Отчет по практике в муниципальном образовании Хасанский район

Порядок работы с документами  секретного характера определяется специальной инструкцией.

В аппарате администрации  муниципального образования документы  в зависимости от видов регистрируются:

- в общем отделе: законы  Российской Федерации, Указы Президента  Российской Федерации и другие  нормативно-распорядительные документы  органов государственной власти  Российской Федерации, постановления  и распоряжения Губернатора края  и распоряжения администрации  края, постановления и распоряжения  главы муниципального образования,  входящая и исходящая корреспонденция  (правительственные поручения, служебные  письма и другие документы), письменные  и устные обращения граждан;

- в отделе кадров- распоряжения  по аппарату.

Корреспонденция, адресованная непосредственно департаментам, комитетам, управлениям и отделам администрации  муниципального образования, регистрируется в структурных подразделениях самостоятельно.

Не подлежат регистрации  поступающие книги, газеты, журналы  и другие периодические издания, рекламные извещения, программы  совещаний, конференций, поздравительные  письма и телеграммы, пригласительные  билеты и другая аналогичная корреспонденция.

На всех документах, поступающих  в адрес муниципального образования, в правом углу нижнего поля лицевой  стороны документа проставляется  регистрационный штамп с указанием  даты и порядкового регистрационного номера.

В его состав обязательно  входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа, если он применяется  в организации, кодом автора, корреспондента и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из организации, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Одновременно к регистрационному документу оформляется бланк  поручения с указанием даты, регистрационного номера.

Номер постановления, распоряжения главы муниципального образования  является регистрационный порядковый номер в пределах календарного года. Номер распоряжения главы муниципального образования также состоит из регистрационного порядкового номера с добавлением буквы «Р» (например, 130-Р).

Правительственные документы  поступившие в общий отдел  муниципального образования, после  соответствующего оформления передаются для рассмотрения главе муниципального образования, а в период временного отсутствия заместителю, исполняющему его обязанности.

Поручение Правительства  и письма, поступившие из вышестоящих  органов, становятся на контроль.

Нерегистрируемые документы  после их соответствующего оформления передаются по назначению.

Рассмотрение документов должно производиться руководителями администрации муниципального образования  и структурных подразделений, как  правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в  форме резолюции руководителя на бланке поручения.

Рассмотренные руководителями администрации муниципального образования  документы возвращаются в общий  отдел муниципального образования  для внесения текста резолюции и  сроков исполнения документов в регистрационные  карточки, передачи (отправки) документов непосредственным исполнителям.

Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются работниками общего отдела исполнителям в первую очередь.

Служебные документы, поступившие  руководителям администрации муниципального образования, минуя общий отдел, после их рассмотрения в тот же день передаются в общий отдел  для последующего оформления и передачи сполнителям.

Документы, исполнение которых  возлагается на нескольких должностных  лиц, предаются общим отделом  каждому из них в копиях, о чем  делается отметка на листе поручения  и в регистрационной карточке.

Исполненные документы с  грифом «Подлежит возврату» в  обязательном порядке передаются структурными подразделениями в общий отдел  для снятия с контроля и оформления на архивное хранение.

Подписанные руководителями администрации муниципального образования  служебные письма, информация, телеграммы и другие документы передаются исполнителями  в общий отдел в количестве экземпляров, соответствующем числу  адресатов плюс копия.

Специалист общего отдела по исходящей корреспонденции проверяет  правильность оформления документов и  наличие приложений к основному  документу.

Поступившим документам присваиваются  номера и индексы. Один экземпляр  исходящих документов и копия  телеграмм с указанием исходящего номера и индекса,. А также фамилии  и номера телефона исполнителя, подготовившего документ, остается в общем отделе и оформляется на архивное хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой  дел.

Срочная корреспонденция  и телеграммы оформляются и отправляются незамедлительно: в рабочее время  – общим отделом, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные  дни – дежурными диспетчерами.

Порядок подготовки и прохождения  распорядительных (внутренних) документов (постановления, распоряжения) осуществляется в следующей последовательности :

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения

(подготовка проекта) 

 

Руководители структурных

подразделений, имеющие прямое

отношение к содержанию постановления  или распоряжения

(визирование) 

Зав.юридическим отделом

администрации

(визирование)

 

Общий отдел администрации

(регистрации)

Глава муниципального образования

  (подписание) 

Общий отдел администрации

(регистрация и отправка  исполнителям)   

 

Как правило, передача входящих, исходящих и внутренних  документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационном журнале.

