Отчет по практике в муниципальном образовании Хасанский район

 Отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации  муниципального района, как правило,  не обладают правами юридического  лица. Они осуществляют свою деятельность на основании положений, утверждаемых главой муниципального района.

Структура администрации  Хасанского муниципального района на 2010 год выглядит так:

Муниципальных служащих - 79 человек 

Руководство - 1

• Глава Хасанского муниципального района, глава администрации

Аппарат руководства - 4

• заместитель главы администрации - 3
• руководитель аппарата администрации - 1

Управления - 34

• Управление экономики - 4
• Управление жизнеобеспечения и развития территории - 2
• Управление по социальной политике - 4
• Управление по распоряжению землями и муниципальным имуществом - 12
• Финансовое управление - 12

Отделы - 23

• Отдел по делам ГО и ЧС - 1
• Общий отдел - 2
• Отдел кадров - 2
• Юридический отдел - 4
• Архивный отдел - 3
• Отдел бухгалтерского учета - 3
• Отдел ЗАГС - 3
• Отдел государственной жилищной инспекции - 1

Службы - 3

• Главный специалист 1 разряда по государственному управлению охраной труда - 1
• Ответственный секретарь по делам несовершеннолетних - 1
• Административная комиссия – 1

Специфику любого государственного органа составляет то, что он осуществляет задачи и функции управления. Эти  полномочия состоят в праве органа издавать юридические акты, являющиеся обязательными для тех, кому они  адресованы, и применять меры, обеспечивающие реализацию юридических актов. Структура  администрации очень четкая и грамматно выстроена, это хорошо видно на прилагаемом документе (структура администрации Хасанского муниципального района).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Изучение структуры и функций  общего отдела администрации

Общий отдел является структурным  подразделением администрации муниципального образования Хасанский район. Работа этого отдела очень важна, так  как именно через него проходят все  документы администрации.

Работу данного отдела регламентирует Положение об общем отделе администрации муниципального образования Хасанский район (Распоряжение администрации муниципального образования Хасанский район от 28 июля 2003 года № 202-р)[2].

Возглавляет общий отдел  заведующий отделом, назначаемый на должность главой администрации  муниципального образования Хасанский  район по согласованию с руководителем  администрации муниципального образования  Хасанский район, которым он подотчетен и подконтролен.

В штат общего отдела администрации  муниципального образования Хасанский  район входят:

- специалист общего отдела;

- начальник общего отдела.

Таким образом, всю работу общего отдела выполняют всего два  человека.

Общий отдел администрации  муниципального образования Хасанский  район выполняет функции по обеспечению  контроля за выполнением всеми структурными подразделениями администрации  района, предприятиями, организациями, ведомствами, расположенными на территории района, независимо от форм собственности  и ведомственной подотчетности, главами администраций сел и  поселков района Указов Президента Российской Федерации, актов администрации  Приморского края, района, а также  исполнения письменных и устных поручений  главы администрации района, его  заместителей и управделами администрации  муниципального образования Хасанский  район.

Общий отдел:

- проводит по поручениям  руководителя аппарата администрации  муниципального образования Хасанский  район проверки делопроизводства  и работы по контролю за  исполнением в структурных подразделениях  администрации муниципального образования  Хасанский район и администраций  сел и поселков;

- осуществляет действенный  контроль за исполнением Указов  Президента Российской Федерации,  постановлений и распоряжений  Правительства Российской Федерации,  актов администрации Приморского  края и района, письменных и  устных поручений главы и руководителя  аппарата администрации муниципального  образования Хасанский район;

- ведет работу по делопроизводству;

- обеспечивает своевременную  обработку поступающей и отправленной  корреспонденции, ее доставку  по назначению, осуществляет систематический  контроль за сроками исполнения  документов;

- организует работу по  приему документальных материалов, их реализацию, учет и передачу  в соответствующие структурные  подразделения по хранению материалов  текущего делопроизводства, формированию  дел и их передачу на государственное  хранение;

             - осуществляет методическое руководство  организацией делопроизводства, контроль  за их правильным формированием  и хранением материалов, своевременной  передачей в архив в соответствующих  структурах администрации муниципального  образования Хасанский район  и местных администраций;

- осуществляет печатание  и размножение документов;

- участвует в подготовке  совещаний руководства, организует  их техническое обслуживание.

