Составление и оформление должностной инструкции инспектора отдела кадров

         Разрабатывая должностные инструкции, следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. Записи о названии должностей в штатном расписании и трудовых книжках работников должны соответствовать указанным нормативным актам, т.к. от точности их наименования зависит решение вопросов социальной защиты работников в части заработной платы, льгот и компенсаций в связи с условиями труда и пенсионным обеспечением. Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, то наименование должности следует определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме выполняемых работ. 

         Правовые нормы, посвященные должностным инструкциям, могут содержаться и в актах субъектов федерации. Но главным образом локальная база должностных инструкций находится непосредственно в организациях - например, в таком локальном акте, как стандарт организации (ранее называемом СТП), содержащем структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт обычно используется при составлении того раздела инструкции, который касается подчиненности работника, взаимодействия его с работниками других структурных подразделений. 

         В другом документе - положении о структурном подразделении – определяется та часть инструкции, которая касается ее функционального содержания: видов работ, выполняемых работником, его прав, обязанностей, ответственности и непосредственной подчиненности. 

         Локальное положение о должностной инструкции или стандарт по ее разработке содержат правила по порядку разработки, согласованию и принятию инструкции, указания на ее реквизиты и структурное подразделение, ответственное за разработку и хранение этих документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         1.3. Методика разработки должностных инструкций. 

         Должностные инструкции разрабатываются на каждую штатную должность и носят обезличенный характер. Их разработкой или обновлением в крупных организациях обычно занимаются специальные подразделения (как правило, управление персоналом или отдел труда и заработной платы), а в небольших – руководители отделов и служб. Утверждает должностные инструкции руководитель организации единолично. Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают, что выгодно отличает этот документ от других локальных актов. Исходной точкой обновления должностных инструкций должен являться перспективный план организации. 

         Трудовое законодательство не содержит сроков действия должностных инструкций. А вот изменять и дополнять их можно не реже, чем каждые два месяца с учетом правил и процедур, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. В числе первых предпосылок для обновления инструкций закон называет изменения организационных или технологических условий труда. 

      Существует  несколько подходов к разработке должностных инструкций:

      - анализ и корректировка существующего  на предприятии пакета базовых  кадровых документов (положения  об организационной структуре, положений о подразделениях, штатного расписания, должностных инструкций);

      - анкетирование работников предприятия;

      - использование тарифно-квалификационных  справочников и других внешних  нормативных документов.

      Наибольший  эффект достигается при сочетании  этих подходов. Каждый их них с разной степенью точности помогает определить, что делает или должна делать каждая структурная единица (от подразделения до конкретного работника).

      В общем случае типовая структура  должностной инструкции содержит два  основных блока:

      - Блок 1. Функциональные обязанности;

      - Блок 2. Диапазон ответственности.

      Первый  блок содержит следующую информацию:

      - Наименование и цель должности,  ее место в рамках организационной  структуры (прямая и функциональная  подотчетность).

      - Направления деятельности - основные  Функции (устойчивый, обособленный  вид деятельности, в которых сотрудник принимает участие).

      - Должностные обязанности (конкретные  операции, возложенные на сотрудника  в рамках основных функциональных  блоков).

      Второй  блок описывает баланс обязанностей, прав и ответственности:

      - Права, которые предоставляются  сотруднику по должности.

      - Полномочия (особый вид прав, связанный  с распорядительными функциями  и принятием решений).

      - Ответственность (конкретизация  ответственности за свои действия  в рамках зафиксированных обязанностей, прав и полномочий).

      - Регламенты (документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности).

      Выбор включаемых в должностную инструкцию разделов и степень их детализации  зависят от всей системы внутренних документов, действующей на предприятии.

      Например, если на предприятии существует описание бизнес-процессов, в должностной инструкции нет необходимости указывать «горизонтальные» связи и соответствующий им документооборот. Эти сведения с достаточной степенью точности приведены в описании бизнес-процессов, и нет смысла перечислять их в каждой должностной инструкции в отрыве от описания самого бизнес-процесса.