Под расписку могут передаваться контрольные и другие наиболее важные документы: законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, правительственные поручения и  др.

Передача документов, зарегистрированных в общем отделе, от одного исполнителя  к другому, а также из одного структурного подразделения в другое производится только через общий отдел.

На исполнительных документах ставиться отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер  дела, в котором будет храниться  документ. Например, отправлено письмо от 01.02.08 № 1 1-2/13.

Телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи  и записываются (печатаются) получателем. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным  номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью отправителя;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью получателя;

- входящим регистрационным  номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется  использовать для оперативного решения  вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют  документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения  на совещания, заседания и др.).

Они составляются в одном  экземпляре  и подписываются руководителем  или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием  номеров телефонов.

Тексты телефонограмм (получаемые  и передаваемые) записывается в журнал учета телефонограмм.

Факсимильная связь служит для передачи срочных документов. Исполненное типографским, машинописным или рукописным способом, изображение  должно быть черного цвета, минимальная  величина букв – 2 мм. Толщина линии  изображения должна быть не менее 0, 15-0, 20 мм.

Для передачи по факсимильной связи принимаются документы  с четким изображением, подлинник  или подписанная копия, на белой  бумаге размером не более формата  А4.

Неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителю.

После подписания документ регистрируется в  общем отделе, делается отметка «Факс», после чего передается по факсимильной связи.

По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные  сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования» («Не  для печати»).

Существует 3 формы организации  работы с документами:

- централизованная;

- децентрализованная;

-смешанная.

Централизованная форма: применяется в учреждениях  с  большим документооборотом. Она  предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения ( канцелярия, общий отдел).

Децентрализованная форма: все операции выполняются в структурных  подразделениях учреждения, как правило, разобщенный территориально.

Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной  структурой и большим объемом  документооборота.

В администрации муниципального образования Хасанский район  существует смешанная форма документооборота, поскольку делопроизводство осуществляется и в его структурных подразделениях самостоятельно (финансовый отдел и  др.). а также  - частично территориально разобщено ( поселковые администрации, архив и др.). В связи с этим рассмотрим, каким образом осуществляются функции делопроизводства в структурных  подразделениях администрации.

Делопроизводство в структурных  подразделениях администрации муниципального образования ведется должностным  лицом, на которое руководитель своим  приказом возложил указанные обязанности. На него возлагаются следующие функции:

- прием, учет и распределение  поступающих в структурные подразделения  документов;

- передача документов  на рассмотрение руководителю  структурного подразделения и  после получения соответствующей  резолюции -  исполнителю;

- учет и регистрация  исходящих из структурного подразделения  документов, проверка правильности  оформления и их отправка;

- контроль за прохождением  документов в структурном подразделении;

- подготовка руководству  структурного подразделения информации  об исполненных и о находящихся  на исполнении документах;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у  сотрудников структурного подразделения;

- контроль за своевременным  направлением в дела исполненных  документов;

- разработка номенклатуры  дел структурного подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение  использования дел в процессе  делопроизводства и законченных  делопроизводством, подготовка и  своевременная передача дел на  архивное хранение в архив  муниципального образования;

- организация исполнения  в структурном подразделении  технических средств для реализации  работ по делопроизводству.

Для учета и регистрации  документов применяются специальной формы журналы. В общем отделе ведется несколько журналов, это журналы:

- постановления, распоряжения  администрации Хасанского муниципального  района;

-постановление и распоряжения  главы ХМР;

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

-регистрации письменных  обращений граждан;

- регистрации доверенности (в нем фиксируется какие доверенности  глава выдает сотрудникам. Например, для участия в судах, получения  документов в государственных  учреждениях и т.д)

- входящих и исходящих  телефоногамм;

- постановления губернатора  края, ЗАКСа.

Рассмотрение руководителем  структурного  подразделения поступивших  документов, как правило, проводится в день их поступления. Документы  передаются исполнителю согласно резолюции  руководителя, о чем специалист, отвечающий за ведение делопроизводства, делает соответствующие отметки в журнале ( регистрационной карточке ) или ЭВТ.

Документы, зарегистрированные в общем отделе, возвращаются в  общий отдел.