Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)

              Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

     - подготовка к докладу руководству  поступающих документов;

     - организация своевременного рассмотрения  документов руководством организации; 

     - регулирование хода исполнения  документов, прохождения и исполнения  документов в установленный срок;

     - организация хранения документов  в структурных подразделениях;

     - организация работы архива в  соответствии с правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями  Росархива;

     - повышение квалификации работников  делопроизводственной службы и  архива;

     - организация рабочих мест работников  делопроизводственной службы, в  том числе автоматизированных  рабочих мест (АРМ), условий труда  сотрудников делопроизводственной  службы;

     - организация делопроизводства по  обращениям граждан;

     - разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами. (7,с.227)

     К контрольным функциям относят:

     - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

     - контроль за сроками исполнения документов;

     - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

     - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

     - обобщение сведений о ходе  и результатах исполнения документов, систематическое информирование  руководства по этим вопросам;

     - обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

      -  разработку номенклатуры дел  организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других  локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства  организации; 

     - проведение экспертизы научной  и практической ценности документов;

     - проведение совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся к компетенции  делопроизводственной службы.

     Службы  ДОУ должны быть укомплектованы специалистами  с соответствующим высшим и средним  образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов". (6,с.118)

     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение —  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников  — секретаря организации). Эффективность  труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит  от их квалификации, а также от степени  оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

     Под техническим аспектом понимается продуманная  политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими  компьютерными системами обработки  информации и средствами связи.                      

     Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

     - выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

     - разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

     - определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

     - регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

     - выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

     - рациональная организация рабочих мест и условий труда;

     - повышение квалификации сотрудников службы. 

1.2 Организационные  формы документационного  обеспечения делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная. Факторы,  определяющие их  выбор в конкретной  организации.

            Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате  - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

     Однако  полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол-няются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факсмодемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно - справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

     В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

1.3 Выбор наименования  службы ДОУ

     Говоря  о наименовании службы документационного  обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ  может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения  управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно  сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального  значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие  факторы:

     - структуру подразделения (имеет  или не имеет внутреннюю структуру,  если имеет, то сложная она  или нет);

     - требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было  несложным, легко запоминалось  и произносилось);

     - существующие делопроизводственные  традиции. (12, с.48)

     Например, в Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется  использовать следующие наименования:

     1) в министерствах и ведомствах  – управление делами, в состав  которого, как правило, включаются:

      -секретариат (приемная, секретариат  министра, секретариаты заместителей  министра, секретариат коллегии, протокольное  бюро);

      -инспекция при министре (руководителе  ведомства);

     - канцелярия (бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации,  экспедиция, копировально-множительное  бюро и др.);

     - отдел писем (жалоб);

     - отдел совершенствования работы  с документами и внедрения  технических средств;