Проблема экспертиз

     - акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

     5) Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

     Экспертная  комиссия имеет право:

     1) В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

     2) Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

     - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

     - предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

     3) Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

     4) Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

     5) экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

     6) Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

     7) В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

     Экспертная  комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

     Экспертная  комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководством.

     Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

     Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

     Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертная комиссия и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

     Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссии решений возлагаются на секретаря комиссии.

      2.2 Этапы экспертизы ценности документов

     Существует 4 этапа экспертизы ценности:

     - определение сроков хранения документов

     - отбор документов

     - научно-техническая обработка документов

     - оформление результатов экспертизы ценности.

     При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

     Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, то есть однотипных, управленческих функций, в том числе вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

     Раздел  Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

     Сроки хранения документов, указанных в  Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

     Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

     Если  организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

     Применяя  Перечень в процессе работы по определению  сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

     Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

     Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

     Исчисление  сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

     Например, исчисление срока хранения дел, завершенных  в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется  с 1 января 2006 г.

     Исчисление  сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

     Отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

     При полистном просмотре дел изымаются  копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

     По  итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для  дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении  к уничтожению документов, сроки  хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

     Отбор документов к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению  производится только после составления  описей дел постоянного или длительного хранения.

     Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

     Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

     И только после этого отобранные к  уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

     Отобранные  к уничтожению и включенные в  акт документы передаются в организации  для их утилизации. Передача дел  для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

     Погрузка  и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

     В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.

     Научно-техническая  обработка предусматривает целый  комплекс работ по оформлению дела:

     - Полистный просмотр документов дела;

     - Формирование дела в соответствии с правилами;

     - Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

     - Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела;

     - Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола);

     Дела  постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед  за обложкой, верхняя часть обложки  не подшивается. На первый лист накладывается  тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

     Нумерация листов в деле.

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме  листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

     Составление листа-заверителя.

     В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных  листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются  несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

     Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).