Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)

     - центральный архив; 

         2) на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

     - подразделения по учету и регистрации,  контролю, совершенствованию работы  с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению  писем (жалоб);

     - секретариат; 

     - экспедиция;

     - копировально-множительное бюро;

     - архив. (1,приложение 12.)

          Однако для тех организаций,  которые категорически не желают  использовать старые названия  службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно  предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции  развития документационного обеспечения  управления, например: служба (отдел)  управления документацией (документами), отдел совершенствования работы  с документами и внедрения  технических средств.  (12, с.56)

              В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

     Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и  привычное название службы ДОУ. Оно  удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской  рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами  делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку  слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и  т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п. (13,с.32) 

1.4 Организационная  структура службы  ДОУ

На крупных  предприятиях в составе службы ДОУ  выделяются функциональные группы и  за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних  предприятиях функции службы ДОУ  выполняют отдельные специалисты  по участкам работы.(14,с.38)

На небольших  предприятиях служба ДОУ состоит  из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а  входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация  работы с документами – это  вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.(9,98)

Определение должностного состава и штатной  численности службы ДОУ 

При определении  должностного состава работников следует  руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).(11,с.147)

Для определения  численности персонала службы ДОУ  используются нормативные документы  по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной  численности осуществляются на основании  следующих документов:

1. Межотраслевые  укрупненные нормы времени на  работы по документационному  обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы  времени на работы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы  времени на работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы  времени на работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти. М., 2002.

     Как правило, определение численности  подразделения не входит в обязанности  самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты  могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные  документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.(15,с.34) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МИАССМЕБЕЛЬ». 

2.1Служба  ДОУ на предприятии  ООО «Миасссмебель».

     Служба  ДОУ на предприятии ООО «Миассмебель» действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно директору предприятия. Раньше в качестве службы ДОУ на предприятии работала канцелярия. Но сегодня вместо канцелярии создается  отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленный для работы с применением вычислительной и организационной техники. Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

     Общее руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы, который подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.

     В состав службы ДОУ входят:

     - начальники внутренних подразделений;

     - специалисты; 

     - технические исполнители. 

     Организация службы ДОУ регламентируется:

     1) положением о службе;

     2) инструкцией по документационному  обеспечению управления;

     3) инструкциями по отдельным видам  деятельности, отнесенным к компетенции  службы и ее должностных лиц;

     4) должностными инструкциями персонала  службы.(10)

           В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возложено на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения.

     Работа  службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем  предприятия, в состав которого включены следующие разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи.

     3. Функции.

     4. Права.

     5. Ответственность.

     6. Взаимоотношения с другими структурными  подразделениями. 

     Положение о службе ДОУ разработал и подписал руководитель службы, утвердил руководитель организации. Согласовано Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. (3)

        

   2.2 Структура службы ДОУ на предприятии ООО «Миассмебель».    

  В состав службы документационного обеспечения управлением  включены участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, отдел рационализации ДОУ (делопроизводства), архив.

        1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием  и отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции. 

              2. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

     - приемная;

     - секретариат руководителя и секретариаты  заместителей руководителя;

     - секретариат коллегии;

     - протокольное бюро;

     В соответствии с «Положением о секретариате», к функциям секретариата относятся:

     - предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

     - подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

     - организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. (4)

     3. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

     В соответствии с «Положением об отделе рационализации », к его функциям относятся:

     - разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

     - разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

     - разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения). (5)

         4. Подразделение по учету и  регистрации документов. В его задачи входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

     5. Группа контроля. В ее задачи входит контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

     6. Группа подготовки документов  осуществляет перепечатку документов  с черновиков, считку и правку  текстов документов, учет выполняемой  работы.

     7. Копировально-множительное бюро. Задачи  бюро сводятся к копированию  документов, тиражированию текстов  документов, подготовке рекламной  продукции, буклетов, брошюр.