Отчет по практике в муниципальном образовании Хасанский район

Исполненные документы с  грифом «Подлежит возврату» в  обязательном порядке передаются структурными подразделениями в общий отдел  для снятия с контроля и оформления на архивное хранение.

Контролю подлежат все  документы, требующие ответа или  принятия решения.

Сроки исполнения документов и резолюций руководителя исчисляются  в календарных сроках со дня их регистрации.

Конечная дата исполнения указывается в резолюции руководителя или в тексте документа.

Документы с пометкой «срочно» или «весьма срочно» исполняются  безотлагательно, а в исключительных случаях, с согласия руководителей  администрации муниципального образования, не более чем в 3-дневный срок.

Документы, не требующие  дополнительного изучения и проверки, исполняются в срок не более 5 дней.

Если срок исполнения документа  не определен в самом документе  или резолюции руководителя, то срок исполнения устанавливается 1 месяц.

Изменения срока исполнения документа производится руководителем, установившим этот срок. Данные об изменении  сроков вносятся специалистами общего отдела в регистрационно-контрольную  карточку.

Факсограммы и телефонограммы исполняются безотлагательно, а  в случаях, требующих уточнения  или дополнительной проверки – до 3-х дней.

Рассмотренные документы  с соответствующими резолюциями  руководителей администрации муниципального образования передаются в общий  отдел. В зависимости от содержания резолюции работники общего отдела проставляют на бланках поручения  грифы «контроль» или «подлежит  возврату».

Специалист общего отдела переносит содержание поручений, сроки  исполнений и фамилии исполнителей  в регистрационные карточки и  в день поступления отправляются ( передаются) непосредственным исполнителям.

 Общим отделом осуществляется  контроль за исполнением документов.

Контроль за исполнением  федеральных законов, указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации, постановлений, поручений Правительства  Российской Федерации, постановлений  и распоряжений Губернатора края, постановлений и распоряжений главы  муниципального образования  осуществляется в соответствии с утвержденным положением по организационно-контрольной работе.

Документ считается исполненным, если на нем проставлена отметка  об исполнении «В дело», подпись руководителя, подтверждающего его исполнение, дата.

Исполненный документ передается в общий отдел на хранение.

Что касается нормативной  базы по вопросам делопроизводства, то в соответствии с п.14 постановления  главы муниципального образования  от 29.10.02 г. №822 «О регламенте работы администрации  муниципального образования Хасанский  район»[5] делопроизводство в аппарате администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией о делопроизводстве в администрации Приморского края (Постановление Губернатора от 21 сентября 2009 г. № 252-па), инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования Хасанский район (Постановление главы администрации района от 18.05.2002 г. № 364).

В отношении нормативной  базы необходимо сказать, что она  уже давно устарела  и требует  обновления.

Так действующая инструкция по делопроизводству администрации  района, утвержденная Постановлением главы от 18.05.2002. г. № 364:

- не соответствует современным  требованиям, так как разрабатывалась  в соответствии с Типовой инструкцией  по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ 2001 года и требованиями  ГОСТа Р 6.30-97 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». В настоящее время эти нормативные документы отменены и действуют: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года № 68 и ГОСТ Российской Федерации Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года № 65.

- не соответствует современной  организационной структуре администрации  ( так инструкцией предусмотрено  наличие в администрации спецотдела, который не предусмотрен штатным  расписанием, а его функции  выполняются работниками общего  отдела и т.д.)

Таким образом, и сам регламент  работы администрации муниципального образования требует обновления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Техническая оснащенность и автоматизация системы делопроизводства администрации муниципального образования Хасанский район

В течение последних  нескольких лет система автоматизации делопроизводства в администрации  Хасанский район была полностью обновлена и модифицирована. Практически все отделы и комитеты были оснащены персональными компьютерами. С 2003 года работает локальная сеть, в конце 2004 года администрация подключена к сетевой версии DSL (выделенная линия).

В целом уровень автоматизации  можно считать достаточно высоким. На сегодняшний день практически  в каждом из имеющихся отделов, комитетов  и комиссий администрации имеется  как минимум один компьютер. У  главы администрации, его заместителей, у большинства начальников отделов  также имеются компьютеры.

Всего в наличии имеется 51 действующих системных блоков с переферийным оборудованием. Из них лишь 10 ПК подключены к локальной сети. Из этих десяти машин к выделенной линии DSL подключены лишь 6. На модемном подключении к сети Internet подключены еще 4 компьютера.

Наиболее оснащенным персональными  компьютерами является отдел соцобеспечения – 14 системных блоков, оснащенных минимальным  набором периферийного оборудования (монитор, клавиатура, мышь). Все они  снабжены принтерами. Учитывая, что  это один из наиболее больших отделов (15 человек) и уровень автоматизации  близок к 100%, это весьма хороший показатель.

На втором месте по количеству компьютеров стоит районный отдео  народного образования – 4 ПК и 4 принтера. Однако учитывая количество работающих – 9 человек, уровень автоматизации составил всего лишь 44,4%.

