Роль и задачи кадровой службы

y">- оценка  должностей, создание системы грейдов;

- формирование  компенсационных пакетов;

- создание  социальных пакетов;

- организационное  развитие;

- автоматизация  функций управления персоналом;

- описание  бизнес-процессов;

- перемещение  и увольнение персонала;

- охрана  труда (в производственных компаниях  эта функция в ведении технической  службы или службы главного  инженера);

- оценка  эффективности управления персоналом.

     В этот период сотрудники службы персонала  разрабатывают основные HR-инструменты. При формировании политик и процедур в области управления кадрами  необходимо привлекать линейных руководителей  и топ-менеджеров в качестве консультантов, так как именно им предстоит применять данные методы на практике. Если специалисты HR-службы самостоятельно разработали алгоритмы в области подбора или обучения кадров, то на этапе внедрения им рекомендуется опросить руководство, насколько понятны и удобны для них предложенные варианты взаимодействия со службой персонала.

Служба  персонала как бизнес-партнер.

     Со  временем директору по персоналу  становится очевидно, что мало просто осуществлять разработку и внедрение кадровых программ и мероприятий - службе персонала необходимо стать функцией бизнеса, то есть работать ради достижения целей всей организации. Чтобы убедить коллег и руководство в том, что его служба — не просто сервисное подразделение, но и бизнес-партнер компании, директору необходимо посмотреть на все HR-мероприятия с позиции их стоимости и начать разговаривать с руководством компании на языке цифр (или коммерческой выгоды).

     На  данном этапе становится понятным, что каждая кадровая программа должна в итоге приносить прибыль  компании — будь то подбор персонала, создание учебного центра или проведение корпоративного мероприятия.

Главная задача службы персонала в этот период - повышение рыночной стоимости компании с помощью инструментов управления персоналом, а также разработка стратегии  компании в области управления персоналом, развитие ее организационной структуры, создание систем оценки деятельности подразделений.

     Практика  показывает, что в отечественных  компаниях довольно редко HR-службы становятся стратегическими партнерами. Это обусловлено относительной  молодостью бизнеса в нашей стране и молодостью самой профессии  специалиста по кадровому менеджменту, которая только вступает во второе десятилетие своего существования. По мнению экспертов, наиболее оптимальным  является позиционирование HR-отдела как  сервисной службы, в то время как  она, тем не менее, играет неафишируемую роль бизнес-партнера». [14]

     Задачи, стоящие перед HR-службой, также определяются стадией развития организации:

- формирования,

- роста,

- стабилизации,

-спада.

Стадии  прямым образом влияют на перечень задач, решаемых службой персонала.

     1. Формирование. Молодая компания  характеризуется неформальной атмосферой  и небольшим количеством сотрудников,  которые в курсе планов и  проблем организации и могут  заменить друг друга на рабочем  месте. Менеджера по персоналу  в штате нет - все решает  руководитель (часто он же собственник). Тесные отношения коллег, нечетко  определенные обязанности часто  приводят к конфликтам.

     2. Рост. Количество сотрудников возрастает, формируется внутренняя структура  компании, разрабатываются полномочия  и ответственность отделов и  персонала. На первое место  выходят интенсивный поиск и  отбор кадров, разработка правил  и положений, возникает потребность  в развитии внутренних коммуникаций, происходит бурный карьерный  рост сотрудников.

     3. Стабилизация. Компания стремится  удержать достигнутые позиции.  Появляются поддерживающие бизнес - отделы, меняется структурный состав  работников. Управлением персонала  решаются новые задачи, внедряются  новые технологии адаптации, оценки, формирования социального пакета  и др. Происходит формализация  и регламентация процедур и  политик.

     4. Спад. Сокращение деятельности компании, уменьшение потока инвестиций и финансирования приводит к сокращению персонала, ликвидации социальных программ, проблемам мотивации сотрудников. В этот период возрастает роль внутрифирменных коммуникаций по сопровождению изменений в компании».

     Таким образом, кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии. Существуют различные причины создания служб персонала и различные  перспективы дальнейшего функционирования этого подразделения. наглядно прослеживается зависимость функций и задач службы управления персоналом на всех стадиях жизненного цикла организации.[6] 

1.2. Основы деятельности  кадровой службы 

     Организация деятельности любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов  организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы  осуществления кадровой работы:

1) самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  организации или его заместителю;

2) выполнение  функций кадровой службы отдельным  сотрудником организации;

3) выполнение  функций кадровой службы по  совместительству с выполнением  другой работы.[9]

     Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем:

- разработка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации;

- оформление  приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

- учет  личного состава;

- хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль  исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

-изучение  движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

-анализ  состава специалистов организации,  деловых качеств работников с  целью их рационального использования;

-создание  условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

-работа  по созданию резерва на выдвижение;

-подготовка  предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

-подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной

комиссии;

-подготовка  материалов для представления работников к поощрению и награждению;

-принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

-организация  контроля состояния трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

-ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам.[5]

     В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих  и специалистов, представления о  поощрении, графики отпусков и т.п.

     Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

1) сведения  о нарушителях трудовой дисциплины;

2) копии  приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации,  увольнении работников;

3) копии  приказов об утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка;

4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения  трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и  т.п.[7]

     Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

- требовать  от всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов;

- принимать  работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

- взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров;

- требовать  от других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.[11]

     Таким образом, организация деятельности кадровой службы начинается с составления положения об этом подразделении. Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются различные организационные формы осуществления кадровой работы. В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 

1.3. Задачи кадровой службы 

     Основные  задачи кадровой работы на предприятии  можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- прием  работников на предприятие;

- учет  работников;

- увольнение  работников;

-работа  с временно отсутствующими работниками  предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших  в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное  направление:

-подбор (поиск и отбор) работников  для предприятия;