Современное деловое письмо

 

                                              
 
 

                                                                Подсистемы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Обобщенные сведения о режимах хранения архивных документов 

• рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2—3;

• стабильность температурно-влажностного режима;

• качественную очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.  

Все используемое в хранилищах электрооборудование должно иметь соответствующее заземление. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой.

С целью  обеспечения требуемой противопожарной защиты хранилища должны быть отделены от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с отделами огнестойкости не минее двух часов. О6орудование хранилищ средствами пожаротушения и оповещения о пожаре, a также противопожарным водоснабжением проводиться согласно ГОСТ 12.1.004-91.

Количество  места размещении переносных огнетушителей устанавливается в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учётом специфики применяемого оборудования.

Документы, состоящие на постоянном хранении, могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Соответственно освещение в хранилищах может быть естественным, искусственным или смешанным.

Оптимальный температурно-влажностный режим хранения архивных документов характеризуется следующими параметрами: температура -17 -19 °С, относительная влажность воздуха -50 -55%.

Требуемый санитарно-гигиенический режим в хранилищах архива обеспечивается:

♦ проведением в указанных помещениях систематических влажных уборок;

♦ установлением, и соблюдением особого порядка и правил пользования   

   указанными помещения. 

♦ поддержанием свободной циркуляции воздуха в указанных помещениях;

♦ проведением  регулярных (не реже 2 раз в год) осмотров на предмет выявления в указанных помещениях насекомых, плесневых грибов и проч.;

♦ выполнением в указанных помещениях комплекса специальных санитарно-гигиенических работ в так называемые санитарные дни.

И, наконец, надлежащий охранный режим архива обеспечивается посредством: 
♦ поддержания технической укреплённости хранилища (и здания, в котором располагается указанное помещение);     

♦ оснащения хранилища требуемыми средствами охранной сигнализации; 

♦ опечатывания хранилищ в нерабочее время; 

♦ организация  поста охраны

♦ соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилище.

Рассмотрим  далее основные вопросы организации рационального размещения документов в процессе их постоянного хранения. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов документы располагаются в хранилищах:

۷ в соответствии с учетной документацией;

۷ в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение, а также оперативный  

   поиск;

۷в пределах групп хранения (несекретные документы — отдельно от секретных,  

   особо ценные — отдельно от всея остальных и т. п.).

Общая классификация средств хранения архивных документов представлена на рис.2

                                     Рис.2. Общая классификация средств  хранения архивных документов.

 

В пределах одного хранилища могут размещаться документы разного  
вида, но требующие одинаковых режимов хранения. Что касается стационарных стеллажей (шкафов), то последние устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующие норм: 

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход, ширина) — 120 см;        

• расстояние между стеллажами (проход, ширина) — 75 см;

• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, -  

   75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45см;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15см, в цокольных  этажах – не менее 30см.

       С целью обеспечения оперативного  и безошибочного поиска архивных  документов производится нумерация  всех помещений архива, а также всех используемых для хранения шкафов, столов, стеллажей, имеющихся в них полок, ящиков, и т. п.

Выдача  архивных документов во временное пользование и их обратный прием организуются в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов. Отметим, что в процессе хранения в архиве документы, а также описи на них могут выдаваться во временное пользование:

- работникам предприятия (не из числа работников архива);

- работникам архива;

- лицам,  представляющим другие предприятия,- на основании гарантийного   

  письма  или запроса.

       Документы, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (содержащий необходимые поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов. Выдача документов (копий документов) производится под роспись в карте-заместителе, вкладываемой па место временно изъятого документа. Факт выдачи во всех случаях фиксируется в листе использовании документов и в книге выдачи документов. 

       Кроме того, при выдаче документов во временное пользование работнику предприятия факт выдачи оформляется заказом на выдачу, а при выдаче другому предприятию (организации, учреждению) — актом о выдаче.