Также отдел имеет свои права:

Общий отдел имеет право:

1) запрашивать и получать  от структурных подразделений  администрации сведения, справочные  и другие материалы, необходимые  для осуществления деятельности  отдела;

2) контролировать в структурных  подразделениях администрации соблюдение  законодательства о труде;

3) представительствовать  в установленном порядке от  имени администрации муниципального образования Хасанский район по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе службами занятости;

4) давать разъяснения  и рекомендации по вопросам, входящим  в компетенцию общего отдела.

5) осуществлять контроль  и требовать от муниципальных  служащих и других работников  администрации муниципального образования Хасанский район соблюдения Правил внутреннего трудового распорядка и административного регламента работы администрации.

Что касается ответственности  данного отдела, то ее за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, несет начальник общего отдела. Также на начальника общего отдела возлагается персональная ответственность за:

1) организацию деятельности  отдела по выполнению задач  и функций, возложенных на отдел;

2) организацию в отделе  оперативной и качественной подготовки  документов;

3) соблюдение работниками  отдела трудовой дисциплины;

4) соответствие законодательству  подписываемых им проектов распоряжений  и постановлений.

 Работники общего отдела  не вправе разглашать персональные  данные о работниках. Всякого рода ответственность работников общего отдела устанавливается должностными инструкциями.

Разграничение функций по делопроизводству подразделений общего отдела происходит следующим образом.

Начальник общего отдела администрации:

1. Организует и обеспечивает работу общего отдела.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступившей корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передачи в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников общего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем , оборудованием, средствами организации и механизации управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной передачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, а также оформление командировочных документов, прибывающих в командировку.

Специалист общего отдела администрации:

1. Принимает и  регистрирует постановления и распоряжения администрации муниципального образования Хасанский район.
2. Ведет контроль за исполнением постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Хасанский район.
3. Направляет напоминания исполнителям о необходимости предоставления информации о ходе выполнения постановлений и распоряжений администрации.
4. Предварительно знакомиться с ответами исполнителей о мерах, принятых по выполнению постановлений а распоряжений администрации муниципального образования Хасанский район, информирует по этим вопросам начальника и его поручению передавать главе муниципального образования, либо его заместителям для снятия документов с контроля.
5. Обеспечивает временную обработку поступивших постановлений и распоряжений, ее доставку по назначению.
6. Регистрирует исходящую корреспонденцию.
7. Систематизирует и хранит документы текущего архива.
8. Выдает работникам документы для работы, контролирует их возврат.
9. Дает устные разъяснения гражданам, обратившимся в отдел и по телефону[3].

На протяжении уже нескольких лет в общем отделе администрации  с таким большим объемом работы справляются всего два человека, что довольно непросто. Совсем не помешало бы увеличить штатную численность данного отдела. Нормативно-правовой базы отдела выражена в Положении об общем отделе. Оно в свою очередь довольно четко сформулировано и в полном объеме отражает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Организация документооборота, регистрация  и контроль исполнения документов  общего отдела

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Всю работу администрации  регламентирует Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Хасанский район (Постановление  главы администрации района от 18.05.2002 г. № 364)[4]. Она устанавливает единые правила подготовки документов, организации документооборота, ведение учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов в аппарате администрации муниципального образования Хасанский район и ее структурных подразделениях (в том числе общего отдела).

Поступившая в адрес администрации  муниципального образования корреспонденция принимается работниками общего отдела муниципального образования. Полученная корреспонденция расконвертовывается, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в  двух экземплярах, один экземпляр которого направляется корреспонденту, другой остается в общем отделе и подписывается  начальником общего отдела.

Ошибочно засланная корреспонденция  пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном  случае корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты от поступающей  корреспонденции сохраняются и  прилагаются к документам лишь, в  том случае, когда только по ним  можно установить адрес отправителя  или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения  документа.

При получении доплатной  корреспонденции конверты сохраняются  для бухгалтерии в качестве доказательства оплаты доставки.

Работниками общего отдела не вскрываются конверты писем с  надписью «лично», а также адресованные депутатам и общественным организациям. Указанная категория писем передается далее по назначению.