Составление и оформление должностной инструкции инспектора отдела кадров

         Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

         - при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

         - при изменении названия должности;

         - при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.

         Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом-приказом директора.

         Инспекторы:

         по кадрам, по контролю за исполнением поручений (включая старших)

         4 - 5 разряды

         Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации. Ведет учет личного состава организации, ее подразделений. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам. Подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Проверяет соответствие подготавливаемых в организации проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений. Информирует руководителя организации о состоянии их выполнения. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.

         Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации, учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации; форм и методы контроля исполнения документов; структуру организации и ее подразделений; стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

         Требования к квалификации по разрядам оплаты. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе в данной организации не менее 1 года:

         4-й разряд - при выполнении должностных обязанностей инспектора;

         5-6 разряд - при выполнении должностных обязанностей старшего инспектора.

         Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

         Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

         Должностная инструкция (кого?) инспектора отдела кадров.

         Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

         Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

         Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен(на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

         Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО  
Начальник юридического отдела

Личная  подпись 

26.09.2010

         Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

         1. Общая часть (общие положения)

         2. Функции

         3. Должностные обязанности

         4. Права

         5. Ответственность

         6. Взаимоотношения (связи по должности)

         Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

         Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Инспектор составляет « и т. д.

         Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         2.2. Должностная инструкция инспектора отдела кадров. Пример. 

Примерная форма 

______________________________                                  Утверждаю

(наименование  организации,

предприятия и т.п., его

организационно-правовая форма)                  _________________________                                                      

(директор  или иное                                                       

 должностное  лицо,                                                          

 уполномоченное                                                   

 утверждать  должностную                                                             

 инструкцию)                                                       

(инициалы, фамилия)                                               

_________________________                                                        

(подпись)                                                 

"  " _____________ 20__г.                                                

 м.п.                          

 Должностная  инструкция                         

 инспектора  по кадрам            

______________________________________________             

(наименование  организации, предприятия и т.п.)                  

"  " ______________ 20__г.  N_________     
 
 

 Настоящая  должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на

основании трудового договора с __________________________________________                               

(наименование  должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с   

 составлена  настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового  кодекса  Российской  Федерации  и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.                           

I. Общие  положения    

1.1. Инспектор  по кадрам  относится к категории специалистов.     

1.2. Инспектор  по  кадрам принимается на работу и увольняется с нее

приказом  директора предприятия по представлению _________________________                                              

(начальника  отдела кадров,

________________________________________________________________________.

начальника  структурного подразделения, входящего  в состав отдела кадров)    

1.3. На  должность инспектора по  кадрам  назначается  лицо,  имеющее

среднее профессиональное образование, без  предъявления требований к стажу

работы, или   начальное   профессиональное    образование,    специальную

подготовку  по  установленной  программе и стаж работы по профилю не менее

______ лет,  в том числе на данном предприятии  не менее ______ года (лет).    

1.4. Инспектор  по кадрам непосредственно подчиняется  _______________                                                           

(начальнику

________________________________________________________________________.

отдела  кадров, начальнику структурного подразделения, входящего в состав

отдела  кадров)    

1.5. Во  время отсутствия инспектора  по кадрам (командировка, отпуск,