      Если  на предприятии разработан пакет  Положений о подразделениях, указание в должностной инструкции подчиненности  по должности (снизу по иерархии) является избыточным. Для этого формально достаточно указать только непосредственного начальника.

      Как правило, в должностную инструкцию включают требования к персоналу. Однако в мировой практике такие сведения, особенно, личностные требования, включаются в специальные внутренние документы (называемые «Описание должности» или «Описание рабочего места»), которые не показываются сотрудникам и используются руководством при оценке персонала и кадровыми службами при поиске и отборе персонала на вакантные должности.

      В особо «продвинутых» компаниях, особенно тех, где внедряется система контроллинга, появилась тенденция включать в должностные инструкции элементы мотивации - критерии оценки деятельности сотрудника, занимающего данную должность.

      Для того чтобы должностные инструкции стали действительно нужными документами и регулярно использовались в процессе управления предприятием, необходимо соблюдение некоторых общих правил.

      Во-первых, эти инструкции должны регулярно  пересматриваться и приводиться  в соответствии с реальной ситуацией. Корректировка стратегических целей и планов предприятия, изменения, связанные с выполнением конкретных работ должны оперативно найти свое отражение в соответствующих должностных инструкциях.

      Во-вторых, должностные инструкции должны использоваться в повседневной деятельности предприятия, в частности, в процессе управления персоналом. Значение должностных инструкций для каждого работника предприятия возрастет, если:

      - работник будет принимать участие  в обсуждении должностной инструкции, что обеспечивает ему возможность влиять на условия и организацию своего труда;

      - руководство будет использовать  должностные инструкции при оценке  работника и принятии решения  о его дальнейшем продвижении  (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих  кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.);

      - должностные инструкции будут  использоваться при ранжировании  работ и должностей в системе  оплаты труда на предприятии.

      Помимо  этого, должностная инструкция содержит информацию для проведения отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

      И, наконец, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) обеспечивает необходимую информацию для совершенствования  организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

      В-третьих, должностная инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Важно помнить, что чем длиннее  должностная инструкция, тем вероятней  появление в ней неясных, двусмысленных или противоречивых положений. «Размытые» и «раздутые» должностные инструкции вредны и для руководителя и для подчиненного, поскольку снижают их ответственность за свою работу: руководитель избавляется от необходимости четко ставить задачи, а подчиненный - безупречно их выполнять. Поэтому все пункты должностной инструкции должны быть максимально конкретными:

      - цель должности должна быть  по возможности сформулирована  одним предложением и фактически отвечать на вопрос – «за что работнику платится заработная плата»;

      - стандарта на количество функций и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако практический опыт показывает, что оптимальным являются границы из 6-7 функций, и 6-7 должностных обязанностей внутри каждого функционального блока;

      - должностные обязанности должны  соответствовать функциям, не может  существовать обязанностей, которые  бы лежали вне указанных функциональных  блоков (такая ситуация говорит о неправильном распределении работ или неверно составленной должностной инструкции).

      В-четвертых, необходимо соблюдать определенный порядок разработки должностной  инструкции:

      - за наличие на предприятии пакета должностных инструкций обычно отвечает начальник отдела кадров, однако это не значит, что на нем лежит обязанность их разработки;

      - как правило, разрабатываются  должностные инструкции руководителями  подразделений на своих непосредственных  подчиненных;

      - для того чтобы должностная  инструкция приобрела обязательную для сотрудника силу, ее надо сначала утвердить приказом руководителя, а после этого обязательно ознакомить работника с этой инструкцией под роспись.

      - первый экземпляр должностной  инструкции на каждого работника  хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. 
 
 
 
 
 

         II. Инструкция инспектора отдела кадров.

         2.1. Методика разработки  инструкции инспектора  отдела кадров.

         Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

         При разработке должностных инструкций сотрудниками кадровых служб следует учитывать названия должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

         Некоторые из этих должностей представлены в Тарифно-квалификационных характеристиках общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, введенных взамен ранее действовавшего Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

         Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.