Оформление  обложки дела.

     Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной форме:

     - полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

     - индекс дела – переносится из номенклатуры дел;

     - заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

     - срок хранения - переносится из номенклатуры дел;

     - крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

     - номера документов в деле;

     - номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

     - количество листов в деле – переносится с листа-заверителя.

     Результаты  проведенной экспертизы ценности документов подлежат оформлению. Включенные в акт документы, уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив.

     Управленческая  документация не может быть сдана  в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

     По  результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих хранению.

     В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

     ЭПК архивного учреждения утверждает описи  дел постоянного хранения и согласовывает  описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).

     Указанные описи и акты рассматриваются на заседании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) либо экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

     Дела  включаются в акт, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с  трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

     Акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

     Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

     Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

     Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

     Оперативное хранение дел – это хранение дел  в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

     Во  время оперативного хранения дела могут  выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

     Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном  хранении дела. При выдаче дел сотрудникам  с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

     На  дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту –  заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

     Сторонним организациям дела выдаются по их письменному  запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

     За  сохранность документов несут ответственность  руководители структурных подразделений  и работники службы делопроизводства.

     Срок  оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

     Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

 

Заключение

      Экспертиза  ценности документов - это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

      Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

     Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

     Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются  в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

     Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

     В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение  ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

     В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

     Определенные  нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. "Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994, п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет". "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000, с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000, с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

     В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

     Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

 

Список использованных источников

 

      1 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000. – С. 288.

      2 Алексеева Е.В. и др. Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: экспертиза  ценности документов // Секретарское  дело. – 1999. – № 1. – С. 35 – 37.

      3 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. – С. 328.

      4 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2003. – С. 592.

      5 Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – С. 360.

      6 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осечкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1998. – № 4. – С. 25 – 29.

      7 Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: «Герда», 2004. – С. 352.

      8 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Под ред. В.П. Козлова.– М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С. 272.

      9 Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. – Мн.: ТетраСистемс, 2003. – С. 288.

      10 Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005. – С. 200.

      11 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002. – С. 336.

      12 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2004. – С. 160.

      13 Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – С. 224.

      14 Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: ПРИОР, 2007. – С. 238.