       Работа с выданными во временное пользование документами производится к специально приспособленных для этого помещениях (местах), исключающих утрату или порчу документов, и только на время, предусмотренное регламентом работы архива. Так, выдача документов во временное пользование работникам предприятия может производиться на срок до 1 месяца, а другим предприятиям— на срок до 3 месяцев, по запросам судебных и правоохранительных органов — на срок до 6 месяцев.

Пользователи  документов несут ответственность  за их сохранность и соблюдение работы с ними. По окончании работы с документом он должен быть возвращен пользователем на место постоянного хранения. При возвращении документа работниками архива проверяются его комплектность и состояние.

       Остановимся далее на основных вопросах организации контроля за наличием и состоянием документов, находящихся на постоянном хранении. При этом в качестве основных самостоятельных направлений контроля следует выделить:

Δ контроль наличия состоящих на хранении документов;

Δ контроль состояния находящихся на хранении документов;

Δ контроль собранности документов, выданных но временное пользование. 
       Сведения о направлениях контроля за сохранностью архивных документов представлены на рис. 3.  

 
 
 

Основным  средством осуществления контроля за наличием и состоянием архивных документов является проверка.

       Проверки подразделяются по срокам проведения и целям (направлениям) проведения, а также на плановые и внеплановые. В общем случае проверка предусматривает проведение контрольных мероприятий в отношении собственно документов, состоящих на архивном храпении, а также в отношении учетной документации.

       Систематические проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года, проводятся в сроки, установленные руководством архива, при этом выверка книг выдачи архивных документов во временное пользование должна производиться не реже 1 раза в полугодие. Итоги проверки отражаются в листах-заверителях, листах проверки наличия и состояния документов, а также в соответствующих актах.

        Эффективность контроля за наличием и состоянием архивных документов во многом зависит от организации учетной работы в архиве. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению организации учета документов, состоящих на хранении. В соответствии с Основными правилами работы государственных учет документов заключается в:

♠ определении количества и состава документов, поступающих в архив, в

   установленных учетных единицах;

♠ фиксации (отражении) количества и состава документов, поступающих в

   архив, в соответствующей учетной документации.

       Организация учета документов, состоящих на постоянном хранении, обеспечивает:

♣ организационную упорядоченность указанных документов;

♣ адресный поиск указанных документов;

♣ эффективный контроль за наличием указанных документов.

Учету подлежат: 

■ документы, переданные на хранение в архив;

■ копии указанных документов;

■ описи дел (документов).

        Учет архивных документов производится путем присвоения им учетных номеров. Последние, в свою очередь, являются составной частью архивных шифров, обеспечивающих идентификацию каждого документа, переданного на постоянное хранение.

Основной  единицей хранения бумажных архивных документов, подлежащей учету, является архивное дело — совокупность документов или отдельный документ, заключённые в отдельную обложку (папку и т.п.).

        Сведения об общей классификации  учётных документов архива представлены  на рис.4.

      Рис.4 Сведения об общей классификации  учётных документов архива 

Постановка  на учёт документов, поступающих в  архив на хранение, производиться  на основании акта приёма-передачи документов на хранение. Выбытие документов, состоящих на постоянном хранении, может производиться на основании:

♦ акта приёма-передачи документа на хранение (например, в другой архив);

♦ акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению;

♦ акта о неисправимых повреждениях документа;

♦ акта о необнаружении документа, пути розыска которого исчерпаны;

♦ акта об изъятии документов;

         Комплектование архива  документами, подлежащими постоянному хранению, - это не что иное как систематическое пополнение архива соответствующими документами. Комплектование архива документами, как это предусмотрено Основными правилами работы государственных архивов, включает:

• определение источников комплектования;

• определение состава документов, подлежащих приёму на постоянное хранение; 
• прием и передачу документов на постоянное хранение.

        Комплектование архива осуществляется в соответствии со списком источников комплектования. Список утверждается руководителем архива и подлежит периодическому уточнению. Пересмотр и переутверждение списков производится не реже 1 раза в 5 дет.

        Несколько слов следует сказать и об особенностях организации экспертизы ценности документов, состоящих на архивном хранении предприятий, перед передачей их на постоянное хранение в государственный архив. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов экспертиза ценности документов представляет собой и изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.