Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)

          Федеральное государственное образовательное учреждение

                       высшего профессионального образования

« Челябинская государственная академия культуры и искусств »

                       Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документных  и музейных ресурсов

                    Кафедра документоведения и музееведения 
 
 
 
 

                                         
 
 
 
 

                                           Курсовая работа

                     

                          по курсу « Организация и технология

                  документационного обеспечения  управления » 

Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)

                                                                        

                                                                          
 
 
 
 

                                                                          Выполнил: студентка:

                                                                           803 группы 3 курса

                                                                           заочного отделения

                                                                           Бойко Олеся Викторовна

                                                                           Руководитель: Кувшинова Ольга

                                                                           Владимировна 

                                                                            
 

                                               
 
 
 

                                                  Челябинск 2011

                                               ОГЛАВЛЕНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ                                                                                                  3

     ГЛАВА 1.Организация службы документационного обеспечения

       управления                                                                                                  6

     1.1Служба ДОУ. Ее основные цели и задачи. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный,

технический)                                                                                                           6

     1.2Организационные формы документационного обеспечения делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации                       10

     1.3Выбор наименования службы ДОУ                                                      13

     1.4 Организационная структура службы ДОУ                                         15

     ГЛАВА 2. Организация службы ДОУ на примере предприятия      ООО «Миассмебель»                                                                                           18

     2.1Служба  ДОУ на предприятии ООО «Миасссмебель»                       18

       2.2 Структура службы ДОУ на предприятии ООО

     «Миассмебель»                                                                                            19

       2.3 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями                                                                                                       21

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                         24

     СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ                                   26 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                               ВВЕДЕНИЕ

     В настоящее время в мире происходят постоянные изменения стратегий  и методов делопроизводства, и исследования организации службы ДОУ по-прежнему актуально.

     Характеризуя  степень научной разработанности  проблематики «Организация службы ДОУ», следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных  авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических  изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и  источников отмечается недостаточное  количество полных и явных исследований тематики «Организация службы ДОУ».

     Значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике – еще одним независимым авторским исследованием. Практическая значимость темы «Организация службы ДОУ» состоит в анализе проблем как во временном, так и в пространственном разрезах.

     С одной стороны, тематика исследования получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как уже было сказано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа помимо учебной, будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.

     Теоретико-методологическую базу исследования составили четыре группы источников. К первой отнесены авторские издания по исследуемой  проблематике. Ко второй отнесены учебная  литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая  литература, комментарии к законодательству). К третьей отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой  проблематике. И к четвертой отнесены специализированные веб-сайты организаций.

     При проведении исследования Организация  службы ДОУ были использованы следующие  методы исследования:

- анализ  существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).

- обобщение  и синтез точек зрения, представленных  в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).

- моделирование  на основе полученных данных  авторского видения в раскрытии  поставленной проблематики (метод  моделирования).

     Результаты  могут быть использованы для будущих  исследований Организация службы ДОУ.

     Объект  работы  - организация службы ДОУ.

     Предмет исследования – частные вопросы  деятельности системы «Организация службы ДОУ».

     Цель  работы – изучение темы «Организация службы ДОУ».

     Поставленная  цель определяет задачи исследования:

     1. Рассмотреть теоретические подходы  к организации службы ДОУ;

     2. Выявить основную проблему организации  службы ДОУ в современных условиях;

     3. Показать пути решения выявленных  проблем и сделать расчет путей  их решения организации службы  ДОУ;

     Работа  состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы и приложений.

     Во  введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники  информации, показаны научная и практическая значимость, выявлена проблема и поставлена гипотеза.

     В первой главе рассмотрены общетеоретические  вопросы организации службы ДОУ. Определяются основные понятия, обуславливается  актуальность Организация службы ДОУ.

     В главе второй, практической, рассмотрены  те же понятия, на практической основе Организация службы ДОУ.

     Заключение  имеет аналитический характер и  на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также  делается анализ перспектив и тенденций  развития Организация службы ДОУ, сделаны  выводы и предложения

     Результаты  исследования могут быть применены  на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ  

1.1     Служба ДОУ. Ее  основные цели  и задачи. Аспекты  организации службы  делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический).

   Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

              В небольших организациях служба  документационного обеспечения  управления, как самостоятельное  структурное подразделение, может  и не существовать. В этом случае  работу с документами выполняет  секретарь руководителя (инспектор)  или другое специально назначенное  лицо.

     Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

             К основным задачам службы  ДОУ можно отнести следующие,  а именно:

     - совершенствование форм и методов  работы с документами;

     - обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами; построения информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и  подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с  действующими нормативами;

     - сокращение документооборота, количества форм документов;

     - унификация форм документов;

     - разработка и внедрение нормативных  и методических документов по  совершенствованию документационного  обеспечения управления в организации,  ее структурных подразделениях;

     - внедрение новейших информационных  технологий в работу с документами.  (7,с.220)

        В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

       К технологическим функциям следует отнести:

     - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

     - регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов;

     - ведение информационно-справочной  работы по документам организации; 

     - машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

     - копирование, тиражирование и  оперативное размножение документов;

     - разработка и проектирование  бланков документов;

     - подготовка документов к отправке.