в процессе которой коммуникант обретает ощущение диалога с воображаемым субъектом. В роли такого субъекта может быть какое-либо божество, наделенный сверхъестественными свойствами неодушевленный предмет и т.п. Причем в этот квазикоммуникации также значительный удельный вес занимает документированная информация. С одной стороны, прихожане за определенную  плату подают, к примеру, записки с именами усопших близких, чтобы священнослужители молили Бога об их спасении. С другой стороны, церковь передает «сообщения» Бога в самых разнообразных формах – в виде священных текстов, проповедей, символов и т.д.

Как любая коммерческая фирма, церковь  всегда стремилась к расширению рынка  своих услуг посредством осуществления  рекламной деятельности, миссионерства, а в прошлом – и религиозных войн. По мнению ученого-физика Д. Машовца, «в сложной модели «Бог – религия – церковь - человек» различные религии, но признающие единого Бога, могут рассматриваться как разные стандарты связи – как, например, различные частотные диапазоны, используемые разными операторами».

Документная коммуникация, будучи продуктом  материальной и духовной культуры, отражает степень развития общества. Она неразрывно связана с уровнем  информационной технологии, включающей сбор, накопление, трансляцию, обработку информации, способы ее хранения, поиска, использования.

В последнее время для отображения  информационных процессов в обществе достаточно широко используется понятие  информационного пространства –  физического пространства, характеризующегося объемом циркулирующей в нем информации, мощность и интенсивностью информационных потоков, информационной инфраструктурой.

Документные потоки

Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приемника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток – совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач. Этим обусловлены основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых ученые относят:

• содержание или функциональную принадлежность документопотока (определяется составом документированной информации и видам документов);
• структуру потока – языковую, географическую и т.п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обусловливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);
• мощность (объем), исчисляемую количеством документов, перемещаемых в единицу времени;
• направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т.п.). поток может быть поступательным, поступательно-возвратным, возвратным, маятниковым;
• длину потока (зависит от территориальной удаленности коммуниканта и реципиента). В настоящее время основная часть документа учреждений, организаций, предприятий (по некоторым данным, до 93 %) движется внутри, от руководителей к исполнителям. На долю внешних контактов с поставщиками и потребителями приходится, следовательно, лишь малая часть информации (около 7 %). Иначе говоря, длина потока для большинства документов в организации невелика. В ряде случаев поток настолько короток, что бывает едва заметен. В случае, если источник и приемник документированной информации находятся на большом расстоянии друг от друга, возникает необходимость в промежуточных перевалочных пунктах на пути документопотока. Создаются специальные транзитные службы, порой весьма разветвленные, оснащенные соответствующей техникой, для оптимальной организации документопотока;
• ритм (режим) – степень насыщенности потока в единицу времени. Может быть связан с цикличностью планирования и отчетности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий, учреждений, организаций;
• шум – излишняя, ненужная документированная информация. Семантический шум создает помехи в работе с документами, приводит к дополнительным затратами сил и времени. В частности, убытки от того же спама составляют в США ежегодно до 10 млрд. долларов.

Потоки документов имеют  достаточно сложную разветвленную структуру, так как включают в себя отдельные группы документов, различающиеся по виду, способу документирования, материальному носителю, отраслевой принадлежности, языку и т.п. В структуре потока могут быть выделены микропотоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и неопубликованных, первичных и вторичных документов, из документов открытого и ограниченного доступа и т.п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая (содержательная) составляющая, которая придает ему целостность и целесообразность.

Изучение документопотоков позволяет оптимизировать процесс  работы с документированной информацией, способствует принятию более эффективных  управленческих решений. В частности, исследование структуры документопотока дает возможность определить количественную распространенность, соотношение отдельных видов документов в данном потоке, их функциональное значение.

В науке анализ документопотоков позволяет судить о состоянии  и перспективах развития отдельных научных отраслей и направлений, так как установлено, что преобладает определенных видов и разновидностей документов в той или иной отрасли науки зависит от интенсивности ее развития. В частности, зарождение и развитие какого-либо нового научного направления сопровождается, как правило, интенсивным выходом в свет статей в периодических и продолжающихся изданиях. Наибольший удельный вес такого рода публикаций в потоке документов связан с необходимостью оперативного информирования заинтересованных читателей о научной проблеме, а также с интенсивным процессом накопления эмпирического материала и осмыслением различных ее аспектов. Периодические и продолжающиеся издания традиционного являются наиболее важной составной частью системы научной коммуникации ,через них проходит до 90 % всего потока научной информации.

Следующий этап связан с  более глубоким и всесторонним исследованием  этой проблемы на фоне частичного снижения общественного интереса к ней. В  результате в документопотоке уменьшается  количество оперативных публикаций и нарастает число монографий и других изданий, отличающихся аналитической глубиной, универсальностью и фундаментальностью содержания.

Для дальнейшего развития научного направления характерно уже  появление учебников и справочников, аккумулирующих в себе устоявшееся, апробированное знание. Вместе с тем это свидетельствует о постепенной утрате данным научным направлением своей актуальности и снижении интереса к нему.

В науковедении исследование структуры отраслевых документопотоков необходимо для оценки состояния, выявления тенденций и перспектив развития тех или иных научных отраслей.