Роль и задачи кадровой службы

     Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в  ред. Постановления Правительства  РФ от 01.03.2008 N 132);

     Инструкция  по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Оформление  основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной  учетной документации и их электронных  версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и  Министерством экономики РФ. Среди  унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".[4]

     Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются  обычно организацией, возглавляющей  отрасль, они учитывают специфику  отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").[4]

     Работникам  отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.                         

     В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы его размеров - 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.

     Служба  кадров любой организации в своей  работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы  общегосударственного значения, но и  на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

     Прежде  всего, это устав (положение) организации  как главный организационный  документ.

     Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

     Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение  прибыли, прочие накопления, прекращение  деятельности.

     Трудовым  кодексом РФ предусмотрено составление  в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким  документам относится коллективный договор. Коллективный договор может заключаться не только на уровне организации в целом, но и обособленных структурных подразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

- формы,  системы и размеры оплаты труда;

- выплата  пособий, компенсаций;

- механизм  регулирования оплаты труда с  учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных  коллективным договором;

- занятость,  переобучение, условия высвобождения  работников;

- рабочее  время и время отдыха, включая  вопросы предоставления и продолжительности  отпусков;

- улучшение  условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

- соблюдение  интересов работников при приватизации  государственного и муниципального имущества и т.д.

     При оформлении коллективного договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ "заключается  на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами  либо со дня, установленного коллективным договором". Стороны имеют право  продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

     На  организацию может распространяться действие и таких правовых документов, как соглашение.

     Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие  принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый  между полномочными представителями  работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в  пределах их компетенции.

     Как видно из определения, данного в  ст.45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального  партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается  работодателями, объединенными в  рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения.

     В Трудовом кодексе РФ указаны возможные  виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные  и иные.[1]

     При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в  этом документе. В Трудовом кодексе, как и в случае коллективного  договора, дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти  в соглашение:

- оплата  труда;

- условия  и охрана труда;

- режимы  труда и отдыха;

- развитие  социального партнерства;

- иные  вопросы, определенные сторонами.

     В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем  в пределах его компетенции, устанавливаются  правила поведения работников во время их совместной деятельности.

               К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Организация сама должна разработать "Правила внутреннего трудового распорядка" исходя из своей специфики. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации.

     Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной  и численный состав, является штатное  расписание.

     Штатное расписание как вид документа "представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов". Его цель - нормирование численности  штатного персонала организации  и соотношения специалистов.

     В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

     Штатное расписание подписывается руководителем  кадровой службы, главным бухгалтером  и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. 

2. Кадровая служба  в современной  России

2.2. Роль и значение  кадровой службы 

     Главное назначение кадровой службы состоит  в том, чтобы не только руководствоваться  в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать  с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном  уровне.

     Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед  производством (организацией). Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный  вид для всех предприятий. Это  значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления.

     Конкретное  построение кадровой службы, распределение  кадровой работы между структурными подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями  может варьировать в большом  диапазоне, поскольку зависит от многих моментов. Среди них следует  отметить прежде всего размер предприятия (численность занятого на нем персонала), объем управленческих работ каждого вида, понимание руководством задач управления персоналом: несмотря на эффективность комплексного подхода к управлению персоналом, на одних предприятиях тем не менее во главу угла ставится, например, подбор кадров, на других - планирование трудовой карьеры, на третьих - оценка результатов и оплата труда. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными и т.д.

     При проектировании структуры службы управления персоналом и организации ее работы исходят из того, что существование  какого-либо структурного подразделения  оправданно лишь в определенных условиях (при определенной численности персонала, объеме управленческих работ данного  вида). В других же условиях данная функция  может быть поручена (передана) другому  структурному подразделению или  даже отдельному лицу в составе любого структурного подразделения.

     Прежде  всего объем работ должен быть достаточным для загрузки как минимум двух-трех человек, чтобы можно было выделить отдельную группу (бюро) в составе отдела.

     Организационно  работа с кадрами продолжает оставаться распыленной по многим функциональным подразделениям. Более того, самостоятельной кадровой службы с единым административным и методическим руководством вообще может не быть.