В целом процентное соотношение  персональных компьютеров к численности  работников отделов и управлений администрации следующая:

 

 

 

Наименование структурного подразделения	Численность работников (чел.)	Количество ПК (шт.)	Количество принтеров	Уровень автоматизации (%)
Комиссия по делам н/л	2	1	0	50,0
Сельского хоз-ва	2	1	1	33,3
РУНО	9
бухгалтерия	3	4	4	44,4
Упр. имуществом	8	3	2	100,0
юридический	3	1	2	50,0
Зам. главы	3	2	0	66,7
пресцентр	1	1	1	100,0
Общий отдел	2	1	1	50,0
планирования	3	2	1	66,7
информатизации	1	3	2	300,0
ГАС выборы	1	4	4	400,0
кадров	2	1	1	50,0
землепользования	3	2	1	66,7
природопользования	2	1	1	50,0
Приемная главы	2	1	1	50,0
Управление ЖКХ	4	1	1	25,0
ОКС	2	1	1	50,0
архитектуры	3	1	1	33,3
ЗАГС	3	2	2	66,7
архив	4	2	2	50,0
по делам ГО и ЧС	1	1	1	100,0
гос.жилищной инспекции	1	1	1	100,0
Соцобеспечения	14	14	7	100,00
ИТОГО	79	51	38	55,2

 

 Как видим на 79 работников аппарата управления администрации приходится 51 ПК и 38 принтер. Таким образом, общий уровень автоматизации составляет 55, 2%. 100% и выше уровень в следующих структурных подразделениях: соцобеспечения, управление имуществом, информатизации, прессцентр, ГАС выборы. Самый низкий показатель – 25% - оказался в отделе ЖКХ, в котором работает 4 человека и на них только 1 ПК. Недостаток ресурсов (менее 50%) ощутим в следующих отделах: архитектуры, природопользования, юридическом, управлении сельского хозяйства. Говоря об уровне программного обеспечения, необходимо сказать, что большая часть ПК работает с Windows – 2000 и выше, однако в некоторых отделах еще работают с Windows – 98 (РУНО и др.).

Проведенный анализ уровня автоматизации системы делопроизводства в администрации муниципального образования позволил сделать следующие  выводы больше касающиеся его совершенствования:

1. На сегодняшний день еще ощущается недостаток компьютеров – у каждого специалиста должен быть свой ПК. Особенно это актуально отдела ЖКХ, где наблюдается наиболее значительный объем документации. Также требуются дополнительно порядка десятка сканеров.
2. Необходимо завершить создание общей сети – включить в нее неподключенные компьютеры, а также подключить хотя бы один ПК на отдел к выделенной линии.
3. Наиболее оптимально был бы перевод программного обеспечения на более высокий уровень, поскольку многие современные программы, необходимые в работе, с программным обеспечением более низкого уровня уже не работают.
4. В настоящее время регистрация и контроль документов ведется по журнальной системе, что с ежегодным увеличением документационного потока становиться все труднее осуществлять. В связи с этим чрезвычайно важным представляется приобретение и установка автоматизированной системы делопроизводства.
5. Следует отметить и тот факт, что далеко не все работники обладают навыками в работе на персональном компьютере, т.е. хоть как-то подготовлены к переходу на электронный документооборот. В связи с этим необходимо проведение курсов или занятий по работе на ПК для сотрудников администрации.

В настоящее время администрацией МО Хасанский район не использует системы автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота, повсеместно  в отделах администрации применяются  разрозненные и несовместимые базы данных, отдельные локальные сети, зачастую морально устаревшая компьютерная и офисная техника, делопроизводственный персонал при работе с документами  пользуется, в основном, устаревшими, рутинными процедурами, что в  условиях постоянно нарастающего объема документооборота не позволяет провести уровень обеспечения управленческой деятельности к требованиям, предъявляемым  сегодняшним днем.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В соответствии с поставленной целью производственной практики ознакомилась с организационными и правовыми  основами деятельности администрации  Хасанского муниципального района. Считаю, что поставленные задачи практики выполнены, изучена организационная структура, основные полномочия, организация документооборота, функции администрации района, а  также ее структурного подразделения  – общий отдел.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается  не только всесторонним и полноценным  юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения  российской государственности рациональное управление документацией может  послужить одной из важных опорных  точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его  стабильности.

Однако, как показал проведенный  анализ отдельно взятого муниципального образования, для приведения существующей системы делопроизводства к потребностям сегодняшнего дня, необходимо еще очень  много что сделать.

В ходе прохождения практики был выделен ряд проблемных моментов в организации делопроизводства в администрации МО Хасанский  район. Наиболее существенные из них:

- нерациональность действующей  организационной структуры системы  делопроизводства администрации  (лишние подразделения, штатные  единицы);

- устаревшая нормативно-правовая  база (инструкция по делопроизводству);

- недостаточный уровень  автоматизации и ПО делопроизводства (недостаток ПК и что наиболее  важно – отсутствие автоматизированной  системы управления делопроизводством  и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1 Устав Хасанского муниципального  района: принят решением Думы Хасанского

   муниципального района от 31 марта 2010 г. № 200 / отдел экономического

   планирования и  прогнозирования администрации МО Хасанский райо – Славяна,  

   2010. – 32с.

2 Положение об общем  отделе администрации муниципального  образования  

   Хасанский район:  утв. распоряжением администрации  муниципального