Содержание

 Введение                                                                                                                                               3

1 Общая характеристика экспертизы ценности документов                                                              5

       1.1 Понятие экспертизы ценности  документов                                                                  5

       1.2 Экспертиза ценности документов  в делопроизводстве                                              6

2 Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией                                             11

       2.1 Функции, права и организация  работы экспертной комиссии                                 11

       2.2 Этапы экспертизы ценности документов                                                                   13

Заключение                                                                                                                                         20

Список использованных источников и литературы                                                                       22                              
Введение

     В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

     Вместе  с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

     Большой удельный вес в общем комплексе  делопроизводственных процессов имеют  операции по хранению документов. Это  связано с тем, что документы  предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

     - документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

     - оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

     - хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

     Значение  и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

     Сведения  итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

     В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

     1) подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

     2) подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);

     3) подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;

     4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

     По  результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

     Уничтожать  документы без составления актов  о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

     Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов.

2) Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

3) Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии.

4) Определить порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие в нем.

 

1 Общая характеристика экспертизы ценности документов

      1.1 Понятие экспертизы  ценности документов

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Экспертизе  ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта Российской Федерации или  муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

     Основные  правила работы архивов организаций  являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     Право и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной  собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004)¹, Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

     Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

     Архивы  организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

     Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом  Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

     ¹ Федеральный закон  от 22.08.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

     Государственные организации, не отнесенные к составу  источников комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации  и обеспечении работы своих архивов.

     Закон РФ «Об архивном деле в РФ»¹ определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей экспертной комиссии является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

     Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

     1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

     2 этап. При завершении дел в  делопроизводстве (обычно – I квартал  следующего года) документы, образовавшиеся  в течение прошлого года, делятся  на группы в соответствии со сроками их хранения.

     3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный  просмотр документов перед формированием  их в дело. Проводит эту работу  делопроизводитель учреждения и  это очень важный момент, так  как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

      1.2 Экспертиза ценности  документов в делопроизводстве

     При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

     В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении  номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к

     ¹ Федеральный закон  от 22.08.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

     длительному хранению или сдаче в архив  учреждения. На третьем этапе, при  отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

     Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения на предприятии создается  постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

     При создании экспертной комиссии разрабатывается  положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим: