Современное деловое письмо

1. Современное деловое письмо 

          Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются, претензии. Письмами сопровождаются материальные ценности в пути и т. д.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте.

         Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Текст письма строят по схеме введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события. факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы. послужившие основанием для составления письма);, доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

       Бланк письма регламентируется: ГОСТ 6.30-2003. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо - состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, се почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, номер того письма и телеграммы которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

       Письмо должно, быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

        К тексту письма предъявляются  требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать доста точно, обоснованные аргументы, и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимей проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

          Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).

           Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение»; «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута путем использования деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ассортимент...».  

          Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста. Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми пли иными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные,  арбитражные,   письма-подтверждения,

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виды  писем

письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы. Рассмотрим некоторые виды писем.

      Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа, от первого лица множественного числа.

      Письма-ответы. Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

● повторение просьбы, на которую составляется ответ:

● обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

● констатация отказа.

      Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда сдержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. В нем указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

     Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

     Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц.

Информационное  письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного  вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

      Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

     Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.

Письмо  международного образца содержит следующие  реквизиты:

- сведения  об отправителе (название организации-отправителя,  ее почтовый,   

   электронный и телеграфный адрес,  факс, телефон).

- ссылки  на документы отправителя и  получателя.

- дата.

- адрес  получателя.

- вступительное  обращение.

- заголовок  (необязательный элемент).

- текст  письма.

- заключительная  формула вежливости.

- подпись

- приложения.

- сведения  о наличии копий. 
 

2. Организация управления архивным хранением документов   

     предприятия.  
 
   Постоянное хранение документов предприятия - это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно  исключающих их утрату (порчу). 
   Как отмечалось раннее, организация постоянного хранения документов может производиться в соответствующих архивных учреждениях - ведомственных или государственных архивах. 
   В свою очередь, под управлением архивным хранением документов следует понимать организационную деятельность по руководству архивам и его персоналом, нацеленную на своевременное, полное и качественное выполнение ими возложенных функций и задач. Указанная деятельность осуществляется в соответствии с законодательством, нормативными правовыми актами и организационно – распорядительными документами по вопросам архивного дела, и в первую очередь в соответствии с Федеральным законом от 22октября 2004 г.№125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Основными правилами работы государственных архивов. В процессе управления постоянным хранением документов решаются следующие основные задачи: 
     
  - создание и поддержание оптимальных условий хранения документов; 
  - рациональное размещение документов в процессе хранения; 
  - выдача документов во временное пользование и их обратный приём в места хранения; 
  - контроль за наличием и состоянием документов, находящихся на хранении; 
  - учёт документов, состоящих на хранении; 
  - комплектование архива документами, подлежащими хранению;        
  - экспертиза ценности документов, состоящих на хранении. 
Создание и поддержание оптимальных условий постоянного хранения документов, как и в случае с оперативным хранением (см.раннее) обеспечивается: 
  - предоставлением подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений (мест); 
  - надлежащим оборудованием (дооборудованием, частичным или полным переоборудованием)  указанных помещений(мест);

  - применением  и модернизацией средств создания и поддержания оптимальных (нормативных) режимов постоянного хранения документов; 
  - применением и модернизацией специальных средств постоянного хранения документов. 
     Остановимся, прежде всего, на рассмотрении основных эксплуатационных характеристик помещений (мест) хранения. Подчеркнём, что размещение предназначенных для архивного хранения документов производится в отведённых для этой цели помещениях (местах) – хранилищах – только после проведения в установленном порядке их экспертизы. Уточним, что экспертиза должна установить степень огнестойкости помещения, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, общее состояние помещение, а также наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Такая экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно – эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт. 
     В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов помещение, предназначенное для постоянного хранения документов, должно быть удалено от объектов предприятия, представляющих собой повышенную опасность, а также являющихся источниками интенсивного загрязнения воздуха (агрессивными газами, пылью и проч.). В частности, среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе в районе расположения помещения архива не должна превышать следующих санитарных норм (мг/м³): серной кислоты – 0,1; оксидов серы – 0,05; оксидов азота – 0,085; хлора – 0,03; сероводорода – 0,008. Здание, в котором располагается помещение архива, должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность его основных конструкций, их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»), и, кроме того, обладать достаточной прочностью (так называемой технической укреплённостью).

     Высота хранилищ должна составлять  не менее 2,25 м. Хранилища должны  иметь удобные для эвакуации  выходы к лифтам и лестничным  клеткам. Окна хранилищ должны быть по возможности ориентированы на север. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов, не должны собирать пыль, быть её источником выделять агрессивные химические вещества. 
     Помещения (места), отведённые для архивного хранения документов, должны соответствующим образом оборудованы (дооборудованы, частично или полностью реоборудованы). При этом должны обеспечиваться нормативные (оптимальные) режимы хранения, обобщённые сведения о которых представлены на рис. 1. Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. При этом системы кондиционирования, применяемые в хранилищах, должны отвечать современным требованиям компактности и экономичности, а также обеспечивать: